На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
PROMT Professional 12 IT и телекоммуникации со скидкой 55%!

WinHotel Pro: учет бронирования, оплаты и проживания в гостинице

08.08.2017 / Программы / Екатерина Сергеева

Программа предназначена для автоматизации работы администратора отеля или любого другого места, предоставляющего услуги проживания. Программа работает на базе справочников, отличается удобным наглядным визуальным представлением базы номеров и заявок клиентов на них. В WinHotel Pro 1.8 можно вести учет дополнительных услуг, автоматически включая их в стоимость. Разграничиваются права доступа к программе, есть отчеты и дизайнер отчетов.

Гостиничный бизнес присутствует во всех странах мира и почти в каждом городе. Около подавляющего большинства лучших мест на Земле есть отель, хостел, санаторий, пансионат, база отдыха или хотя бы аренда комнат. Но везде ли есть легкое и функциональное ПО для управления всем этим? Компания ITProPortal уже сделала кое-что и готова сделать еще, чтобы ответить на этот вопрос положительно.

WinHotel Pro 1.8 требует установки на компьютер перед началом использования. Пройдет она быстро и безболезненно. Дальше хочется сказать про первое впечатление, которое формирует, конечно, внешний вид приложения.

Честно сказать, первый взгляд на WinHotel Pro 1.8 меня не вдохновил. Снова этот вид программ со старым "бухгалтерским" интерфейсом без возможности его сменить. Снова надо изучать работу со скучными базами данных через запросы и выборки. Именно это пришло в голову при первом взгляде на программу. Но на деле все эти унылые опасения не оправдались.

Схема работы гостиницы или подобной ей организации понятна каждому взрослому человеку, а поэтому WinHotel даже не потребует обучения персонала. Достаточно будет знать азы работы с компьютером, и можно просто сесть перед компьютером и сразу начать принимать с его помощью постояльцев. Всем операциям можно научиться на ходу, встречая гостей, получая оплату от них, составляя расписание заездов по бронированиям и т. д.

Вся работа в WinHotel Pro строится по старому, проверенному и надежному, как метод рычага, принципу справочников. Это когда все используемые значения для учета записываются в списки (то есть справочники). Каждый список содержит в себе элементы определенного рода. Здесь хранятся города, здесь - виды оплат, тут - валюты. И при внесении новой записи, скажем, о бронировании, сделать это можно весьма быстро, выбирая нужные значения из справочников. Не понадобится каждый раз все вводить вручную, ведь все что надо уже добавлено. А если нет, можно тут же быстро внести в нужный справочник, не прерывая основной процесс.

Самая главная таблица программы называется "Номерной фонд". В ней, в первом столбце, прописаны все имеющиеся номера для проживания с указанием цены за каждый. В номерном фонде сверху, первой строкой, идут календарные даты. Если номер занят кем-то или забронирован, то это обозначается полоской, длина которой по клеткам соответствует продолжительности планируемого пребывания по дням. Таким образом, администратор сможет сразу соориентировать клиента по наличию свободных номеров и ценам на них, лишь взглянув на номерной фонд.

Если нужно сменить цену за номер, то просто правьте ее прямо в таблице. Если цен несколько, то добавляйте новый тип и прописывайте стоимость каждого номера для этого типа. То есть, допустим, за счет наличия разных типов цен можно организовать разделение стоимости по времени года, что актуально для большинства гостиниц и домов отдыха, где в сезон цены повышаются.

Заявки можно просмотреть и отредактировать отдельно. Для перехода к их перечню нажмите "Заявки" на панели инструментов. Там же располагаются и другие, самые необходимые таблицы: "Клиенты" и "Финансы". В последней ведется учет поступлений. По этим таблицам можно сделать выборку, добавить/исправить/удалить какую-то запись.

При создании новой заявки на проживание количество дней корректируется автоматически, в соответствии с тем, какие даты заезда и выезда поставлены. Верно и обратное: когда мы меняем общее число дней пребывания, это изменение отражается и на дате выезда. Можно вести подсчет в количестве суток или в количестве дней. Денежный расчет также производится автоматом.

Если заведение предоставляет возможность бронировать заранее без оплаты, то через WinHotel Pro можно внести и такой вариант. В номерном фонде такое бронирование не будет выделено красным цветом, чтобы обратить на себя внимание, а это очень жаль.

