На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Печатная машинка на Pilot'е

21.11.2002 / Программы / Наталья Сергеева

Нет печатной машинкиПроблема заполнения бланков существует с тех пор, как появился первый бланк. Как это делается? Предприятие заказывает бланки в типографии, а секретарь-машинистка заполняет их на печатной машинке, вставляя нужный текст. Если под рукой нет печатной машинки или машинистка болеет, приходится заполнять бланки вручную. Все это отнимает много времени, к тому же опечатки иначе не исправишь, кроме как замазав их "корректором" и заново впечатав нужные символы. Долго и неаккуратно. Вот почему, приобретая компьютер, каждая организация старается каким-то образом автоматизировать процесс заполнения бланков.

Для печати стандартных документов - например, платежных поручений, существует множество программ. Да и вообще, в настоящее документы формируются автоматически с помощью отраслевого специализированного ПО и без проблем печатаются на принтере. Но что делать, если нужно срочно заполнить документ, который существует только на бумаге? Например, новую налоговую форму? Можно по старинке вставить бланк в печатную машинку и заполнить. А если нет такой машинки, можно "нарисовать" его в Excel'е и распечатать на принтере. Процесс создания формы займет много времени, но задача все же решается. А вот грамоту, сертификат или диплом необходимо именно заполнить - красиво напечатать нужный текст в определенном месте бланка. Как это сделать с помощью компьютера и принтера?

Существуют специальные программы, позволяющие решить эту задачу. С одной из таких программ, системой для автоматизированной подготовки документов Blank 3.0+, я познакомилась в 1997 году. Эта программа была предметом изучения на одной "паре" лекций и двух лабораторных занятиях по курсу "Автоматизация и компьютеризация учетно-вычислительных работ" в одном из воронежских техникумов, где мне пришлось работать преподавателем. Что же изучали будущие бухгалтера целых 6 часов? А вот что - учились создавать шаблоны документов. У меня сохранилась старая "лабораторка", выполняя которую нужно было создать вот такой шаблон "Приходного кассового ордера" (форма № КО-1):

Шаблон документа


Нужно извиниться за качество скриншота - документ напечатан на сером листе низкосортной бумаги, которую выдавали преподавателям в этом учебном заведении. Здесь символами "&" забиты поля, которые в бланке нужно заполнять. Самую большую трудность у студентов вызывало рисование "рамочек". Нужно было перейти в графический режим программы, где все эти линии и перекрестки вводились нажатием определенных клавиш клавиатуры. После создания шаблон сохранялся в программе и становился доступным для заполнения. На месте спецсимволов появлялись активные поля, в которые вводился нужный текст. Можно было распечатать на бланке этот текст или весь документ на чистом листе бумаги. Чтобы текст попал точно на нужное место в шаблоне, программе нужно было указать шаг печати символов по горизонтали и межстрочный интервал в миллиметрах. Эти параметры нужно было предварительно высчитать, измерив шаблон линейкой. Для своего времени программа Blank 3.0+ отлично решала задачу заполнения бланков. Правда, за 6 часов изучения полностью осваивали ее только отличники, и я сомневаюсь, что даже они использовали ее в своей будущей работе.

С этой же задачей заполнения бумажных бланков я столкнулась вновь через 3 года, работая в одном из отделений Сбербанка. В это время все основные банковские операции здесь были автоматизированы, и вся документация без проблем печаталась на лазерном принтере из специальных банковских программ. Шаблоны всех документов соответствовали действующим стандартам и были встроены в эти "АРМ'ы". Но время от времени возникала следующая ситуация: изменялись формы каких-то банковских документов, а "обновления" соответствующих программ с этими изменениями запаздывали. Возникали проблемы. Например, местный РКЦ ни в какую не хотел принимать на обработку "платежки", заполненные по старой форме. Чтобы как-то выйти из ситуации и дождаться спасительного обновления ПО, возвращались к "дедовским" методам: формы "платежек" размножали на ксероксе или заказывали в типографии и заполняли их на печатных машинках. В это же время программисты лихорадочно создавали нужные формы-шаблоны в Exel'е, чтобы заполнять их на компьютере и печатать на принтере. Иногда было трудно подобрать нужные параметры документа, чтобы при печати его размеры совпадали с нормативными. Спешка, суета, нервы, штрафы.

