На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

HipChat: средство организации работы команды

07.02.2017 / Программы / Егор Уланов

HipChat - это не приложение, а целая система, призванная на то, чтобы сделать возможной работу коллектива в едином виртуальном пространстве. Создавайте тематические комнаты и приглашайте туда нужных людей, чтобы общаться и обмениваться с ними файлами. Широкий набор интеграций добавляет инструментарий для взаимодействия между пользователями и разными сервисами, позволяет осуществлять лучший контроль и организацию рабочих процессов. Использовать сервис HipChat можно как через веб-интерфейс, так и с помощью приложений для устройств и компьютеров. При этом значительная часть функционала HipChat доступна в его бесплатном плане Basic, в котором может работать неограниченное число сотрудников.

Компьютеризация

Если какая-то деятельность в наше время не использует компьютеры, то последние как минимум применяются для управления и учета такой деятельности. Однако одно только наличие компьютера не означает, что работа, ведущаяся в коллективе, оптимизирована максимально. Компьютер - это всего лишь платформа, на которой и происходит автоматизация, и нужно понимать, в каком направлении двигаться. Одно из таких направлений представляет компания Atlassian, предлагая нам свою разработку под названием HipChat.

Немного о разработчике

Начало деятельности Atlassian было положено в 2002 году, в Австралии. Наиболее сейчас известным ее продуктом является JIRA, который был и самым первым. Разработки этой компании применяются во всех сферах и помогают отпустить на полную мощь потенциал любой команды. В случае возникновения проблем или вопросов обращайтесь в службу технической поддержки компании.

Кому будет полезен HipChat

Давайте ненадолго погрузимся в старую структуру офисной корпоративной работы. Для тех, кто не понимает, что это такое, - немного поясним. Это когда задачи руководители ставят подчиненным в устной форме. Когда общение между коллегами, находящимися в разных кабинетах\зданиях\городах, происходит по телефону. Когда передача документов и файлов происходит по электронной почте, в которой скапливается огромное количество писем. Или, что еще хуже, с помощью флешки. Когда для обсуждения какого-то вопроса приходится каждый раз всем находить свободное помещение и располагаться там. Когда для того, чтобы собрать всех и показать что-то на своем компьютере, нужно сначала разослать приглашения по e-mail или обзвонить, а потом согласовывать время, когда всем будет удобно (соответственно, если кого-то нет в офисе по любым причинам, демонстрация откладывается до его прибытия). Ко всему этому еще добавляются дополнительные неудобства, связанные с тем, что нет единого журнала действий и переговоров. А это отражается на качестве контроля и добросовестности выполнения заданий. В итоге при каком-то нарушении сроков или ошибке один говорит одно, второй - другое и нельзя выявить виновного, а что еще важнее - причину возникновения этой ошибки.

Последствием такой организации рабочего процесса является невысокая по современным меркам производительность отделов, дыры в вопросах их взаимодействия, постоянные задержки в выполнении задач и перманентный завал по работе всех сотрудников, начиная от руководителей и заканчивая уборщиками. Если вам знакомы такие ситуации, их последствия или по какому-то пункту вы узнали свою компанию, то обратите внимание на HipChat. Чем постоянно черпать воду из лодки, которая тонет ввиду пробоя днища, лучше позаботиться о том, чтобы заделать эту дыру. И у компании Atlassian есть материал для такого ремонта.

Почему мы в начале прошлого абзаца употребили по отношению к такому взаимодействия слово "старый"? Потому что благодаря такому программному обеспечению, как HiChat, все это уходит в прошлое - на радость сотрудникам, с чьих плеч забирается груз работы, связанный с надежной передачей информации. А еще на радость тем руководителям, кто заинтересован в повышении эффективности своих работников (то есть всем).

Как все организовано и с чего начать

Как уже было сказано, HipChat - это не только и даже не столько какое-то программное обеспечение, которое устанавливается на компьютерах в компании. Поэтому начинается все не с инсталляции, а регистрации на ресурсе HipChat. Это не потребует долгого заполнения полей - всего лишь указывается, что вы хотите сделать (создать новую компанию или присоединиться к уже существующей), полное имя и рабочий электронный адрес. Компания - это как бы и есть то единое информационное поле, где вы и ваши коллеги будете работать. Далее напишите ее имя. Именно оно будет в строке адреса, где с помощью веб-приложения можно будет осуществлять общение с коллегами. После этого введите e-mail тех, кого вы хотите пригласить. В качестве завершающего шага нужно будет задать пароль. О всех шагах регистрации система будет оповещать по электронному адресу.

