На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

MyLifeOrganized - больше, чем список дел

20.06.2012 / Программы / Олег Буйлов

Составление списков дел – это неотъемлемая часть технологии тайм-менеджмента, которым, так или иначе, приходится заниматься всем людям, независимо от их сферы деятельности. К составлению списков дел можно относиться по-разному: кто-то держит их в голове или записывает на бумаге, другие используют электронные листы to-do, которые можно создавать тысячами способов – хоть с помощью виджетов на рабочем столе, хоть в любом органайзере или веб-сервисе (Google Calendar, Remember The Milk и иже с ними). Однако практически везде возможности листа to-do представлены как небольшая дополнительная функция – это простое перечисление дел, которые можно зачеркивать или ставить возле них отметки о выполнении. Разработчики утилиты MyLifeOrganized пошли намного дальше и внедрили широчайшие возможности только по составлению списка задач. На основе to-do здесь можно управлять многоплановыми проектами, достигать всех поставленных целей и полностью взять под контроль свое личное время.

Данная программа разработана нашим соотечественником Андреем Ткачуком и считается культовой среди пользователей России и стран бывшего СНГ. Она придерживается принципов известной методики GTD (Getting Things Done, по-русски «доведение дел до завершения») Дэвида Аллена и используется многими ее поклонниками. Программа поставляется в нескольких редакциях, отличающихся набором доступных функций – Pro, Standard и Light (последняя бесплатна), и имеет версию не только для операционной системы Windows, но и для мобильных устройств Android, iPad, iPhone, BlackBerry и Pocket PC (доступно также «облачное» хранилище MLO Cloud Sync для синхронизации данных между ними – правда, за отдельную плату $1,25 в месяц). Утилита имеет как английский, так и русский интерфейс и продается для русскоязычных пользователей со значительной скидкой – $25 за pro-версию (студентам еще меньше – $15). Купить ее можно как обычным способом (с помощью кредитной карты), так и через систему WebMoney.

Свойства задач

Программа состоит из двух окон – списка задач и панели свойств, причем первое имеет две вкладки: схема и To-Do. В разделе «Схема» происходит добавление и редактирование дел, а в To-Do - отображение активных задач, подлежащих выполнению.

Главное окно программы, раздел "Схема"

Возле каждого дела в MyLifeOrganized присутствует флажок, при отметке которого оно перечеркивается. Задачи могут иметь неограниченное количество вложенных подзадач, также их можно группировать по папкам. Основной принцип здесь заключается в создании четкой иерархичной структуры дел, помогающей по шагам расписать все действия для достижения цели. К примеру, задача «Посадить дерево» будет подразделяться на «Узнать, как это делается», «Достать лопату», «Купить саженец» и «Посадить», а они, в свою очередь, – на «Посетить тематические сайты», «Сходить в магазин», «Съездить в питомник», «Приехать на дачу», «Выкопать яму», «Полить» и т. п. При этом в разделе To-Do будут отображаться лишь дочерние дела, к непосредственному выполнению которых вы можете приступить, а уже после их завершения откроются родительские.

Главное окно программы, раздел To-Do

Каждая задача имеет описание и множество свойств, которые настраиваются в боковой панели (программа удобна тем, что не заставляет их заполнять при добавлении – вы можете быстро создать любое количество дел и при необходимости расписать лишь нужные). В описании вводится только текст, причем без возможности как-либо его оформить (выделить шрифт и т. д.), однако через контекстное меню здесь можно вставлять ссылки на внешние файлы и другие задачи. Свойства имеют несколько разделов – «Общие», «Срок и напоминание», «Проект», «Усилие», «Зависимости», «Формат», «Статистика задачи». Рассмотрим по очереди каждый из них.

Общие. Данная вкладка включает в себя несколько различных параметров. Основной из них – это настройка контекстов, являющихся формулировкой категории или места задачи. Например, для дела «Сходить за продуктами» вы можете назначить контексты «магазин» и «покупки». Они нужны, чтобы фильтровать задачи в списке to-do – данная возможность может пригодиться при нахождении там большого количестве дел, которое образуется после продолжительного использования программы. Одни контексты могут входить в другие: скажем, «Сбербанк» и HomeCredit – в «банки». Их можно выбирать из списка или вводить новые, а управление ими осуществляется в отдельном меню, где также добавляются заметки, вводятся время доступности контекста, его свойства и местоположение.

