На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Exiland Assistant 3.4: универсальный органайзер. Часть 1

08.04.2015 / Екатерина Сергеева

Электронный органайзер Exiland Assistant может стать вашим личным помощником в делах, касающихся совершенно любых сфер жизни. Сочетая в себе функции базы данных, напоминалки, CRM, ежедневника и записной книжки, он поможет в построении эффективной схемы вашего дня. Exiland Assistant - эффективный инструмент как для бизнесмена, так и для школьника. Многопользовательский режим, сетевая версия и возможность создания собственных полей – далеко не все преимущества Exiland Assistant. В чем его особенности и отличия от других программ подобного типа, мы рассмотрим в данном обзоре.

Программа интересная и разносторонняя, мы разделили ее обзор на две части. В первой коснемся начала работы с Exiland Assistant, управления записями и их свойствами, а также темы возможностей многопользовательского режима в контексте разделения прав доступа. Во второй части обзора вы узнаете о дополнительных возможностях, безопасности и сохранности данных, здесь же будут подведены итоги. Вы сможете лучше ознакомиться с программой, если скачаете ее бесплатную пробную версию.

Старт

Программа не требует установки - нужно лишь при первичном запуске указать некоторые ее параметры, в том числе и режим использования. Существует два режима: "Персональный" и "Корпоративный". Первый предусмотрен для локального использования программы, второй – для предприятий. "Корпоративный" режим требует наличия сервера Exiland Assistant для работы нескольких пользователей с единой базой данных. Серверная часть приобретается отдельно. В данном обзоре мы не будем рассматривать использование корпоративного режима, а коснемся только работы программы для локального применения.

Программа многопользовательская, поэтому при входе у вас будут запрошены имя пользователя и пароль. При запуске вам будут показываться различные полезные советы в формате "Знаете ли вы...".

Exiland Assistant имеет собственную демонстрационную базу данных. Вы можете создать свою, импортировав данные в формате .csv или MS Excel либо из прошлых версий программы, а также есть возможность синхронизировать контакты с Microsoft Outlook.

Сущности

Exiland Assistant имеет шесть наборов сущностей: персоны, предприятия, задачи, заметки, ссылки и события. С ними можно работать как с помощью контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопкой мыши, так и с помощью панели действий, расположенной над общим списком и включающей в себя различные фильтры, строку поиска, кнопки управления записями (добавить, изменить, удалить) и видами колонок. Все достаточно удобно и понятно с первого раза, что позволяет сразу же приступить к заполнению базы данных и работе с ней.

Для упорядочивания записей предусмотрены группы. Вы можете работать с группами по своему усмотрению, удаляя, переименовывая, создавая новые и перемещая записи из одной в другую. Вполне естественно, что для каждого вида записей имеются свои группы. Такая структурированная схема данных и разбитие информации на логические, легко воспринимаемые группы дают способность быстро и непринужденно ориентироваться в базе данных, каким бы ни было огромным количество записей в ней.

Какие-то записи базы данных могут использоваться чаще, какие-то реже. Для быстрого перехода к часто используемым записям предусмотрен функционал закладок. Переход к нему осуществляется через одноименный пункт главное меню, через который можно перейти и к форме управления закладками.

К сущностям можно привязывать ссылки. Они могут быть на документы, папки, сайты или другие сущности программы (персоны, предприятия). Это очень удобно и позволяет в явном виде задавать связи не только между элементами всей системы Exiland Assistant, но и применять внешние данные.

К примеру, можно задавать ссылки друг на друга между партнерами, сотрудниками одной фирмы или родственниками, что в дальнейшем может помочь выстроить эффективную схему поиска и работы. Либо вы можете указать в событии документ, который необходимо взять с собой или согласовать перед данным событием. Выставленные напоминания позволят вам не забыть об этом. Кликнув на ссылку к данному документу, вы откроете его соответствующим приложением вашей операционной системы. Очень радует, что продумано удаление ссылок на записи, которые были ликвидированы, и у вас не будут оставаться "мертвые" неработающие ссылки, требующие стирания вручную. Кстати, при удалении записей они помещаются в корзину ("Сервис" > "Корзина"), откуда их можно восстановить.

Создаваемые события могут относиться к персонам, предприятиям либо быть независимыми. Все это указывается при создании события. Наступление события будет сопровождаться появлением соответствующей формы.

Очень интересен и перспективен в своих возможностях функционал задач. В нем есть широкий диапазон настройки напоминаний (можно задать периодичность напоминания, начиная с определенного момента), а также возможность указать исполнителя из других пользователей Exiland Assistant. Если такой исполнитель выбран, то напоминание будет появляться только у него. В противном случае – у того, кто создал задачу. С помощью пункта "Задачи" главного меню программы, всего одним нажатием мыши, вы сможете:

  • перенести выделенные задачи на заданную дату;
  • перенести на завтра все свои незавершенные задачи, запланированные на сегодня;
  • перенести на заданную дату все свои незавершенные задачи, запланированные на сегодня;
  • удалить все завершенные задачи.
  • Задачи имеют следующий набор состояний: не началась, выполняется, завершена, в ожидании, отложена, просрочена, не завершена. Каждое состояние имеет свой цвет, выделяя им задачи в общем списке и помогая в зрительной ориентации на нужные элементы в общем списке. При появлении напоминания о задаче вы можете отложить ее на выбранный промежуток времени либо перейти к ее детальному просмотру.