Цвет вообще зависит от статуса заявки. Здесь по умолчанию справочник имеет следующие значения: "бронь", "выбыл", "поселен", "резерв". Каждая обладает собственным цветом. Добавляйте новые статусы и назначайте им свои цвета.

Оплата имеет высокий приоритет, но сделать какую-то отличительную черту для признака ее отсутствия WinHotel Pro не дает. Так что здесь надо надеяться только на внимательность администратора отеля, который должен обращать внимание на вкладку оплаты при просмотре заявки прибывшего клиента.

Но в данной ситуации выход можно увидеть в том, чтобы продублировать те статусы заявки, где возможна отложенная оплата, статусами-близнецами, отличающимися цветом от них.

Отдельно поговорим об отчетах. WinHotel имеет 12 отчетов: график заезда, график выезда, по поступившим гостям, по заехавшим гостям, по питанию, по дате рождения, о проживании гостя, по назначениям, по назначениям по оплатам, по взаиморасчетам, по количеству гостей и отчет "Движение денежных средств".

Отчеты составляются за выбранный период, их можно выгрузить в формате Excel или OpenDocument Calc. WinHotel для каждого отчета имеет печатную форму, которую можно настроить самому. Там же, в дизайнере отчетов, можно сконфигурировать свой отчет, разобравшись в полях, переменных и функциях базы данных. Отчет можно распечатать прямо из программы. Все в принципе хорошо. В этом отношении все в рамках стандартной практики для отчетов.

Не обязательно сразу, поставив WinHotel Pro на компьютер администратора отеля, начинать править все справочники в соответствии со спецификой ваших услуг. Достаточно будет для начала поработать с таблицей номерного фонда, добавив туда те комнаты/номера/койко-места, которые в принципе имеются. А справочники можно отредактировать по ходу.

На общую стоимость влияют вид забронированного номера, продолжительность проживания, тип цен, включенные услуги (среди которых питание) и процент скидки. И все это рассчитывается автоматически, администратору не надо сидеть с калькулятором, достаточно только корректно указывать все значения, и WinHotel сам все подсчитает. Итоговая сумма будет прописана при фиксации в программе внесения денежных средств клиентом. Но эту сумму можно изменить, если, скажем, допускается частичная оплата. Распространена практика, когда при бронировании требуется оплатить минимум одну ночь. И поступление денег за нее возможно учесть в WinHotel.

Доступ к программе регламентируется выставлением прав для разных пользователей. Здесь все чрезвычайно гибко настраивается сразу по двум причинам:

  • Разделение прав доступа идет по ролям. Каждому пользователю программы присваивается определенная роль. Роли и пользователей можно добавлять самостоятельно через справочники.
  • Для любой роли приведены не только все доступные формы, но и отдельные действия по каждой форме. То есть можно кому-то дать добро на добавление новых клиентов, но одновременно запретить их удалять и редактировать.
  • Параметры WinHotel Pro немногочисленны и указывают на то, что программа уже настроена на стандартно принятые во всем мире нормы. Но единственное, что было непонятно, - это поле "Назначение" при добавлении нового бронирования. А справки, где это можно бы было уточнить, нет. Об этом мы еще скажем далее. Не знаю, на что влияет выбор "Назначение 1" или "Назначение 2", наверное, в процессе реальной работы это проясняется.

    Видимо, разработчики посчитали, что их детище настолько понятно и легко в обращении, что было принято решение полностью отказаться от какого бы то ни было справочного материала к программе. Такая самоуверенность, конечно, имеет под собой некоторые основания, однако все же наличие хотя бы небольшого информационного сопровождения не было бы лишним. Либо его могли бы заменить всплывающие при наведении курсора мыши объяснения, которых тоже не видно. Это будет первый и самый заметный недостаток WinHotel Pro 1.8.

    Второе, что явно требует обновления, - это интерфейс. Он просто пышет тленным запахом, навязчиво напоминая своим обликом о прошедших 2000-х.

    WinHotel Pro позаботился и о безопасности данных, добавив в меню пункты выгрузки резервной копии базы данных и восстановления с нее. Но можно бы было позаботиться лучше, интегрировав планировщик, который бы делал это автоматически, лишив администратора необходимости помнить о защите данных.