Управление контекстами в программе

Помимо контекстов в общих настройках задаются важность выполнения данного дела для завершения родительской задачи и его срочность; оба параметра регулируются с помощью бегунков. Также здесь присутствует несколько отметок, позволяющих скрыть задачи из вкладки To-Do: «Папка» - превращает задачу в контейнер для хранения других дел, «Скрыть задачу в To-Do» – делает ее отображение там недоступным, а при активной опции «Подзадачи по порядку» все дочерние дела у данной задачи будут отображаться в листе to-do по очереди: завершили одно дело – появится другое. Еще одна настройка – долгосрочность планирования задачи: вы можете указать необходимость ее выполнения в течение недели, месяца или года.

Срок и напоминание. Здесь настраиваются дата и время выполнения задачи, а также их повторы и напоминания. Можно указать начало и при необходимости срок выполнения (вводятся как определенные значения, так и «удобные» промежутки – 1 час, 1 день, 1 неделя и т. д.), причем время добавлять не обязательно, вы можете обойтись только датой. MyLifeOrganized немного понимает человеческий язык: так, в форму можно ввести «завтра в 17», «июль26», «будущая пятница» или «через две недели» и программа автоматически трансформирует их в нужные временные значения.

Редактирование срока и напоминания

Следующая опция данного раздела – повторы. Она позволяет создавать задачи, которые при завершении дублируются с переносом даты. Шаблон повторения задается очень гибко – ежечасно/ежедневно/еженедельно/ежемесячно/ежегодно с тонкой настройкой: ежедневно – только в будние дни, ежемесячно – каждую вторую среду в месяце и т. д. Повторения могут быть завершены спустя определенное количество раз или к указанной дате.

Шаблон повторения задачи

Напоминания о событиях бывают нескольких типов: программа может активизировать окно с уведомлением, отправить e-mail, запустить приложение, показать модальный диалог или проиграть звук. Настраивается повторение оповещений. В частности, очень удобно использовать MyLifeOrganized в качестве будильника – и проснетесь, и выполнение соответствующей задачи отметите.

Проект. Если созданная задача является проектом, вы можете поставить соответствующую галочку. Проекты будут отображаться отдельно в окне схемы, если выбран соответствующий режим просмотра в меню «Вид». Они имеют четыре состояния: «не начался», «идет», «в ожидании», «завершен». Также показываются процент выполнения и требуемое время – они не указываются вручную, а автоматически высчитываются при изменении параметров «усилие» у текущей задачи и всех ее подзадач.

Настройка задачи как проекта

Усилие. Данный параметр обычно применяется к дочерним задачам проекта. К примеру, чтобы построить дом, подзадача «заработать деньги» будет занимать 80% усилий, а «обратиться в строительную фирму» - 20%. Соответственно, бегунок нужно выставлять на разных уровнях: в первом случае «много», во втором – «мало». Требуемое время указывается минимальное и максимальное, и в параметре «Проект» оно будет суммироваться.

Зависимости. Это достаточно удобная опция – она позволяет настроить зависимость одной задачи от другой, чтобы не создавать нагромождение в листе to-do. Ведь довольно часто бывает, что, пока не сделаешь одно дело, другое будет невозможно – пока не купишь билет, на самолете не улетишь, и, если вы поставили вторую задачу в зависимость от первой, она появится в списке только при решении проблемы с билетами. Вы можете добавить неограниченное количество задач, от выполнения которых будет зависеть присутствие данной ветки в to-do.

Формат. Данные настройки позволяют изменить формат графического отображения задачи в списке, настроив дополнительное форматирование. Вы можете выделить шрифт, изменить его цвет, добавить подсветку, а также боковую цветную полосу. Подзадачи могут наследовать формат стиля родительской ветви.

Редактирование формата задачи

Статистика. Здесь отображаются такие данные по выбранной задаче, как дата и время создания, изменения и завершения. В свойствах можно вручную их отредактировать, а также скопировать ID элемента.

Работа со схемой

MyLifeOrganized нацелен на максимально быстрое использование. Добавление задач и папок в программе осуществляется очень просто – с помощью контекстного меню или горячих клавиш (стоит сказать, что папки хотя и настраиваются как задачи, но таковыми не являются и служат контейнерами для хранения). При создании элемента достаточно ввести лишь название, причем оставить его стандартным нельзя – объект будет удален. Вы можете добавить задачу из шаблона, выбрав за основу любую другую, и, таким образом, сэкономить время при редактировании свойств. Упорядочивание элементов в программе происходит в ручном режиме – методом их перетаскивания за иконку, а также кнопок «выступ», «отступ», «вверх» и «вниз». Также здесь работают функции «вырезать», «копировать», «вставить», «дублировать» «переместить», «удалить», отменить и вернуть действия. Чтобы быстро переходить к нужным задачам и папкам, вы можете создать до десяти закладок на часто используемые элементы – переключение будет происходить с помощью клавиш Ctrl + цифра от 0 до 9.