    В настройках Exiland Assistant регулируется форма напоминания, которой может быть два вида. Первый – это всплывающее окно с сообщением, второй – анимация в системном "трее", представляющая собой динамическую пиктограмку, после нажатия по которой появится все то же сообщение с напоминанием. На выбор есть несколько видов таких анимаций. Кому как удобней, но напоминание в виде сообщений, конечно, намного более заметней.

    Exiland Assistant не даст вам пропустить чей-либо день рождения, если в настройках программы ("Сервис" > "Настройки" > "Персоны") вы не снимали галочки с опций напоминания за 4 дня и в сам день именинника. В списке персон те, у кого сегодня (или скоро будет) день рождения, будут подсвечены (если не изменены настройки по умолчанию).

    Функционал заметок позволяет создавать текстовые записи. Вы можете не только сами создавать текст, используя встроенный редактор, но и загружать текстовые данные формата .txt или .rtf. Заметки можно связать через ссылки с любыми видами записей из Exiland Assistant.

    Многопользовательский режим

    Если вы владелец и главный пользователь Exiland Assistant, то рекомендуется использовать для входа аккаунт администратора (Admin). Он имеет все возможные права доступа. Однако если помимо вас программой будут пользоваться другие пользователи данного компьютера, то можно задать им различные права на доступ к данным и настройкам, соответствующие их компетенции и допуску. Это если речь идет об использовании Exiland Assistant на одном компьютере несколькими людьми. Если же требуется одновременный доступ нескольких пользователей (пусть и с разными правами) к единой базе данных, то необходимо использовать корпоративный режим работы, установить серверную часть.

    Можно создать сколько угодно аккаунтов и с правами администратора. Если же необходимо задать отдельно выраженные права для каждого пользователя, то для этого имеются широкие возможности. Переходите через главное меню по пунктам "Администрирование" > "Пользователи и права". Единственное неудобство состоит в том, что после того, как вы внесли корректировки в окно настройки доступа, нет привычных кнопок фиксации внесенных изменений ("ОК" или "Сохранить"). Достаточно просто закрыть окно настроек.

    Вопрос настройки прав доступа для многих является тяжелым и болезненным, а его решение идет путем проб и ошибок. Поэтому коснемся его подробнее.

    Понятия доступа к функциям и доступа к данным разделяются. Доступ к данным настраивается для каждого вида сущностей отдельно. Для этого используется контекстное меню, появляющееся при нажатии правой кнопкой мыши. К примеру, вы хотите ограничить доступ пользователей созданной вами группы "Менеджеры" к событиям. Для этого кликаем правой кнопкой мыши по наименованию раздела событий и выбираем пункт "Доступ".

    Далее в появившемся диалоге правим настройки так, как нам нужно. Есть следующие права доступа для данных (в порядке уменьшения возможностей): изменение, чтение и запрет. Запрет даже исключает показ раздела в меню. Система прав в Exiland Assistant имеет запрещающий контекст. Это значит, что если пользователь состоит в нескольких группах, из которых только для одной будет стоять запрет на доступ к разделу, то этот пользователь не увидит данный раздел. Такая система оправдывает себя в программах такой направленности. Exiland Assistant поддерживает преемственность прав. То есть доступ к подразделу по умолчанию наследует права вышестоящего раздела. При желании вы можете переопределить эти наследуемые права на подраздел.

    Каждый пользователь включен в какую-либо группу (или в несколько групп), для которых также определяются права доступа. Права пользователя и группы, в которую он включен, не складываются – будут действовать только его личные права. Если они не заданы – тогда права группы. Возникает вопрос: "Что значит не заданы?" "Не заданы" обозначается в Exiland Assistant пустым белым квадратиком. К примеру, если права не заданы ни для пользователя, ни для группы, в которой он состоит, то пользователь не увидит и не сможет воспользоваться разделом. Может возникнуть второй вопрос: "Чем это отличается от запрета доступа?" Для этого приведем второй пример: если, к примеру, для пользователя права не заданы, а для его группы есть "чтение", то будет возможность чтения данного раздела. В этом разница между правом "Запрет" и "Нет права": первое не даст оказывать влияние другим правам доступа. Кстати, создавать новые аккаунты и задавать права по умолчанию могут только администраторы, а каждый новый пользователь помещается в группу USERS.

    Ожидайте продолжение обзора в онлайн-издании Softkey.info. Приобрести программу Exiland Assistant можно в интернет-супермаркете Softkey.ru. Много информации о программе можно найти на сайте разработчика программы - компании Exiland Software, там же можно найти оригинальные обои для рабочего стола.


    Программы в каталоге Softkey.ru:

    Ссылки по теме:

    Автор статьи: Екатерина Сергеева


    Рассылки
    Новости мира ПО
    Статьи: Мир ПО
    Статьи: Программы
    Статьи: Игры
    Архив выпусков
      «   Октябрь 2018   »  
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    1234567
    891011121314
    15161718192021
    22232425262728
    293031    
    Поиск в архиве

    Логин / пароль:
    запомнить




    Наши партнеры:

     САПР и графика



    Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


    Rambler's
Top100 Rambler's Top100

    Разработка компании «Битрикс»
    Разработано
    «Битрикс»


    Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»