На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Все необходимое в одном документе

23.03.2011 / Алексей Таченков

Adobe Acrobat X

Бизнес, который мы привыкли видеть сегодня, давно и прочно ушел в онлайн. По крайней мере, с точки зрения коммуникаций. Да и как не уйти, если реальность требует увеличения скоростей, банального ускорения в части принятия решений, а сами компании стремятся к глобальному расширению и поэтому быстро перерастают офисы, города и даже континенты. Сама коммуникация ускорилась вместе с бизнесом. К тому же одновременно с расширением компаний явной стала ситуация с децентрализацией сотрудников – удаленная работа, работа на дому, частые командировки.

Конечно же, это привело к появлению целого ряда довольно специфических проблем. Например, при росте объемов информации пользователям приходится ставить на свои машины все новое и новое программное обеспечение, чтобы иметь возможность работать с документами различных форматов. Одну и ту же информацию, для увеличения ее наглядности, необходимо представлять в нескольких видах документов – картинках, текстах, электронных таблицах. Все бы ничего, но разбирать горы файлов не всегда удобно. Понятно, что можно все «упаковать» в один документ, но это сразу ограничивает возможности «внедренного» контента. Дополнительной проблемой становится необходимость учитывать тот факт, что партнеры компаний часто работают на различных платформах – MacOS, Windows, Linux-клоны.

Разработчики из компании Adobe Systems смогли разрешить часть названных проблем, выпустив в октябре 2010 года новую серию программных продуктов Adobe Acrobat X. Это десятая версия линейки Acrobat, в которую традиционно для Adobe вошли пакет программ Adobe Acrobat X Suite, pdf-редакторы Adobe Acrobat X Standart и Adobe Acrobat X Pro, бесплатная «pdf-читалка» Adobe Reader X, а также интернет-портал Acrobat.com, предназначенный для обмена и группового редактирования документов через Интернет.

Для того чтобы понять, как продукты Adobe Acrobat X позволяют решать указанные проблемы (эти проблемы скорее могут быть названы интеграционными, нежели как-то по-другому), нужно знать, что собой в нынешних условиях представляет pdf-документ. По большому счету это даже уже и не просто документ, а в какой-то мере «живая» презентация, содержащая активные механизмы редактирования и рецензирования содержимого, интерактивные элементы управления, которые можно завязать на внутренние базы данных компании, а также контент самого невообразимого формата. Конечно, одной из важнейших особенностей формата pdf является его кросс-платформенность: он может быть прочитан на платформах Windows, Linux, MacOS, а также в мобильных средах, например Android или Windows Mobile.

Создание подобных презентаций в Acrobat X может проходить несколькими путями. В самом простом варианте – это обыкновенная конвертация формата. В процессе установки Acrobat X «внедряется» в максимально возможное количество приложений, включая офисные программы, браузеры, почтовые клиенты, например The Bat!, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access, Visio, браузеры FireFox или IE, AutoCAD и другие, что позволяет создавать pdf-документы нажатием одной кнопки в любом из этих приложений. С другой стороны, Acrobat X дает возможность интеграции посредством объединения в одном файле различного содержимого независимо от его происхождения. Причем в такой интеграции доступны два режима. Режим простого объединения, или конвертации многих форматов в pdf, когда в один файл «сливается» вся необходимая информация – электронные таблицы, текст, видео, веб-фрагменты, а затем этот файл может быть прочитан на любой машине с установленным Reader X, то есть ПО, в котором контент создан, не требуется. И второй режим - режим портфолио, когда документ pdf превращается в хранилище файлов различного формата, каждый из которых остается в своем первоначальном виде, но редактироваться может из результирующего документа. Режим портфолио позволяет не только объединить файлы в один блок, но и выбрать для них подходящую навигацию. Это может быть простой список с просмотром, «разбросанные» по рабочему пространству документы (рисунок ниже), волна, последовательность в виде каскада. Для портфолио можно задать тип оформления, фон, цветовую палитру.

Портфолио Acrobat X
Портфолио Acrobat X

Особым случаем использования портфолио является работа с электронной почтой. Часто возникает такая ситуация – идет переписка с клиентом на какую-то тему, соответствующий обмен документами, их количество растет, и в какой-то момент либо общение заходит в тупик, и тогда «историю коммуникации» необходимо передавать другим людям, либо просто о проделанной работе нужно отчитаться перед руководителем. В таком случае приходится все значащие сообщения с вложениями копировать в отдельное письмо, а уже в этом письме писать свои замечания и комментарии, почему переписка шла так, а не иначе. С механизмом Acrobat X проблема решается изящнее – нужные письма (или группы писем) выбираются в списке почтового клиента и посредством контекстного меню конвертируют в pdf-файл.

В полученном файле (pdf - портфолио) письма можно расположить в нужной для отчета последовательности, отфильтровать по ключевым полям – например, «отправитель» или «тема», внести комментарии по тексту сообщений или сделать определенные закладки, чтобы тому, кто будет читать, было удобней управлять навигацией. При редактировании доступна возможность по добавлению каких-то дополнительных внешних файлов, как это делается во вложении к письмам. Таким образом, человеку, которому адресуется файл, уже нет необходимости разбираться в обилии материалов и вложений. Ему придется работать в одном-единственном файле, подготовленном для его удобства.