HipChat можно пользоваться как в веб-интерфейсе, так и через приложение, которое предлагается для платформ Windows, Mac, Android, Linux, iPhone\iPad. То есть, как можно видеть, использование HipChat возможно не только на компьютере, но и на мобильном устройстве. Это значит, что ваши коллеги смогут быть не просто на связи, а в рабочем процессе в любое время и в любом месте (где можно подключиться к Интернету). Это делает фирму мобильной, поскольку в данном случае мобильность целого обеспечивается мобильностью его составляющих. HipChat будет полезен всем тем организациям, кто имеет выездных и удаленных сотрудников.

У всех тех, кто получил приглашения и зарегистрировался с устройства, будет определен его тип, и сразу после процедуры регистрации будет предложено скачать соответствующее приложение. Внешне в приложении для Windows все выглядит как на сайте в веб-интерфейсе. Мы коснемся нескольких программ: как для компьютера на Windows и веб-варианта, так и для мобильного устройства Android.

Что такое комнаты

В ожидании присоединения приглашенных можно (и даже нужно) создать комнату. Комната в HipChat - это виртуальное пространство, в котором происходит общение, обмен файлами и ссылками. Создать комнату - значит, снять необходимость искать помещение для проведения собрания по поводу какого-то вопроса, ведь можно собраться в виртуальном пространстве без потери эффективности, а возможно, даже с прибавкой в ней! Как и в реальности, комнаты здесь бывают двух видов: запертые на ключ и открытые для входа всех. В первом случае допуск в комнату осуществляется по приглашениям. Задайте тему для обсуждения, напишите первое сообщение, прикрепите файлы и добавьте ссылки. Если файл графический, то он будет отображен сразу же. Пригласите вручную нужных людей подключиться к вам - им поступят соответствующие уведомления. Комнаты могут распределяться по совершенно произвольным параметрам: по тематике, приглашенным участникам, по отделам или конкретным задачам.

В комнате показывается зеленым или красным кружком, какие пользователи сейчас онлайн, а какие вне сети. Можно удалять людей из беседы, приглашать новых, переименовывать ее и менять настройку доступа. В общем, все необходимое для ведения конструктивных бесед присутствует.

Общение в комнате

Все выглядит как в любом групповом чате: есть общая лента, куда попадают после отправки все сообщения, выстраиваясь по времени отправления. Снизу - поле для ввода текста. В сообщение можно вложить файл любого формата, что снимает любые ограничения на спектр обсуждаемых вопросов. Тег @here означает уведомление о сообщении только тех, кто доступен в данный момент (то есть находится на сайте или в программе). Статусы всех участников можно видеть возле их имени. Если нужно уведомить каждого участника беседы, то используйте конструкцию @all.

В программе для Android также можно создавать беседы и присоединяться к уже существующим. Когда приходит приглашение или сообщение в чат, то на устройстве будет проигран соответствующий уведомлению звук. Также уведомление в приложении приходит по умолчанию, когда кто-то целенаправленно упоминает вас в чате. Упоминание производится путем клика на имени нужного человека, после чего в поле для ввода текста появляется @имя_сотрудника_в_системе.

Уведомления можно отключить в настройках. Если просто происходит переписка в комнате, то об этом, к счастью, по умолчанию уведомления не приходят, иначе бы это заполонило устройство в случае активной беседы. По поводу настроек извещений для комнат: можно использовать стандартные, а можно для каждой настроить таковые отдельно. К слову, в браузере тоже можно разрешить уведомления для HipChat.

Видеозвонок

В беседе можно создать видеозвонок. Вообще, все, что есть в HipChat, будет отображено в комнате, то есть в ленте диалога. Там будут показаны добавленные ссылки и файлы, там расширения показывают результаты выполнения операций. Все действительно в одном месте. Но вернемся к видеозвонкам. Участники, видя, что в диалоге создан звонок, могут присоединиться к нему, создавая тем самым что-то подобное skype-конференции. А могут и пропустить его, продолжая общаться текстовыми посланиями далее в чат-режиме.

