На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Microsoft Office 365 Business Premium: возможности, экономящие время. Часть 3

08.12.2016 / Программы / Егор Уланов

Microsoft Office 365 Business Premium - необходимое решение для бизнеса, который не стоит на месте. Облачный офис позволяет работать с приложениями и документами с любого компьютера или устройства, подключенного к Интернету. Приобретая подписку, помимо всех необходимых офисных приложений последней версии выпуска (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Outlook), их онлайн-аналогов и места в облаке вы получаете виртуальную среду и веб-сервисы, благодаря чему можно полностью организовать рабочее пространство, проводить общение и эффективно взаимодействовать по всем вопросам.

Предисловие

Перед вами - третья и завершающая часть обзора Microsoft Office 365 Business Premium, в которой мы расскажем о тех веб-сервисах, доступ к которым осуществляется через учетную запись на портале office.com. Работа с ними осуществляется через браузер, и требуется только подключение к Интернету. Все эти службы имеют разную специфику и особенности, но преследуют единую цель - создание эффективной виртуальной структуры компании, удобная организация коммуникаций и максимально возможная отладка взаимодействия всех сотрудников фирмы.

В первой части обзора мы пояснили основные принципы, которые легли в основу появления Office 365, рассказали про облако OneDrive и Excel. Вторая часть ознаменовалась описанием SharePoint и приложений, которые можно установить непосредственно на компьютер или мобильные устройства.

Yammer

Yammer является онлайн-приложением, входящим в состав Office 365. Это своего рода корпоративный портал. Но, в отличие от SharePoint, Yammer сильно ориентирован именно на общение, которое в нем удобно и легко проводить. Находиться в этом сервисе может много людей, и активность каждого отображается в ленте новостей. Понятное дело, что записи не от каждого сотрудника могут быть интересны. Поэтому при старте Yammer предлагается указать адреса тех людей, с которыми вы работаете, чтобы в первую очередь показывались их записи. Идея неплоха, однако после ввода этих адресов и нажатия кнопки "Готово" время ожидания было настолько велико, что пришлось закрывать окно в неизвестности от того, будет ли применяться данная информация при отборе показываемого в Yammer содержимого.

В "Яммере" очень просто отправить сообщение другому участнику, переписываясь с ним в чат-режиме. Можно ставить "лайки", отвечать конкретному человеку в комментариях к записям, и при этом у последнего данный факт покажется в уведомлениях. Можно создавать группы, в рамках которых общение проводится по выбранной тематике. Можно вешать опросы и выражать благодарности. Для фильтрации новостей (чтобы в них показывались только те люди и группы, на которые вы подписаны) нужно переключить новостной раздел в режим "Подписки". В общем, кто пользовался какой-либо социальной сетью, тот сразу разберется и в Yammer, потому что принципы и их реализация главным образом все те же. Чтобы всегда быть в курсе уведомлений и сообщений в Yammer, можно скачать специальное приложение для рабочего стола, а также установить программу на мобильное устройство.

Возможно повесить объявление, написать вопрос для всеобщего обсуждения, прикрепить несколько вариантов логотипа и повесить опрос для выбора наилучшего варианта. Добавляйте файлы, заметки и ссылки, которые будут видны в Yammer на главной странице и полезны сотрудникам вашей компании. О написанном вами комментарии можно уведомить вообще любых пользователей Yammer, а не только того человека, кому вы отвечаете. Таким образом к беседе можно привлечь специалистов, в ней не участвующих изначально, но чье мнение или оценка могут быть необходимы для дальнейшего обсуждения. Yammer - это закрытая социальная сеть для ваших сотрудников и коллег, которая помогает упростить и ускорить общение между ними.

В более глобальной форме отслеживать новости можно через канал новостей (вход через главное меню Office 365). Через канал новостей перейдите в собственный блог и делитесь с другими своими записями (с теми, кто на вас подпишется). Можно делать записи на всех. Отображаются новости из ленты подписки и упоминания вас где-либо.

Planner

Planner нужен для организации списка задач в единую упорядоченную структуру. Минус в том, что в нем в качестве объектов используются только локальные задачи, то есть созданные непосредственно в Planner. При назначении задачи в SharePoint она не будет отображена в Planner, хотя иногда это было бы удобно.

Задача в "Планнере" имеет всего три характеристики: название, срок и назначение (кому адресована). Организация задач производится за счет причисления задач к сегментам, каждому из которых тоже можно дать свое имя. Все задачи и сегменты, направленные на достижение какой-то цели, составляют вместе план. Вот в принципе и все. Возможна группировка задач, а также просмотр диаграммы о состоянии и их принадлежности. Planner довольно ограниченное средство, которое пригодится для визуальной оценки хода выполнения проекта.

