На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Microsoft Office 365 Business Premium: возможности, экономящие время. Часть 2

05.12.2016 / Программы / Егор Уланов

Microsoft Office 365 Business Premium - необходимое решение для бизнеса, который не стоит на месте. Облачный офис позволяет работать с приложениями и документами с любого компьютера или устройства, подключенного к Интернету. Приобретая подписку, помимо всех необходимых офисных приложений последней версии выпуска (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Outlook), их онлайн-аналогов и места в облаке вы получаете виртуальную среду и веб-сервисы, благодаря чему можно полностью организовать рабочее пространство, проводить общение и эффективно взаимодействовать по всем вопросам.

Предисловие

В первой части обзора мы говорили о том, что отличает Office 365 от обычного "офиса", каковы его характерные особенности и возможности, коснулись облачного хранилища, а также разобрали некоторые интересные и новые моменты работы в Microsoft Excel. Сегодня мы продолжим нашу беседу о Microsoft Office 365 Business Premium. Мы укажем, что в нем помогает обеспечить эффективную командную работу, рассмотрим такие приложения, как Microsoft Word 2016, PowerPoint 2016, OneNote 2016, Skype для бизнеса, Publisher 2016, Outlook 2016. Все они предоставляются в подписке. Мы коснемся SharePoint - этой единой виртуальной платформы, объединяющей на своей основе всех пользователей офиса и дающей им средства для производительного взаимодействия. Подробно остановимся на средстве для создания заметок - OneNote и скажем пару слов о календаре. Но даже этого будет недостаточно, чтобы полностью описать Microsoft Office 365, поэтому вскоре выйдет третья и уже завершающая часть обзора. В ней будет сделан акцент на онлайн-службы, доступ к которым предоставляется подписчикам Office 365.

SharePoint

Вместе с Office 365 вы получаете службу SharePoint online, которая может стать платформой для взаимодействия между вашими сотрудниками. Структура SharePoint организована через перечни: подписки на группы, созданные в SharePoint сайты и интересные ссылки. Делайте в SharePoint сайты для вашей компании, доступ к которым можно открыть только для конкретных лиц, имеющих отношение к какой-либо части проекта. Пригласить можно любого человека по электронной почте. Если нет учетной записи на портале Office, то потребуется регистрация. Она не займет много времени, но запросит подтверждение электронной почты и номера мобильного телефона. Сайт, созданный в SharePoint, можно использовать как своего рода социальную сеть для ограниченного круга лиц, знакомых между собой в контексте совместной профессиональной деятельности. Через SharePoint может осуществляться взаимодействие сотрудников по таким аспектам, как обмен публичными сообщениями и лайками, назначение другим пользователям задач. Через календарь можно создавать события и указывать, каких пользователей оповестить об их начале (в том числе и по смс). SharePoint online предоставляет инструменты, которые позволят почувствовать себя веб-мастером: можно создавать собственные страницы с произвольным контентом и публиковать их. Никаких специальных знаний для этого не требуется, все происходит практически очевидным объектно ориентированным методом: нажимаете на плюсик, выбираете, что нужно вставить на страницу, наполняете выбранный объект содержанием (текст, картинка, видео и т. д.).

Каждый бизнес, каждая организация, каждая компания имеют свою специфику, которая может быть связана с разными моментами: родом деятельности, количеством человек в штате, организацией рабочего процесса и пр. На сайте вашей компании, созданном через SharePoint, можно отразить эту специфику за счет гибкости имеющегося функционала. Заключается эта гибкость в том, что есть множество возможностей, среди которых можно выбрать те, которые необходимы именно вам. Среди них: библиотека документов, настраиваемые списки, извещения, доска обсуждений, опросы и другие. Выбирайте те, которые хотите добавить в основное меню и которыми смогут пользоваться другие.

Есть раздел "Записная книжка", работа с которым ведется через OneNote online. Сохраняйте там важные заметки, актуальные для всей компании. При этом можно разграничить доступ к записной книжке, как и к любому другому элементу. Конкретно для записной книжки есть следующие права доступа: "может просматривать" и "может вносить изменения". Создавайте ссылки различных типов для доступа к книжке, в том числе временного срока действия.

Через раздел "Документы" SharePoint связана с другими офисными приложениями. Нажав кнопку "Создать", можно в режиме реального времени сотворить документ любого формата и содержания. Нажав кнопку "Добавить", можно загрузить папки или файлы с жесткого диска компьютера. Точно так же, как на записки, можно создать ссылку на документ для публичного к нему доступа, назначить оповещения о внесении изменений в какие-либо файлы, тем самым гарантировав свою осведомленность об их изменении.