Контекстное меню в разделе "Схема"

В программе можно настроить автоматическую сортировку дочерних элементов у определенной задачи или папки. Для этого нужно выбрать критерий, которых присутствует очень много (буквально каждое редактируемое свойство) – важность, дата начала, заголовок, усилие и прочие, а также указать метод сортировки: по возрастанию или убыванию. Всего можно задать до четырех одновременно действующих правил; правда, некоторые из них являются взаимоисключающими.

Настройка автоматической сортировки в схеме

Чтобы завершить задачу, нужно поставить возле нее галочку, а через контекстное меню можно присвоить статус выполнения сразу всей ветке. Вы можете скрыть завершенные задачи из схемы, указав при этом промежуток времени – например, дела более чем 10-минутной, 3-дневной или недельной давности либо все задачи до определенного числа. Эта опция позволяет избежать нагромождения в списке дел, не удаляя их, ведь в какой-то момент вам может понадобиться их просмотреть. Помимо того в меню «Вид» доступен выбор отображения задач – все вместе, отдельно цели, отдельно проекты, а также их группировка по различным параметрам – по дате начала, сроку, завершению. Еще одна возможность заострить внимание на определенных задачах – это фокусировка на объекте. Фокус позволяет скрыть из окна схемы все элементы, не относящиеся к выбранной ветке.

Группировка задач в схеме по дате начала

В окне схемы по умолчанию отображается всего три колонки с информацией о задачах – срок, значки и избранное, но вы имеете возможность подключить более тридцати колонок со свойствами – длительность, выполнение проекта в процентах, повтор, цель и другие, в зависимости от ваших потребностей и диагонали монитора. Здесь присутствует и такая колонка, как «флаг», установки которых нет в свойствах задачи. В качестве флага можно выбрать иконку из набора (смайлик, доллар, документ и т. п.) или загрузить свою собственную картинку.

Настройка колонок со свойствами задач

Помимо добавления задач непосредственно в органайзере вы можете воспользоваться функцией «быстрый ввод задач», которая активируется через иконку приложения в трее или с помощью горячих клавиш. Это небольшой редактор, удобный тем, что он позволяет в форме текста добавлять сразу несколько дел – правда, для этого придется соблюдать некоторые правила: в одну строку вводить по одной задаче, дочерние элементы выделять отступом. Здесь работает синтетический анализ данных: например, вы можете написать «позвонить Мише послезавтра в 15:10» и программа трансформирует это в свойства задачи. Помимо даты и времени в строку можно вводить все остальные параметры – контексты, срочность и т. д., однако тогда уже следует изучать справку к программе, запоминать команды и практиковаться в программировании MyLifeOrganized.

Окно быстрого ввода задач

Лист To-do

В листе To-Do отображается список дел, к непосредственному выполнению которых вы можете приступить прямо сейчас. Вся работа в программе – добавление задач и подзадач, редактирование их свойств – направлена на то, чтобы среди большого количества всевозможных дел сформировать емкий список на текущий момент: сделать конкретно это, это и это. Здесь нет иерархичной структуры – если вы добавили в схеме к основной задаче несколько дочерних, то она покажется в списке только после их выполнения. То же самое происходит, когда настроено поочередное отображение дочерних задач или установлены зависимости: вы завершили одно дело – на его месте появится другое. Поддерживается и связь задач со временем – они не будут отображаться, если срок их выполнения истек или еще не начинался.

Список to-do в действии

Если вас не устраивает стандартное отображение списка To-Do, вы можете настроить его практически любым образом с помощью мощного фильтра. Он включает в себя несколько параметров, основной из которых – фильтр действий, где можно выбрать категорию задач: активные, доступные, следующие действия, завершенные и все (впрочем, различия между первыми тремя достаточно тонкие). Рассмотрим подробнее остальные разделы фильтра – контексты, дата начала, дополнительные настройки, группировка и сортировка.