Другим элементом интеграционных механизмов, которыми обладает Adobe Acrobat X, является совместное рецензирование и комментирование одного pdf-файла различными пользователями. Программа дает широкую палитру инструментов для подобного рода деятельности. Аннотации к документу можно вносить одним из следующих способов: либо просто добавив запись в виде «выноски», которая будет отображаться специальным значком до момента его активации «мышкой»; либо выделив цветом нужный текст; либо прикрепив внешний файл к некоторой области документа; или даже записав прямо в файл аудиообращение; или зачеркнув (подчеркнув) несколькими способами текст, добавить к нему свою аннотацию. Также прямо в тексте можно рисовать различные графические символы – стрелки, геометрические фигуры, текстовые выноски и просто сложные контуры, сопровождаемые по необходимости замечаниями. А одной из самых интересных видов аннотаций является набор штампов, которые можно устанавливать в любой части документа. Среди штампов Adobe Acrobat X есть динамические, например «Исправлено» или «Получено» (с обновляемыми полями «пользователь» и «дата»), направляющие действий пользователя, «Подписать здесь» или «Свидетель», или вовсе стандартно-служебные, «Не действителен», «Конфиденциально» и другие. Можно разработать и свой собственный штамп и экспортировать его в Adobe Acrobat X. Все комментарии и замечания по документу выводятся в отдельное навигационное окно, в котором их удобно «отсматривать», фильтровать и редактировать.

Рецензирование в Acrobat X
Рецензирование в Acrobat X

Файл при этом можно редактировать в групповом режиме, открыв документ по сети, и в этом случае всегда будет видно, кто какие замечания внес, а можно воспользоваться сервисом Adobe.com и редактировать документ, находясь в различных точках земного шара.

Еще один интересный инструмент, реализованный в Acrobat X, – интерактивные формы. Довольно часто необходимо не просто собрать мнения относительно какого-то документа или события, а сделать это, во-первых, централизованно, во-вторых, используя какие-то шаблонные виды документов. Другими схожими задачами могут быть сбор требований, подача заявления на изменение проекта, опрос мнения сотрудников, сбор анкетных данных и так далее. Для решения таких задач предназначены так называемые формы (или по-другому – активные бланки документов), и для их создания в Acrobat X есть свои собственные инструменты. Впрочем, гораздо удобней и проще создавать активные формы в специальном продукте, который входит в поставку Adobe Acrobat X, - LiveCycle Designer ES2.

LiveCycle Designer позволяет «рисовать» бланки с нуля или редактировать формы, загруженные из Acrobat X или Microsoft Word. Хотя удобнее всего использовать разнообразные шаблоны, встроенные в программу. Их всегда можно модифицировать или использовать в качестве примера. При использовании шаблона LiveCycle Designer потребует выбрать собственно сам вид и категорию шаблона, логотип компании, координаты и так далее, так что на выходе получится уже полностью готовый документ.

Шаблоны форм в LiveCycle ES2
Шаблоны форм в LiveCycle ES2

При создании форм могут быть использованы более 50 предопределенных компонент, каждая со своими свойствами. Это стандартные компоненты – кнопки, поля различных простых и составных типов данных, чек-боксы, таблицы, поля для ввода пароля, изображения и т. д.; специальные компоненты – навигационные структуры, поля для электронной почты или телефона, номера страниц и т. д.; а также компоненты для штрихкодирования. Последних компонент, кстати, на удивление много, представлены все самые популярные форматы штрихкода, видимо, для того, чтобы любая организация могла использовать формы Acrobat X в своей деятельности, не меняя стандарты документооборота. Все компоненты, использованные на форме, выводятся отдельно в виде дерева, где с ними можно проводить групповые операции. В целом, используя формы, любой пользователь, даже не обладая навыками разработки приложений, может «прописать» необходимое ему поведение документа.

Полностью готовую форму можно сохранить в нескольких вариантах - активном XML (для публикации в хранилище данных) или статичном pdf-документе, а также в виде нового шаблона. Документы при открытии в Acrobat X или Reader X позволят вносить в соответствующие поля данные и будут управляться так, как их запрограммировали в LiveCycle Designer. К тому же если поля документа «завязать» на корпоративную базу данных, то полученная форма, по сути, превратится в просто пользовательский интерфейс системы корпоративного документооборота. Другим способом использования форм является автоматизация каких-то рутинных стандартных задач в операционной деятельности.

Таким образом, вместе с новым Adobe Acrobat X пользователи получили pdf нового поколения, умеющий блестяще решать многие интеграционные задачи из тех, что ставит современная коммуникативная бизнес-среда: объединение многих форматов в один, создание изящных презентаций - портфолио, ведение интерактивного документооборота, а также коллективная работа над документами без привязки к конкретной платформе.


Ссылки по теме:

Автор статьи: Алексей Таченков


Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Ноябрь 2017   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930   
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2017 ЗАО «Софткей»