На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

"Входящие/исходящие" или документооборот без проблем

27.11.2002 / Программы / Алексей Барышников

Те, кому приходилось работать с документацией, знают, как важен порядок и учет в этом деле. Если документооборот очень интенсивен, бывает трудно не забыть вовремя подать на подпись какой-нибудь счет или наоборот передать в нужную инстанцию уже завизированное заявление. Существует специальное программное обеспечение для учета и систематизации документооборота. С их помощью можно создать базу данных документов с подробной информацией по каждому из них, автоматизировать процесс учета входящей и исходящей документации, а также решить массу проблем с документооборотом компании. Программные решения от таких гигантов, как Scala или Lotus, ориентированные на крупные компании, вряд ли будут приемлемы для российского среднего и малого бизнеса - в первую очередь, из-за своей дороговизны и сложности. Здесь больше подойдут несложные прикладные утилиты, которые справлялись бы с данными проблемами, но при этом не требовали от пользователя специальной профессиональной подготовки.

В комплект программ для регистрации входящих и исходящих документов, автором которых является Михалев Александр, входят две небольшие утилиты: "Регистрация - Входящие" и "Регистрация - Исходящие", каждая из которых выполняет соответствующие названию функции. Такое разделение нельзя признать конструктивным, ибо намного удобнее работать со всем объемом документации в единой программной оболочке.

Причем принцип работы и интерфейс у этих программ абсолютно одинаков. Формируется база данных, в которой на каждый документ заводится персональная карточка, куда заносятся реквизиты и справочная информация. Для активизации режима добавления или редактирования карточки достаточно нажать на кнопку панели инструментов или на соответствующую "горячую" клавишу (в программе почти все операции можно осуществлять с клавиатуры). В появившемся окне нужно всего лишь заполнить соответствующие поля в формах. Например, для исходящего документа фиксируются следующие данные: подразделение, от кого идет документ, код, индекс, дата, кто подписал; кроме этого, вносится информация о том, кому документ был направлен и краткая аннотация. Для входящих документов перечень несколько отличается, но основные пункты остаются такими же.

Фрагмент интерфейса  программы "Регистрация - входящие"

В программах предусмотрена возможность поиска документов и создания отчетов со статистическими данными. Кроме этого, есть встроенный калькулятор, календарь и блокнотик для записей. К системным требованиям они не особенно требовательны и могут работать даже под управлением первого релиза Windows 95 (правда, наверняка потребуют установки каких-то специальных библиотек). Для свободного скачивания доступна демонстрационная версия, в которой отключены некоторые функции.

Следующая программа "Документооборот" представляет собой достаточно мощный инструмент для работы с документацией компании. Программа разрабатывалась с учетом требований, предъявляемых к ведению делопроизводства и оформлению организационно-распорядительных документов. Для инсталляции, кроме самой программы, необходимы еще несколько модулей, которые можно загрузить с домашнего сайта программы. Перед запуском "Документооборота" нужно включить "Сервер логики" (ярлык помещается на рабочем столе и в меню "пуск"), который обеспечивает работу программы. Как утверждает автор программы Андрей Морозов, все эти мучения в конечном итоге стоят результата.

Вот небольшой список возможностей программы "Документооборот":

  • быстрый доступ к информации по документу;
  • разбивка всей документации по журналам учета: регистрация документов, регистрация обращений граждан, регистрация проектов документов, регистрация приказов;
  • учет номенклатуры дел, ведение учета мест заслушивания документов;
  • создание стандартных резолюций с указанием сроков по исполнению;
  • формирование необходимых форм отчетности по документам, зарегистрированным в системе;
  • формирование напоминаний по документам для предупреждения исполнителей документов.

При запуске "Документооборота" необходимо ввести имя пользователя и пароль, предусмотрена возможность управления правами пользователей. Графический интерфейс, несмотря на сложность программы, прост и не затрудняет работы. Вся документация разделяется по журналам регистрации (документы, проекты, обращения, приказы). Кнопки с разделами и функциями объединены в группы, после активизации какого-либо раздела программы (например, "журнала регистрации приказов") появляется дополнительная панель инструментов с набором команд для конкретной ситуации. Для удобства систематизации информации и ее учета предусмотрено ведение специальных справочников (организации, подразделения, должности и служащие) в которые заносятся необходимые данные. Например, в справочник по организациям заносятся реквизиты, адреса, список руководителей.

Фрагмент интерфейса программы "Документооборот"

Внесение нового документа в базу данных происходит через специальную форму, которая активируется специальной кнопкой "входящий документ" журнала регистрации документов. Здесь вносится вся необходимая информация, после чего на документ заводится регистрационная карточка, и он заносится в общий список журнала. Информация во всех журналах представлена в виде таблицы.

Полностью освоить "Документооборот" будет непросто. Несмотря на кажущуюся простоту, программа содержит очень много нюансов, и для того, чтобы получить максимальную отдачу, нужно потратить некоторое время на освоение и настройку. Программа эта распространяется в нескольких вариантах: демонстрационная версия, однопользовательская версия и несколько сетевых версий, различающихся количеством подключений.

Рассмотренные здесь программы выполняют схожие функции, но очень сильно отличаются друг от друга. Утилиты из пакета "Регистрация входящих/исходящих документов", с помощью которых можно очень быстро составить картотеку документов, очень просты в освоении. "Документооборот" же, напротив, является полнофункциональным средством для автоматизации документооборота компании и требует более тщательного изучения.

Ссылки по теме:

Автор статьи: Алексей Барышников


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Апрель 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30      
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»