Возможно создать дочерний сайт SharePoint. Для редактирования доступны параметры сайта, данные статистики. Для смены внешнего вида предлагается набор шаблонов оформления, в которых редактируются цвета, шрифт и макет. Изменяйте логотип, описание, легко корректируйте название. На сайте есть свой почтовый ящик. Работать и настраивать все это очень просто. Вообще, сайты, созданные через SharePoint, не будут в новинку всем тем, кто уже ранее имел дело с какими-либо корпоративными порталами. Поэтому мы не рассказывали о всем функционале, который доступен. Вы сами назначаете имя такому сайту, адрес после этого будет иметь вид https://ваш_портал.sharepoint.com/название сайта/. Надо сказать, что при тестировании SharePoint online наблюдались проблемы с внешним доступом. При возникновении таковых обращайтесь в службу технической поддержки с указанием технических сведений, которые выводятся при появлении этой ошибки на странице.

Word 2016

Несколько слов о новой версии популярного редактора. В первой части обзора мы много говорили о том, что Excel стал довольно интеллектуальным, что потенциально сокращает время работы с ним. Частично то же самое можно сказать и о самом известном офисном приложении в мире - Microsoft Word. К примеру, пункт "Интеллектуальный поиск" контекстного меню любого слова покажет определения из Интернета, соответствующие контексту употребления данного слова, то есть после анализа его окружения.

Так же как и в Excel, в Word 2016 есть помощник, который проявляется в виде строки для ввода текста рядом с вкладками. Изначально в этой строке прописано "Что вы хотите сделать?". Вместо этой фразы следует вводить желаемую операцию, а помощник будет выдавать возможные реальные действия по мере вашего ввода.

Когда документ хранится в облаке (OneDrive или SharePoint), есть возможность его совместного одновременного редактирования несколькими пользователями, при этом каждый может видеть изменения, которые вносит другой.

PowerPoint 2016

PowerPoint - это средство создания презентаций. Презентация представляет собой набор слайдов, каждый из которых в красочной и даже интерактивной форме дает зрителям какую-то информацию. Презентации могут включать в себя данные любых форматов и характеризуются динамичными переходами, анимацией и другими эффектами оформления.

Новый PowerPoint частично включил в себя функционал Excel. Что чаще всего используется в презентациях из того, что создается в приложении для электронных таблиц? Если в Excel проводятся расчеты, то на слайдах показываются какие-то итоги вычислений, рассказывается о выводах и статистике. В графическом виде выражается это через диаграммы, которые есть теперь и в PowerPoint. Если раньше приходилось переключаться между разными приложениями, копируя данные из одного в другое, то теперь есть команда "Вставка - Диаграмма".

Конечно, наличие облачного сервиса позволяет организовать общую работу и над презентацией PowerPoint. Высылайте приглашения тем пользователям, кто должен быть задействован в создании слайдов. Кое-что взял PowerPoint и от незабвенного Word, а именно - интеллектуальный поиск. О нем, а также о помощнике можно прочитать в разделе про Word.

OneNote 2016

OneNote - средство для создания и управления заметками. Заметка - это запись, как правило, небольшая, сделанная в произвольной форме и содержащая материалы различных форматов (текст, изображения, файлы и пр.). Заметки - универсальный инструмент, а потому могут использоваться как в личных, так и в рабочих целях. При этом, в отличие от презентаций, они не заточены под эффектный и красочный показ публике. Безусловно, делиться с другими людьми заметками можно и иногда даже нужно, но уже в контексте рабочего процесса, а не в виде качественной демонстрации итогового результата и выводов.

Заметки - отличное средство для того, чтобы фиксировать и не забывать любые важные моменты. И тот факт, что они синхронизируются с облаком, вовсе не значит, что OneNote нельзя использовать для личных целей - вы сами решаете, к какой записной книжке открыть доступ, а какую оставить конфиденциальной. Более того, даже если у других есть доступ к записной книжке, можно оградить от просмотра секретные разделы, поставив пароль на их открытие. После этого содержимое таких разделов не будет даже участвовать в поиске.

Тут надо сказать о структуре OneNote. Во главе ее находятся записные книжки, которые могут являться сборником заметок какой-то тематики: дом, работа, хобби. В записной книжке есть разделы, которые и содержат минимальную единицу OneNote - страницы. Можно создавать неограниченное число страниц в неограниченном количестве разделов, которые будут храниться в бесконечном числе записных книжек. На страницу помимо печатного текста добавляйте изображения, скриншоты (делаются в самом OneNote), записывайте звук и видео с экрана, вставляйте ролики, уравнения, символы, рисуйте. Переходы между записными книжками, разделами и страницами осуществляются быстро. Находясь в одной книжке, очень легко перейти к другой - буквально в два клика мышью. Сразу видны все разделы, а в разделе - все имеющиеся в нем страницы. В целом дизайн OneNote хоть дружественен и привычен пользователю (принцип нескольких вкладок, как в Word), но фиолетовый цвет оформления навевает тоску, а способ сменить его найти не удалось.

