На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
Акция в Softkey: до 31 августа скидка 30% на Movavi Video Suite!

"Архив документов": контроль, порядок, систематизация

27.12.2016 / Программы / Екатерина Сергеева

Представляем вам программу для систематизации учета, хранения, контроля по срокам и обеспечения гибкого доступа к любым документам. "Архив документов" поддерживает как бумажный, так и электронный документооборот. Многопользовательский доступ, гибкое управление ролями пользователей, история изменений, настраиваемый русскоязычный интерфейс - все это и многое другое в "Архиве документов" от компании "Простой софт". Наличие всего необходимого для управления и работы с документами за приемлемую цену можно найти в данном продукте.

Работа с документами является если не самым увлекательным процессом, то как минимум одним из самых необходимых в наше время. Документами сопровождаются практически любая деятельность и денежные операции, отпуск со склада и доставка новых материалов, поручительство и передача наследства. Иметь порядок в документах - значит, иметь порядок в делах. Для их организации и упорядочивания выпущено великое множество программных средств. Насколько продукт "Архив документов" от компании "Простой софт" отличается от общей массы, мы и рассмотрим в данном обзоре.

И уже с первого взгляда на эту программу становится понятно, что ничем она особо не отличается: мы видим давно известный и всем знакомый принцип организации данных в виде таблиц, а также совершенно стандартный интерфейс тусклых цветов старого Windows. Но надо понимать, что само по себе это не есть недостаток, а в некоторых случаях еще и преимущество. Лично мной не было замечено ничего такого, что бы не встречалось во многих других программных средствах подобного плана, поэтому лишь кратко коснемся основных моментов.

В качестве преимуществ программы приводятся гибкость структуры данных, заключающаяся в возможности добавлять таблицы и поля, сортировка по любому полю, фильтры, вычисляемые поля, генерация документов по шаблонам, отчеты и ведение истории. Но под преимуществами обычно понимаются такие характеристики, которые не присущи большинству представителей данной отрасли. Однако этого нельзя сказать о перечисленных выше возможностях. На сегодня это не преимущества, а обыденный набор функций, присущий каждому приложению такого рода и без которого сегодня уже не мыслима качественная и быстрая работа.

Итак, данные организованы в таблицах, где в полях можно видеть всю подробную информацию о свойствах документа. Регулируется, какие поля будут показаны в данной таблице. Также можно добавлять новые поля. В целом доступны все действия, характерные для СУБД SQL или Access. Можно вручную вводить sql-запросы. Вся основная информация базы данных представлена на вкладках, которые тоже настраиваются. На каждой вкладке демонстрируются связанные между собой таблицы - главная и подчиненная. Со списком "Сотрудники" может быть связана таблица с фотоснимками, с перечнем документов можно связать таблицу с актами выдачи и так далее.

Многопользовательский режим доступа к "Архиву документов" подразумевает то, что у каждого пользователя программы будут свои полномочия и права. Задать ограничения можно путем назначения роли и ограничения по полям. Роль подразумевает собой набор возможных для пользователя полномочий и настроек. В "Архиве документов" изначально три роли:

  • Администратор - по умолчанию может делать все.
  • Пользователь - может работать с данными, добавлять новые и изменять персональные настройки. Запрещены глобальные операции с базой данных, изменение общих параметров программы.
  • Гость - разрешен просмотр сведений во всех таблицах на основных вкладках.
  • Разрешено создание новых ролей. Чтобы найти, где это возможно, пришлось обратиться к справочному руководству. Помимо этого можно задавать индивидуальные ограничения по полям таблиц.

    Что касается дружественности программы, то тут можно отметить настраиваемый интерфейс, но не в плане внешнего облика, а в плане наполнения: выводимых полей, вкладок, свойств таблиц. Данные, помимо табличного представления, еще отображаются в виде деревьев, что удобно для фильтрации по какому-либо конкретному значению. Стандартная панель инструментов имеет иконки для добавления, редактирования и удаления записей, фильтрации, добавления нового поля, экспорта, перехода по записям и других действий. Их настолько много, что пиктограммы очень мелкие и трудноразличимые по первому времени работы с "Архивом документов". Помогут распознать их всплывающие при наведении курсора подсказки.