В видеозвонке доступно отключение видео или звука, есть функционал поднятия руки, который задействуется, когда кому-то нужно взять слово (проводится касание соответствующей пиктограммы, и все участники видеозвонка видят, что человек хочет что-то сказать). Нажатием всего одной иконки можно предоставить доступ к своему рабочему столу и продемонстрировать что-то зрителям на своем компьютере. Но для этого нужно будет установить в браузер специальное расширение HipChat. Если его нет, то сразу же появится окошко с предложением его добавить: дело займет несколько секунд и вот все уже видят прямую трансляцию с вашего экрана.

Звонок создается как сущность, отдельно живущая в диалоге, даже независимо от своего создателя. Упоминание о нем останется в чате, даже если от звонка все отсоединились, включая его инициатора. Чтобы заново подключиться к нему, нужно просто кликнуть по ссылке. Надо сказать, что видеозвонок идет из браузера и при переходе по ссылке приложение для Android открывает страницу в браузере для подключения. Windows-приложение откроет звонок в своем, но отдельном окне.

Интеграции

HipChat поддерживает интеграцию с множеством сайтов и инструментов. На данный момент предлагается больше 185 различных сервисов, с которыми возможна интеграция. Если вдруг не нашли нужный вам - дайте знать разработчикам HipChat, и, возможно, вскоре это появится. Хотите предложить свою собственную, уже готовую интеграцию для HipChat? Переходите сюда. Можно создавать собственные интеграции непосредственно в HipChat, указывая, какая команда в чате вызовет ее и с какого URL ей нужно будет брать информацию для вывода.

Есть среди интеграций не только связующие звенья с внешними сервисами, но и расширяющее собственные способности HipChat. Например, To-Do Bot - это средство создания и назначения задач прямо в диалоге комнаты. После его добавления можно создавать задачи, назначать им приоритет и описания, ставить срок выполнения и определять ответственного. Впоследствии все задачи данной комнаты можно будет увидеть в правой колонке (как и результаты работы других расширений, файлы, ссылки). Но какого-то отдельного раздела под задачи в HipChat, где выводились бы напоминания о сроках, где можно было просмотреть, кто, как и когда работал над задачами, - такого нет. Функционал задач, который предоставляет расширение To-Do, пока очень ограничен, но, возможно, будет развиваться. Можно сказать даже "должен развиваться", так как задачи нужны при ведении практически любой деятельности. Есть и недостатки: с приложения для Android не удалось найти, как назначать задачи.

Есть среди интеграций и средство, которое можно охарактеризовать как "зачаток отчетов". Это расширение Standup. Оно позволяет выводить в комнату сведения о том, что вы делали вчера и чем занимаетесь сегодня. Создается такой отчет путем простого ввода текста в соответствующие строки: вручную пишется, что я делаю сегодня и что я делал вчера. Может возникнуть вопрос: почему бы просто не писать обычным текстом такие отчеты и не скидывать в общий чат комнаты? Вопрос резонный, но, отвечая на него, мы выведем основное назначение использования Standup. Заключается оно в том, что такие сообщения выделяются в общей куче сообщений, которые могут быть в ленте. Они выделяются как при просмотре всех сообщений чисто зрительно, так и путем выбора категории Standup в правой колонке, после чего в основном окне будут показаны только отчеты. Точно так же можно перейти к просмотру файлов, ссылок и данных с других интеграций, которые есть в этой комнате. Не хватает разделения доступа к отчетам, так как к такого рода данным допуск всех участников комнаты иногда может быть нежелателен. Но HipChat не оставляет иной возможности работать с доступом (к великому сожалению).

Заслуживает внимания расширение Meekan. Оно устанавливает связь с календарем Google, календарем Office 365 или с таковым в iCloud. После того как Meekan получит соответствующие разрешения и подтверждения, он становится помощником вашей команды, причем почти живым - к нему можно обращаться напрямую через чат, по имени. Например, так: meekan we want to meet tomorrow. После этого он заглянет в календари и выведет наиболее оптимальное время для встречи, ориентируясь на занятость всех участников.

О всех добавляемых в комнату интеграциях будет сообщаться в диалоге, поэтому о них известно будет всем. В общем, расширений много, как и возможностей, к которым они открывают доступ. Например, загружайте документы из Google Drive и работайте с ними прямо в HipChat.