Благодарность А сколько раз приходилось выполнять поручения руководства и заполнять какие-то грамоты, открытки и поздравления? Приходилось вымерять шаблон до миллиметров и несколько раз "пристреливаться", печатая вводимую информацию сначала на чистом листе и проверяя, попадет ли она в нужное место шаблона. Испортить открытку - невелика потеря. Дело приняло серьезный оборот, когда высшее руководство Сбербанка приказало при выдаче векселей печатать всю заполняемую информацию только на принтере. Вексель - это уже не открытка, это ценный документ, который "запороть" было смерти подобно. Нужно сказать, что предварительная "пристрелка" здесь не совсем помогала, поскольку каждый вексель имеет поля разного размера слева и сверху. Приходилось для каждого документа учитывать это индивидуальное смещение и добавлять или вычитать его в полях заготовки, дополнительно подбирая размер шрифта. И смех, и грех, что называется. Только после нескольких попыток печати "вексельной" заготовки на чистый лист и сличения его с самим векселем "на свет", в принтер вставлялся сам ценный документ.

Не правда ли, хлопотно? А еще смешно иметь такие проблемы с заполнением бланков в наш век высоких компьютерных технологий. Не знаю, как сейчас заполняют векселя в Сбербанке, но вам повторять их печальный опыт не стоит. И от этого анахронизма - печатной машинки - пора отказаться. Для заполнения бумажных форм любого вида вам понадобится компьютер, сканер, принтер и программа Form Pilot. Компания Invention Pilot специально изготовила эту программу, чтобы вы могли без труда не только заполнить и распечатать любую форму, но и послать ее по факсу или электронной почте без распечатывания на бумаге. Как всегда, программный продукт этой компании уже готов к употреблению. Вам не придется тратить на ее освоение шесть часов, более того, вы сразу сделаете в ней то, что захочется, поскольку все интуитивно понятно. Для начала можно потренироваться на нескольких тестовых документах, которые открываются при запуске программы, а если что - под рукой всегда "Справка" к программе.

В настоящее время существует 3 вида Form Pilot'ов: Form Pilot Home, Form Pilot Pro и Form Pilot Office. Названия "пилотов" говорят о том, для кого они предназначены. Form Pilot Office умеет делать все и намного больше, чем оба его "брата", поэтому сразу же приступим к рассмотрению возможностей этой программы для серьезной организации.

Заполнение бумажных форм

Итак, есть бланк, который вам нужно заполнить - вставляем его в сканер. Запускаем программу Form Pilot Office и создаем в ней новый документ, нажав на кнопку "Новый". Выбираем сканер - из меню "Файл - Выбрать TWAIN-источник". Открываем окно сканирования - "Файл - Получить изображение". Перекос Выбираем область сканирования с небольшим запасом для левого верхнего угла. Сканируем бланк и закрываем окно сканера. Изображение бланка вставляется в новый документ Form Pilot Office. Бланк редко удается положить в сканер идеально ровно. Вот и у меня изображение получилось перекошенным. Его необходимо повернуть. Для этого нажимаем кнопку "Поворот", двумя точками отмечаем линию, которая должна быть горизонтальной или вертикальной, и жмем на кнопку "Выполнить преобразование".

Готово для печати


Левый угол Все выровнялось. Теперь программе нужно показать, где находится левый верхний угол вашего документа. Нажимаем на кнопку "Верхняя левая базовая точка", совмещаем курсор с левым верхним углом бланка и щелкаем левой кнопкой мыши. Ненужную теперь "черноту" удаляем - "Изображение - Обрезать". Документ готов к заполнению. В данном случае в "Извещение" (форма № ПД-2) необходимо ввести только буквы и цифры, поэтому нажимаем кнопку "Текст", ставим курсор в нужное место и щелкаем левой кнопкой мыши. После заполнения формы вставляем в принтер бланк и нажимаем на "Печать", установив переключатель в позицию "Печатать на готовый бланк". Готово! Текст расположен на бумажном бланке так же, как и на экране монитора. Не правда ли, просто и быстро?

Заполнение электронных форм

Заполнение бумажных бланков - это, без сомнения, изюминка программы Form Pilot Office. Но с таким же успехом в ней можно заполнять электронные формы разных форматов: PDF, HTML, DOC, XLS, TXT и другие. Уместен вопрос: "Кому и зачем это нужно? Почему бы форму не заполнить в ее "родном" приложении и оттуда же не распечатать?" Дело в том, что в Form Pilot'е в документ можно не только ввести текст, но и нарисовать графику, вставить картинку или какой-то символ. Например, можно дорисовать недостающие линии в форме, "подписать" документ, вставив в него свою отсканированную подпись, штамп или печать. Попробуем это сделать. Имеется файл attachment.doc - электронный шаблон "Извещения" (форма № ПД-4). Открываем его в Word'е. Нажимаем кнопку "Печать" и в открывшемся окне выбираем принтер Form Pilot Office.

Заполнение электронной формы


После нажатия кнопки "Ок" "Извещение" появляется в окне программы Form Pilot Office. Документ остается заполнить и отправить на печать, выбрав теперь "настоящий" принтер из списка доступных.