    Конечно, если начинать использование программы не с нуля, то следует применить функцию импорта для внесения в нее данных. Импорт допускается из файлов Excel и CSV с дальнейшей настройкой соответствия полей. Но, конечно, можно и вручную. В "Архиве документов" поддерживаются фильтры, причем по всем операторам языка SQL. В "Истории выдачи" показывается кому выдан документ и когда должен быть возвращен, так что теперь будет известно, у кого находятся бумаги при их исчезновении.

    Поле может быть текстовым, числовым (включая дробные значения), логическим (Да/Нет), содержать дату/время, картинку или файл. Поле можно сделать вычисляемым, введя в него формулу. Таким образом, через создание полей можно удовлетворить все возникающие при работе с документами потребности. Если по каким-то полям можно подвести итоги (например, посчитать общую сумму), то они будут автоматически подведены. Данные в таблицах можно связывать друг с другом, указывая, по какому именно полю. Настройки поля можно копировать, чтобы потом быстро использовать для другого поля.

    Групповое обновление изменяет/удаляет записи выбранной таблицы, удовлетворяющие определенным условиям. Скажем, когда нужно удалить всю информацию об операциях, проведенных с клиентом, который ушел с рынка, то удобно применить групповое удаление всех записей, в которых прописано имя этого клиента.

    Со временем в базе данных может накапливаться мусор в виде записей, не несущих смысловой нагрузки. В частности, в их поиске и удалении поможет функция "Поиск дублей", которая в таблице будет проводить сравнение записей по выбранным полям. После завершения поиска вы можете самостоятельно проверить, что было найдено, чтобы не допустить случайного удаления все еще нужных сведений.

    В истории изменений фиксируются все действия, произведенные в базе данных. Так что ни одно изменение не пройдет незамеченным. "Архив документов" может сжать базу данных, создать резервную копию и восстановить из нее. Создавайте отчеты по интересующим полям или используйте уже готовые. В общем, все необходимые решения для взаимодействия с базой данных имеются в наличии.

    30 дней пробного режима полнофункциональной версии продукта и демонстрационная база данных помогут опробовать "Архив документов" непосредственно перед покупкой. Цену не назвать ни завышенной, ни заниженной. Все вполне в допустимых рамках рыночной стоимости подобных продуктов. Есть следующие варианты приобретения:

  • Редакция "Базовая" на 1 рабочее место - 3000 рублей.
  • Редакция "Стандарт" на 3 рабочих места - 8000 рублей.
  • Редакция "Бизнес" на 5 рабочих мест - 12 000 рублей.
  • Редакция "ПРО" на 10 рабочих мест - 20 000 рублей.
  • Редакция "ВИП" сетевая без ограничений - 39 900 рублей.
  • Работа в программе относительно понятна и ясна. Если что - прекрасно поможет справка, которая есть как в локальном, так и в онлайн-формате. В общем и целом, при всей полноте и эффективности предлагаемых инструментов, "Архив документов" мало чем отличается от других представителей данной сферы рынка программного обеспечения, а потому при выборе продукта для хранения, каталогизации и документооборота лучше ориентироваться по цене, сравнивая ее со стоимостью альтернативных вариантов. Техническая поддержка осуществляется по электронной почте support@simple-soft.ru или через заполнение формы обратной связи на сайте. Возможно, вы найдете ответ на свой вопрос или решение проблемы на форуме. Ответы на часто задаваемые вопросы есть в документации к программе.

    Системные требования:

  • операционная система Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/2008/Vista/7 и выше;
  • процессор Intel Pentium II 400 МГц и выше;
  • оперативная память 128 МБ и выше;
  • свободное пространство на жестком диске от 12 МБ и для хранения резервных копий базы данных;
  • SVGA-дисплей.

  • Программы в каталоге Softkey.ru:

    Ссылки по теме:

    Автор статьи: Екатерина Сергеева


    Рубрики статей
    Все статьи
    Аналитика
    Программы
    Игры
    Интернет
    Авторские права
    Интервью
    События в мире ПО
    Рассылки
    Новости мира ПО
    Статьи: Мир ПО
    Статьи: Программы
    Статьи: Игры
    Архив выпусков
      «   Август 2017   »  
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
     123456
    78910111213
    14151617181920
    21222324252627
    28293031   
    Поиск в архиве

    Логин / пароль:
    запомнить




    Наши партнеры:

     САПР и графика



    Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


    Rambler's
Top100 Rambler's Top100

    Разработка компании «Битрикс»
    Разработано
    «Битрикс»


    Copyright © 2001-2017 ЗАО «Софткей»