Экспорт, настройки, интерфейс

Интерфейс приложений HipChat похож на таковой для сайтов, и в принципе его можно назвать простым. Но иногда что-то приходилось и поискать, пусть и не очень долго.

Данные из HipChat можно экспортировать в zip-архив. Он будет содержать список пользователей и комнат, историю сообщений для каждой комнаты, включая ссылки на загруженные файлы (но не сами файлы). Но в архиве не будет истории личной переписки и файлов, которыми обменивались один на один пользователи.

Настройки HipChat содержат в себе разрешения на создание комнат, на удаление истории сообщений, на редактирование интеграций комнаты. Определение уполномоченных на это групп идет выбором между администраторами и всеми пользователями.

HipChat - корпоративный портал?

Нельзя сказать, что функции и возможности, предоставляемые HipChat, являются чем-то новым на рынке программного обеспечения для коллективного взаимодействия. Уже давно используются корпоративные порталы, которые объединяют всех сотрудников по самым разным направлениям, являясь социальными сетями в рамках одного предприятия. В корпоративных порталах можно организовать автоматизацию рабочих процессов, ставить задачи, проводить контроль их выполнения, выполнять множество других полезных действий, включая даже подключение к работе людей, не входящих в состав фирмы.

Конечно, функционал HipChat все же недостаточен для того, чтобы признать его полноценным корпоративным порталом. Это если сравнивать с другими предложениями на рынке, такими как Bitrix, например. Но зато и стоимость HipChat значительно ниже. С другими решениями различного характера для управления компанией можно познакомиться здесь. В целом же HipChat - это неплохое средство создания единого рабочего пространства для вашей команды, в котором можно объединить все ссылки, документы и данные. В нем есть инструменты, которые нужны для выполнения задач. Есть простые средства, дополняющие эту среду в плане организации работы, такие как отчеты. Минусом является отсутствие гибкой возможности разделения прав доступа.

Может встать важный вопрос выбора между HipChat и другими решениями в этой сфере. Здесь следует провести анализ, в котором основную роль играют три элемента: ваши потребности, предлагаемый в этих решениях функционал и стоимость. Нужен ли вам мощный корпортал или функциональности HipChat будет вполне достаточно? Сравнительный анализ ваших потребностей, предлагаемых возможностей относительно цены выведет вас к правильному выбору.

Тарифные планы и стоимость

Надо сказать, что групповой чат, как и показ своего экрана, доступен только в тарифном плане HipChat Plus. Основной тарифный план (Basic) является бесплатным. Вы можете использовать его совершенно свободно, как и приложения для компьютеров и устройств, которые скачиваются без оплаты. Это более чем щедрое предложение, потому что даже HipChat Basic способен улучшить функционирование компании, которая не использовала ранее ничего подобного в своей деятельности. Еще два ограничения, которых нет в плане Plus, - это хранение и управление историей сообщений, а также предоставляемое место для файлов: для Basic выделяется всего 5 ГБ.

Наличие бесплатного плана гораздо лучше, чем просто пробная версия, действующая в течение ограниченного периода времени. Можно прямо сейчас зарегистрироваться, скачать приложения, пригласить своих коллег и начать работу. Первые 30 дней будут доступны все функции HipChat Plus даже без оплаты. После завершения этого периода если вы не захотите оставаться на плане Plus, то будете автоматически переведены на бесплатный Basic. Чтобы этого не произошло - приобретайте HipChat в онлайн-супермаркете Softkey.

Резюмируем

Очень быстрая и простая регистрация, моментальное приглашение других участников - внедрение функционала HipChat не потребует привлечения сторонних специалистов и произойдет очень быстро. Как и обучение сотрудников обращению с этим функционалом. А это огромный плюс, поскольку многие боятся внедрять что-то новое именно ввиду опасения дальнейших сложностей инсталляции в реальный и конкретный рабочий процесс фирмы. С HipChat такого не будет, даже несмотря на то, что идет он на английском языке. Чтобы сэкономить время на формирование вашей команды в этой системе коллективного взаимодействия, используйте групповую рассылку приглашений, отсылая за раз столько "инвайтов", сколько потребуется.