Если вы смотрите презентацию и хотите сохранить комментарии по каждому слайду, то имеется возможность связать PowerPoint и OneNote. Делается это через вкладку "Рецензирование" в PowerPoint, на которой есть пиктограмма "Связанные заметки". Включив режим создания связанных заметок, можно каждую строку заметки привязать к отдельному слайду.

OneNote - это быстрый способ в любое время облечь ваши идеи в читаемую форму и поделиться с другими. В нем есть множество возможностей для работы с заметками. Хотя в сравнительной таблице от Microsoft OneNote лидирует, но Evernote показался более удобным, понятным, продуманным и приспособленным для цели управления заметками. Впрочем, если вы начинаете работать с Office 365, то будет гораздо комфортнее полностью перейти на его инструментарий и в плане заметок, тем более что по большей части он схож. Если вы уже используете Evernote, то можно скачать средство импорта заметок в OneNote.

Как правило, заметки являются некоторым вторичным продуктом от какой-либо деятельности. Мы наблюдаем что-то и делаем пометки о происходящем. Или работаем над схемой и записываем возникающие идеи. Ввиду этого зачастую необходимость создать запись возникает внезапно и зафиксировать свои мысли нужно как можно быстрее, пока не покинуло вдохновение. Поэтому при работе за компьютером от OneNote в системном трее можно видеть значок с ножницами. Он поможет в быстром создании заметки. Один клик по нему приведет к одному из трех действий (выбирается в параметрах): созданию заметки на полях, вырезке экрана или просто открытию OneNote. Заметки на полях не помещаются в конкретные разделы, а остаются как бы в стороне. Распределить их можно будет потом. Благодаря этой пиктограмме можно делать заметки в одно мгновение и в любой момент, так как этот значок висит в трее постоянно. Можно использовать не его, а сочетания горячих клавиш, что будет еще быстрее.

Конечно, для OneNote (как и для PowerPoint, Word и других приложений Office 365) тоже есть веб-аналог, доступ к которому осуществляется через браузер. А значит, делиться заметками и участвовать в их составлении смогут и те, у кого не установлено приложение OneNote.

Outlook 2016

Почтовый клиент Outlook 2016 служит для приема и отправки e-mail (электронных писем). Но сейчас уже данное приложение может использоваться и для намного более широкого круга задач. Приложение Outlook подключается автоматически к вашему почтовому ящику при своем запуске. Еще одна возможность от Office 365 Business Premium - это почтовый ящик на 50 ГБ. Она может быть доступна и в веб-варианте, без установленного приложения Outlook. Скажем пару слов о новых возможностях Outlook 2016 для Windows.

В приложении также можно видеть ленту вкладок, но за счет синего цвета выглядит она приятней, чем в OneNote. Итак, если мы начали с внешнего вида, то об этом и продолжим. В Outlook 2016 анонсирована возможность вставки значков разных категорий в письма и события календаря. Но найти их на вкладке "Вставка" не удалось.

Продолжая тему взаимосвязи всех частей Office 365 между собой, надо отметить, что в Outlook 2016 можно не только отсылать письма на e-mail. Причем посылать можно на имя групп, подписки на которые оформлены в SharePoint. И здесь же, в Outlook, вы будете получать те письма группам, владельцем которых вы числитесь. Из Outlook можно даже создавать беседы в группах, да что там говорить - даже новые группы с добавлением участников! В пару кликов отправляются письма в OneNote (надо выбрать записную книжку и раздел назначения). Создавайте встречи, собрания, контакты, задачи. Outlook расширяет представления о почтовом клиенте. Если что будет непонятно - пользуйтесь услугами помощника, который уже был описан для других приложений Office 365. Сейчас Outlook стал средством решения весьма большого круга задач.

Publisher

Назначение Publisher - создавать различные публикации, для чего в нем имеется множество шаблонов: от открыток до профессиональных электронных бюллетеней. Если не хватает, то можно использовать поле "Поиск шаблонов в сети". Изменяйте макет, корректируйте надписи, вставляйте блоки, переставляйте рисунки - в общем, делайте все, что нужно, пока публикация не предстанет в нужном вам виде. Тогда ее, конечно же, можно сохранить и в облаке OneDrive, на компьютере (формат pub) или любом сайте, к которому у вас есть доступ.

Skype для бизнеса

Наверное, все знают, что такое Skype, и хотя бы раз пользовались им. Приложение Skype для бизнеса, идущее вместе с подпиской Microsoft Office 365 Business Premium, несколько отличается от того привычного "Скайпа", который наверняка у вас уже установлен на домашнем компьютере.