Контексты. Данная опция позволяет выбрать отображение задач с определенными контекстами, которые добавляются в свойствах. Вы можете указать одновременно несколько контекстов, что позволяет быстро выделить дела довольно узкой направленности – например, «покупки» и «компьютерный магазин» (причем с добавлением переменной «и»/«или», которые определяют – искать по всем выбранным контекстам или хотя бы одному из них). Опция «закрытые контексты» позволяет скрыть или отобразить те из них, для которых настроено время действия (это могут быть часы работы заведения), не совпадающее с текущим моментом. То есть если у банка сегодня выходной, то задача «сходить за деньгами» в его контексте отображаться не будет.

Дата начала. Она выбирается как промежуток «от» и «до», причем можно выбрать не только конкретные числа, но и воспользоваться такими шаблонами, как «Today-1», «Today+30». Если вы установите отметку «Скрыть без даты», то из списка исчезнут все дела, не имеющие срока начала.

Дополнительно. Это настройка для продвинутых пользователей MyLifeOrganized, которая позволяет устанавливать правила дополнительной фильтрации. В правиле можно выбрать сорок свойств (цель, заметки, флаг и прочие), которые должны каким-либо образом соответствовать (быть больше, равняться, начинаться с, содержать и т. д.) одному и/или нескольким заданным значениям (контекст, слово и другие, в зависимости от свойства). Вы можете создать любое количество правил и подправил, активировать их и отключать. Расстраивает то, что программные команды здесь не переведены на русский язык.

Настройка дополнительной фильтрации листа to-do

Группировка и сортировка. Первая опция позволяет сгруппировать дела в списке to-do по двадцати восьми критериям («важность», «дата завершения», «является проектом» и все остальные свойства), причем выбирается до четырех ступеней группировки – например, сначала по папкам, потом по контекстам и дальше. Сортировка нужна, чтобы упорядочить задачи внутри групп, – она может выполняться как вручную, так и автоматически (по тем же самым критериям, однако меньшему количеству – не 28, а 18 и по такой же четырехступенчатой цепочке). И группировка, и сортировка могут производиться как по возрастанию, так по убыванию.

Группировка задач в списке to-do

Стоит сказать, что параметры фильтра можно сохранить как вид листа to-do и переключаться между ними. По умолчанию присутствует пять шаблонов – «активные действия», «активные действия по контекстам», «активные действия по флагам», «избранные» и «следующие действия по проектам». Управление видами to-do осуществляется в отдельном меню – там можно создавать новые шаблоны, а также осуществлять их импорт и экспорт в формате mfv, чтобы переносить настройки с компьютера на компьютер.

Синхронизация данных

MyLifeOrganized обладает не только широким функционалом, но и богатыми возможностями по обмену данными. Как было упомянуто в начале статьи, вы можете синхронизировать список дел между различными компьютерами с помощью «облачного» сервиса MLO Cloud Sync, что будет стоить вам $1,25 в месяц. Однако вы можете синхронизировать данные и вручную, осуществляя экспорт и импорт базы данных. Между компьютером и мобильными устройствами (iPhone, Android и другие) устанавливается синхронизация посредством Wi-fi – в настройках программы для этого прилагаются необходимые инструкции.

Настройка wi-fi синхронизации с мобильными устройствами

Это не все – в органайзере есть режим синхронизации с Microsoft Outlook, экспорт в таблицу Excel и, кроме того, крайне любопытная возможность – импорт и экспорт интеллект-карт из программы MindManager. Поклонники данной программы будут в восторге от подобной связки, когда можно трансформировать многоуровневые ветви карты в разложенные по полочкам задачи органайзера.

Выводы

В рамках данного обзора мы постарались рассмотреть большую часть возможностей MyLifeOrganized. Не были затронуты многочисленные настройки программы и опущены некоторые детали работы, но, исходя из написанного, читатель может сделать вывод об ее широком функционале. Подводя итог, можно утвердить, что MLO является наиболее гибким и настраиваемым to-do на рынке программного обеспечения, однако к нему часто предъявляется несколько претензий. Одна из них – это отсутствие календаря; в данном случае позиция автора программы является принципиальной, поскольку методика GTD, которой он придерживается, не подразумевает связки с календарным планированием. Другое – это чрезмерное количество функций и трудность в освоении. На это разработчики отвечают, что вам необязательно использовать ее возможности до конца. Каким образом и насколько глубоко структурировать список задач в программе – вопрос сугубо личного характера, но MyLifeOrganized представляет для этого неограниченные возможности.


Ссылки по теме:

Автор статьи: Олег Буйлов


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Ноябрь 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
   1234
567891011
12131415161718
19202122232425
2627282930  
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»