Элементы, которые часто вставляются в формы, можно заготовить заранее и сложить на "Полку" - панель в правой части рабочего окна программы. Чтобы взять любой объект с "Полки" или, наоборот, перекинуть его туда, нужно просто прижать его левой кнопкой мыши, перетащить в нужное место и отпустить. Если полка не нужна, ее легко можно "задвинуть", нажав на треугольник - "Полка" сворачивается в линию. Все объекты, вставленные на рабочий лист программы, в том числе и текст, можно перемещать как угодно, располагать их один поверх другого, изменять их размеры и цвет.

Перетаскивание картинок


Графические изображения документов и картинки можно буквально "набросать" в рабочее окно Form Pilot'а из любой программы, поддерживающей режим "перетащить и бросить": "Проводника", WinCommander'а, любого файлового менеджера. Но особенно удобно их "таскать" прямо из ACDSee, одного из лучших просмотрщиков графических файлов. Сворачиваем окна программ до размера, при котором они оба помещаются на экране монитора, прижимаем левой кнопкой мыши нужную картинку в области предпросмотра ACDSee, перетаскиваем ее в окно Form Pilot'а и "бросаем". Картинка на месте. Такая работа с графикой сильно напоминает другую программу - Print Pilot, с которой вы уже познакомились на страницах нашего журнала. После того, как все объекты расставлены по местам, это "ассорти" можно слить в единое целое - "Страница - Конвертировать страницу в документ" или "Изображение - преобразовать документ в изображение". Ваш документ готов к печати на принтере. Заполненный документ можно сохранить как собственный шаблон. Это здорово сэкономит ваше время в дальнейшем при подготовке однотипных документов.

Новая версия Form Pilot — 1.61

Пока готовилась эта статья, появилась "новая Фома", как любовно называет Form Pilot Динара Нургатина, главный менеджер компании Invention Pilot. В новой версии программы 1.61 появились принципиально новые возможности по работе с документами. Созданный вами один и тот же документ можно заполнять по-разному вместо создания его копий. Суть новинок вот в чем:

  • Возможность включать и отключать "галочки" с помощью клавиатуры и мышки. Как уже было сказано, Form Pilot позволяет рисовать свои графические объекты на документе. Одним из графических инструментов, предоставляемым программой, являются "галочки". Теперь эти "галочки" могут находиться в двух состояниях - включенном и отключенном. Отключенные "галочки" не выводятся на печать, а на основе формы со всевозможными галочками можно легко создавать различные варианты ее заполнения.
  • Добавлена поддержка собственной базы данных по формам (только в Pro/Office-версиях). Что это дает? Допустим, вам нужно часто заполнять бланк доверенности на получение материальных ценностей. Каждый раз в этот бланк нужно вписывать Ф.И.О. сотрудника, его должность и другие данные. Теперь, в новой версии Form Pilot'а нужно создать всего один документ с полями, а после этого заполнять его для каждого сотрудника.
  • Импорт/экспорт между внутренней базой данных Form Pilot'а и базами других программ (только в Office-версии). Поддерживаются: MS Access, MS FoxPro, MS Excel, CSV и другие программы, для которых установлены драйверы ODBC. Это дает возможность автоматически заполнять и распечатывать формы из этих "готовых" баз.
Также в новой версии Form Pilot Office значительно ускорен процесс сохранения документов, добавлена поддержка Windows NT 4.0, исправлен ряд внутренних ошибок. В настоящее время компания Invention Pilot работает над версией, которая будет предназначена специально для работы с матричными принтерами.

Заполнять бумажные формы довольно часто приходится каждой организации. Например, нужно отправить сотрудника в заграничную командировку, а стандартные анкеты ОВИР не разрешает заполнять "от руки". Требуется срочно заполнить новую налоговую форму, а у вас под рукой нет печатной машинки. Да просто хочется поздравить сотрудников с праздником - например, с наступающим Новым годом - не подписывать же открытки фломастером, если в офисе стоит цветной "струйник"? Купите себе эту современную "продвинутую" печатную машинку - Form Pilot, - и вы забудете обо всех подобных проблемах. Trial-версия программы тоже отлично работает, только при печати документа на каждой странице вставляет пару строчек:

Напечатано в незарегистрированной версии Form Pilot Office (www.colorpilot.com).
Form Pilot Office заполнит любой документ.


Не замазывать же это корректором? Строчки исчезнут после того, как вы оплатите покупку программы на "Софткее". А кроме регистрационного ключа, вы сможете забрать или получить по почте полный комплект бухгалтерских документов для отчетности (счет-фактура, накладные и другое).

Ссылки по теме:

Автор статьи: Наталья Сергеева


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Июль 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»