Во-первых, использоваться в качестве логина и пароля для входа в Skype для бизнеса будут данные учетной записи, которая создавалась для office.com. Ваш личный "скайп" затронут не будет. Соответственно, и использовать Skype для бизнеса нужно для общения с другими пользователями вашего Office 365. Если в организации есть потребность в Office 365, то, значит, в ней присутствуют распределенность филиалов, удаленные или выездные сотрудники. С ними тоже зачастую нужно поддерживать связь голосом в реальном режиме, что можно делать с помощью Skype. Использовать мобильную связь может быть достаточно дорого, а Skype для бизнеса поможет сэкономить на данной статье расходов. В принципе его еще можно использовать и для обмена сообщениями или видео. Или организовать единую для всех конференцию, в которой могут принимать участие работники, которые находятся в самых дальних уголках мира. Предлагается система Polycom Roundtable 100 для проведения собраний, ознакомиться с ней можно на ресурсе одного из партнеров Microsoft. В собрании могут участвовать до 250 человек, причем с самых разных устройств: смартфона, телефона, планшета, компьютера. Возможно организовать показ рабочего стола и транслировать ваше скайп-собрание на весь Интернет. Что интересно, присоединиться к собранию Skype можно даже без Интернета - по обычному телефону. Номер для набора можно указать в высылаемом приглашении либо набрать номер телефона приглашаемого человека через службу Skype.

Календарь

Наличие календаря в веб-приложениях Office 365 настолько ожидаемо и естественно, что мы не будем долго останавливаться на этом пункте. Через календарь можно создать событие, электронное сообщение Outlook, группу SharePoint. Календарь может принимать дневной вид, недельный, месячный. Можно просматривать несколько календарей. Если вы уже пользуетесь календарем, то интегрируйте его в Office 365, нажав "Добавить календарь" и выбрав "Из файла\Из интернета\Из каталога". Календарями можно делиться, открывая доступ другим пользователям.

В завершение

В подписке Office 365 Business Premium, стоимость которой составляет 781 рубль за пользователя в месяц, вы получаете не только стандартные приложения Office 2016, но еще и сервисы для обеспечения высокопроизводительной совместной работы. Помимо этого предоставляется 1 терабайт места в облаке OneDrive для общих данных и по 500 мегабайт для каждого пользователя. То есть в Office 365 вы получаете не только пакет конкретных приложений, но и веб-среду, доступ к которой осуществляется через office.com и которая предоставляет необходимые для работы приложения на страницах, открываемых в вашем браузере.

Microsoft предлагает справку ко всем продуктам, которые она продвигает на рынок. Но иногда в описаниях можно утонуть, прочитав тонну текста, перейдя по десяткам ссылок, но так и не разобравшись, для чего же конкретно нужно приложение. Но в целом можно быть уверенным, что, внимательно изучая предлагаемые материалы, можно найти ответы почти на любые вопросы. Среди прочего, решения можно поискать на странице FAQ.

Не только людей объединяет единая платформа "офиса". Microsoft Office 365 Business Premium - это не набор разобщенных приложений, продублированных в веб-интерфейсе. Каждый инструмент тесно связан с другими, работает во взаимодействии, о чем мы рассказывали в данном обзоре на примерах. Наличие SharePoint online делает Office 365 не только рабочей средой для всех сотрудников, но еще и хранилищем информационных ресурсов с разделенным доступом, местом для коммуникаций и обмена данными. В SharePoint можно сделать и красиво оформить сайты, которые аккумулируют в себе усилия множества людей. За счет использования всех последних офисных разработок компании Microsoft эти усилия будут многократно увеличиваться, доводя производительность по проектам до возможного максимума. А руководство через SharePoint online получает службу контроля деятельности фирмы. Создаваемые в нем сайты очень гибки в плане настройки под конкретные задачи и особенности деятельности компании. Но для общения и личной переписки будет более удобен Yammer, о котором речь пойдет в третьей части обзора Microsoft Office 365 Business Premium.

Познакомившись с Skype для бизнеса, можно отметить, что он очень сильно ориентирован на проведение онлайн-конференций, в которых могут принимать участие и те, кто даже сейчас не в сети. Замечены не слишком значительные, но все же улучшения в Word, а PowerPoint 2016 впитал в себя некоторые вещи от Word и Excel, что поможет сделать работу с ним более автономной от этих приложений. Outlook 2016 - уже не просто программа, а целая среда для выполнения множества операций в рамках всего Microsoft Office 365 Business Premium. Очень мощный инструмент для заметок OneNote предлагает удобную систему обращения с заметками по форме "Записная книжка - Разделы - Страницы". Каждую строку заметки можно связать со слайдом в PowerPoint. Разграничение доступа позволяет делиться записями с выбранными людьми, а средство быстрых заметок поможет создавать их в пару мгновений.


Ссылки по теме:

Автор статьи: Егор Уланов


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Апрель 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
30      
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»