Sway

Sway - это своего рода альтернатива PowerPoint. С его помощью можно быстро создавать презентации, информационные бюллетени, страницы для блогов, фотоколлажи, коллекции снимков или сборники видео. В общем, Sway позволяет комбинировать текст, изображения, звуки, видео, предлагая для оформления готовые макеты, дизайн и картинки по разным тематикам. После создания презентации легко настроить к ней общий доступ или доступ по паролю. Разрешив вносить в нее изменения, вы организуете совместную работу. Создавайте интерактивные отчеты и фотоистории, а потом делитесь ими с коллегами или друзьями. Отдельно можно выделить автономную возможность вставлять в Sway "твиты", а также поддержку внедрения контента с других сайтов по ссылке. Даже можно добавить другой Sway-документ. Работу вообще можно начать с загрузки конкретного документа, если он должен являться базисом всей презентации. Sway - удобное программное средство, которое кому-то вполне придется по душе. Можно отдать ему предпочтение, если требуется сделать презентацию с добавлением интернет-контента и когда требуется быстро опубликовать ее в сети. Все остальное технически можно исполнить в PowerPoint примерно за то же время.

PowerApps

PowerApps - это онлайн-служба Office 365, которая позволяет создавать приложения, в том числе на основе ваших данных или имеющегося шаблона. В PowerApps можно запускать созданные приложения, делиться ими с другими пользователями и тестировать приложения, сделанные другими.

Flow

Апофеозом взаимодействия инструментов Office 365 между собой является Microsoft Flow. Именно в нем вы напрямую связываете действия или условия в одном приложении с операциями, которые будут произведены в другом. Используя привычные термины, можно сказать, что Flow - это реализация бизнес-процессов в Office 365.

Легко понять, что это такое, на примерах. Office 365 предоставляет набор уже готовых шаблонов: "получать push-уведомление при добавлении нового файла в SharePoint", "сохранять твиты в файл Excel" или "получать сообщение при изменении файла в OneDrive для бизнеса". Для использования уже собранного для вас шаблона нужно просто выбрать его, кликнув по наименованию. Далее можно будет более детально прочитать о том, какие действия выполняются при запуске шаблона. Если все устраивает, то дальше жмем "Использовать этот шаблон". Авторизуемся там, где это требуется (в приложениях, которые участвуют в бизнес-процессе), указываем параметры действий, соглашаемся на необходимые разрешения, если таковые будут запрошены и жмем "Продолжить". Затем можно модифицировать шаблон, если нужны дополнительно еще какие-то шаги. Когда все готово, нажимаем "Создать поток" (потоком называется создаваемый бизнес-процесс в Flow).

Можно создавать поток с нуля, вручную выполняя поиск нужных триггеров, вставляя условия, добавляя операторов, действия и области. Многошаговые потоки дают большую свободу для деятельности по автоматизации работы в Microsoft Office 365. Потоки наиболее полезны будут в тех случаях, когда есть непреклонный и четкий алгоритм выполнения действий, который приходилось выполнять вручную. Или когда имеем дело с какими-либо цикличными действиями, делать самому которые скучно или нет времени. Потоки помогут автоматизировать их выполнение, сделав работу более быстрой и позволяя сосредоточить внимание на более концептуальных вещах и проблемах, не отвлекаясь на рутину.

Delve

Документы Office 365 могут храниться в двух местах: облачном хранилище OneDrive или в SharePoint. В принципе если документы ваши, то перейти к ним не составляет особой сложности. Но Microsoft Office 365 - это система для общей работы. Если же у вас есть доступ к документам других пользователей, то искать такие файлы может быть проблематично. Но Office 365 предлагает решение - Delve. Это онлайн-часть "офиса", в которой можно работать с теми документами всех пользователей, к которым у вас есть доступ. Это своего рода хранилище всех данных, к которым вы имеете отношение, но которые находятся не у вас.

Администрирование

На вашем офис-портале, в который вы заходите через браузер, располагаются все необходимые рабочие средства и ресурсы. Для управления всем этим существует раздел администрирования. Через него можно добавлять новых пользователей и домены, просматривать сообщения и состояния служб, выполнять импорт данных, посылать запросы в поддержку на обслуживание и смотреть обучающие видеоролики.

Внутри одной компании вполне вероятно разделение коллектива по принципу схожести выполняемых задач или направления работы. В виртуальном пространстве Office 365 это можно определить через создание групп разной направленности, которые объединят людей с одним вектором деятельности и прав. В группе можно хранить и создавать файлы, отслеживать их изменение. Через OneNote можно создавать заметки в записной книжке группы. Функционал OneNote видится не самым удобным методом ведения переписки, но другой альтернативы, к сожалению, для групп пока нет. Все общение лучше проводить в Yammer или через Skype. Создать простую запись на стене группы и прикрепить к ней необходимые материалы (аналогично социальным сетям) на данный момент нельзя. Группа может быть открытая и закрытая. Первый тип доступен для вступления и просмотра всем, второй - только для участников. Есть статус владельца, а есть - простого участника. Группы - еще один способ дать доступ к чему-либо только для конкретного списка людей.