    В остальном же программа показалась очень удобно организованной и чрезвычайно понятной для освоения. Поэтому для того, чтобы написать про другие ее недостатки, пришлось взять лупу и напрячь воображение. И тогда получилось заметить какие-то маленькие нюансы, которые легко можно устранить в будущих версиях WinHotel Pro. Из того, что посерьезней: не было бы лишним встроить в программу автоматический конвертер валют, который обновлял бы курсы через сайт Центробанка. Сейчас же курс задается вручную.

    Лично я не занимаюсь гостиничным бизнесом, но даже мне программа понравилась. Поэтому вполне вероятно, что люди, занятые в этой сфере, будут просто в восторге. Попробуйте сами.

    Сталкивались ли вы в отпуске с тем, что по приезде свободных номеров нет, хотя вы бронировали заранее? Или когда резервировали один номер, а вам предоставляют другой? Или спрашивают деньги за проживание, хотя вы уже все оплатили по карте через Интернет? Можете быть уверены, что во всех этих гостиницах и отелях не использовали WinHotel Pro.

    В случае возникновения проблем с программой обращайтесь в службу технической поддержки через форму обратной связи. На той же странице можно найти телефон и e-mail. Но самое интересное - еще и ICQ. Также есть форум программы, но он "мертвый".

    WinHotel Pro 1.8 подойдет как для небольших хостелов, так и для огромных гостиниц. Потенциал в нем для этого имеется. Настраиваемые справочники дают освещение заезда гостя со всех сторон. Программа сама рассчитает стоимость проживания в соответствии с пожеланиями гостя.

    При бронировании или заезде учитывается вся необходимая информация. Но и здесь возможны улучшения и доработки. Возможно, в будущем разработчикам стоит рассмотреть внедрение пользовательских полей в программу, причем чтобы они были разного типа. Тогда ее адаптация под любые запросы действительно станет максимальной. Хотя и трудно представить, какие еще поля можно было бы внедрить, так как в принципе вроде как все учтено.

    Программа разработана для самых разных видов домов проживания, сдающих номера в аренду. При этом WinHotel Pro обладает весьма гибкими возможностями для того, чтобы организовать специфику именно вашего отеля/хостела. Достигается это за счет редактирования значений справочников, которых в программе насчитывается 20 штук. Эти справочники, по сути, описывают вашу организацию.

    Если быть внимательным, то можно заметить, что критические замечания скорее связаны с тем, что хотелось бы увидеть в WinHotel Pro в будущих выпусках. Но, конечно, если включить все это в WinHotel Pro, то и цена впоследствии возрастет. На данный же момент стоимость составляет 3600 рублей за одно рабочее место. Именно такой вариант предлагается на Softkey.ru. Можно организовать удаленный доступ к программе других ее пользователей. То есть работать с ней по сети. Скажем, чтобы директор пансионата мог проконтролировать работу администратора, не выходя из дома. Для этого требуется сетевая версия WinHotel Pro, купить которую можно на сайте программы. На три пользователя стоимость составляет 10 800 рублей, на пять - 17 000 рублей.

    Перед покупкой можно опробовать WinHotel Pro бесплатно, скачав его пробную версию. Но это будет L1, то есть локальная версия на одного пользователя. Ограничено количество записей в базе данных.


    Программы в каталоге Softkey.ru:

    Ссылки по теме:

    Автор статьи: Екатерина Сергеева


    Рубрики статей
    Все статьи
    Аналитика
    Программы
    Игры
    Интернет
    Авторские права
    Интервью
    События в мире ПО
    Рассылки
    Новости мира ПО
    Статьи: Мир ПО
    Статьи: Программы
    Статьи: Игры
    Архив выпусков
      «   Август 2017   »  
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
     123456
    78910111213
    14151617181920
    21222324252627
    28293031   
    Поиск в архиве

    Логин / пароль:
    запомнить




    Наши партнеры:

     САПР и графика



    Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


    Rambler's
Top100 Rambler's Top100

    Разработка компании «Битрикс»
    Разработано
    «Битрикс»


    Copyright © 2001-2017 ЗАО «Софткей»