Программа размещается в системном трее и выдает уведомления при каких-либо событиях, требующих реакции. Присутствует все необходимое для группового чата и обмена файлами. Можно подключить расширения и обрабатывать документы прямо в HipChat. Есть функционал групповых видеозвонков.

Разносторонность интеграций вообще мало чем ограничена, и они серьезно расширяют функциональность и полезность HipChat за счет добавления в него всевозможных служб, сервисов и интернет-ресурсов, которые могут предоставлять информацию прямо в комнату. Установка расширений происходит очень просто и быстро, все описания интеграций приведены под их названиями. Но все-таки расширения, которые делают робкую попытку дополнить HipChat до корпоративного портала, по большей части весьма примитивны.

Наверняка в вашей команде уже используются какие-то сервисы, сайты, службы. Объедините их с HipChat и увеличьте эффективность работы. Можно объединиться с Twitter или Facebook: выбирайте страницы и комнату, куда будут попадать записи. Интегрировать довольно просто, нужно только установить расширение, что происходит довольно быстро. Расширения дают возможность вести работу в одном месте, не отказываясь от ранее используемых инструментов. Просто интегрируйте их в HipChat и работайте из комнаты.

HipChat - это единое информационное рабочее пространство, в которое направлены деятельные вектора всех сотрудников, а потому происходит наиболее эффективный обмен данными и новостями, без временных и информационных потерь, которые случаются, когда работа протекает в разных сервисах, программах или сайтах. Практика показывает, что когда все инструменты сосредоточены в одном месте, то это не только повышает производительность всех вместе и отдельно каждого работника, но также снижает число ошибок ввиду человеческого фактора (забывчивость, невнимательность и т. п.).

HipChat может быть использован как на компьютерах (есть приложения для Windows и Mac, а также веб-интерфейс), так и с различных устройств. Но приложение для Adnroid не предоставляет полноценного и удобного доступа ко всей информации комнат, в частности - к тому, что создается путем расширений. С помощью приложения Android вы получите лишь базовую функциональность. Однако его все равно уже скачали более 500 тысяч человек (средняя оценка - 3,9 из 5).

Не хватает более динамичной синхронизации приложения с веб-интерфейсом. Когда в последнем просматриваешь и отвечаешь на сообщения в чате, то в приложении все равно будут висеть новые сообщения, о количестве которых уведомляет цифра над иконкой. Соответственно, и сайт не обновляется автоматически: если вы прочитали новое сообщение в комнате через iPhone, то на открытом сайте все равно будет стоять единичка напротив комнаты. Неповоротливостью сказывается то, что комнаты в HipChat являются минимальной определяющей единицей в плане задания прав доступа. Это есть недостаток данной системы, и хотелось бы видеть более гибкий инструментарий в данном контексте.

Что касаемо безопасности: в компании Atlassian утверждают, что безопасность и конфиденциальность ваших данных - приоритет номер один для них. Поэтому они основательно заботятся о том, чтобы ваши переписки и файлы не были доступны никому, кроме членов вашей команды, к которым сотрудники Atlassian себя не относят. Все общение осуществляется через защищенное SSL-соединение.

В целом в HipChat видится большой потенциал для роста в полноценный корпортал. Сейчас же пока это немного более расширенное средство общения и обмена данными. HipChat удобен, невысок в цене, интуитивно понятен, но пока ограничен в возможностях. Предлагаемые многочисленные и разнообразные интеграции помогут расширить функциональность, но пока многие из них представляют собой лишь достаточно простые аккумуляторы данных из разных источников, фильтры и каталогизаторы данных.

Учитывая все вышесказанное, можно порекомендовать опробовать использование HipChat небольшим компаниям, которые не оперируют какими-то огромными массивами данных, а больше акцентируются на личном взаимодействии сотрудников между собой без необходимости четкого и сложного разделения по иерархическому признаку. Начать использовать бесплатно HipChat и посмотреть, что он собой представляет, однозначно стоит. Переходить ли на платную версию - тут уже надо думать и рассматривать альтернативы, которые есть (в том числе и бесплатные тоже). Возможно, для вас будет достаточно и функций, которые предоставляются в версии HipChat Basic.


Ссылки по теме:

Автор статьи: Егор Уланов


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Июль 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
      1
2345678
9101112131415
16171819202122
23242526272829
3031     
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»