Группы, в которых состоит пользователь, отображаются в подписках SharePoint. Есть несколько типов групп, описания которых приведены непосредственно при их выборе:

  • группы Office 365;
  • списки рассылки;
  • группы безопасности;
  • группы безопасности, поддерживающие почту.
  • Для добавляемых через панель администрирования пользователей есть три типа ролей:

  • обычный пользователь, лишенный любых административных прав;
  • глобальный администратор, имеющий все возможные права управления;
  • настраиваемый администратор - управление только в рамках выделенных для него аспектов Office 365.
  • Завершая знакомство с Office 365

    Даже трех частей обзора оказалось мало, чтобы подробно поговорить о всех возможностях Microsoft Office 365 Business Premium, месячная подписка на который стоит 781 рубль за одного пользователя. Вот, например, еще один пункт в "офисе" - это Dynamics 365. О нем можно рассказывать долго, но это уже несколько другая тема. Это целый мир приложений для вашего бизнеса. CRM, ERP, оценка, маркетинг, продажи, обслуживание, аналитика, документы, интеграция, координация - выбирайте и платите только за то, что нужно именно в вашей работе. Попробовать можно бесплатно. Dynamics 365 - это магазин приложений, в котором можно найти решения под весьма специфические задачи. Присутствует интеграция Microsoft Dynamics 365 с уже имеющимися приложениями Office 365, и набор доступных элементов все растет и растет, совершенствуясь изо дня в день. Помимо этого есть еще магазин Office, в котором можно приобрести надстройки, модернизирующие уже имеющиеся приложения, а также другие утилиты, распределенные по множеству категорий для удобства выбора: взаимодействие с персоналом, оформление сайта, финансовый менеджмент и другие. Некоторые из них можно скачать бесплатно, некоторые подразумевают помесячную подписку, а другие - единоразовую оплату.

    Yammer представляет собой аналог социальной сети и имеет все необходимые инструменты для удобной коммуникации. Planner - узкоспециализированное средство для создания плана проекта из имеющихся задач. Sway отлично подойдет для сбора презентации из веб-данных, получаемых по ссылкам. Если же все ресурсы для презентации есть на компьютере, то можно воспользоваться PowerPoint. PowerApps - служба создания приложений. Flow - средство создания бизнес-процессов, имеющее уже готовые шаблоны, которые можно использовать для автоматизации каких-либо действий. Delve покажет все документы других пользователей Office 365, к которым вы имеете доступ. А теперь давайте немного конкретизируем, чтобы было понятно. Приложения, которые можно инсталлировать на компьютер Windows\Mac или мобильные устройства Apple и Android, следующие:

  • Word;
  • Excel;
  • PowerPoint;
  • OneNote;
  • Outlook;
  • Skype для бизнеса;
  • OneDrive;
  • Publisher (только для компьютера).
  • Эти приложения дублируются своими онлайн-аналогами, доступ к которым можно получить через Интернет. Еще в Microsoft Office 365 Business Premium дается место в облаке OneDrive (1 ТБ) и по 500 МБ на каждого нового пользователя. Вот перечень служб для совместной работы, входящих в состав подписки Microsoft Office 365 Business Premium:

  • Yammer;
  • Календарь;
  • SharePoint;
  • Planner;
  • Задачи;
  • Delve;
  • Sway;
  • PowerApps;
  • Flow.
  • В процессе использования Office 365 может несколько путать и напрягать дублированность функционала. К примеру, несколько лент новостей. Или создание событий не из календаря. Или задачи, которые можно делать в Outlook. Целесообразность этого не всегда понятна, и легко запутаться с непривычки. Не говоря уже о том, когда есть несколько учетных записей электронной почты, с каждой из которых можно войти в "офис". Все это требует некоторого времени для привыкания. Но после это будет играть только на руку, сокращая время выполнения действий. Microsoft Office 365 Business Premium имеет слишком много приложений и веб-функционала, чтобы быть таким понятным, каким бы его хотел видеть любой пользователь. Но, учитывая все количество возможностей, которое он в себя впитал, выполнено и организовано в целом все весьма неплохо и доступно для успешного освоения и использования любым человеком.


    Ссылки по теме:

    Автор статьи: Егор Уланов


    Рубрики статей
    Все статьи
    Аналитика
    Программы
    Игры
    Интернет
    Авторские права
    Интервью
    События в мире ПО
    Рассылки
    Новости мира ПО
    Статьи: Мир ПО
    Статьи: Программы
    Статьи: Игры
    Архив выпусков
      «   Июль 2018   »  
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
          1
    2345678
    9101112131415
    16171819202122
    23242526272829
    3031     
    Поиск в архиве

    Логин / пароль:
    запомнить




    Наши партнеры:

     САПР и графика



    Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


    Rambler's
Top100 Rambler's Top100

    Разработка компании «Битрикс»
    Разработано
    «Битрикс»


    Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»