На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Учет оргтехники компании с IT Invent

13.11.2017 / Программы / Дмитрий Разумовский

Учет компьютеров IT Invent

Человеку, ответственному за работу оргтехники в компании, обязательно нужен какой-либо вспомогательный инструмент для учета компьютеров, комплектующих, расходников, программ - нужно хотя бы создать в Excel соответствующую таблицу и заносить в нее все необходимые данные. Но если компьютеров в офисе набирается больше десяти, то учет в таблице становится неудобным: нужно тщательно продумывать логику таблицы, создать в ней несколько листов для разных видов учетных единиц и не забывать вносить в нее необходимые данные. И в таких случаях удобнее пользоваться специализированными программами по учету оборудования компании. Одной из таких программ является IT Invent.

IT Invent не предназначена для учета всего материального имущества компании. Эта программа специально создавалась для учета оборудования именно в офисах, поэтому в ней неудобно будет работать с какими-то станками, машинами и так далее. Продукт поддерживает всего пять видов учетных единиц: оборудование, программы, комплектующие, расходники и инвентарь (сюда входят столы, кресла, одежда и тому подобное). Но зато работу с данными учетными единицами разработчикам удалось наладить довольно неплохо.

Программа предлагает инструменты для работы с базой данных оборудования. Сама база данных может быть двух типов: Microsoft Access (файлы *.mdb) и Microsoft SQL Server.

Начало работы c программой

Установка IT Invent не связана ни с какими сложностями и обычно заканчивается практически сразу после нажатия кнопки "Установить" в диалоговом окне. По умолчанию для учета оборудования используется база данных Microsoft Access.

После установки можно запускать программу и сразу приступать к ее исследованию (или к работе). В программе будет установлена демонстрационная база данных, которую при желании несложно удалить. Но для начала лучше не удалять, а протестировать на ней возможности программы.

После запуска в Windows 10 программа удивила постоянно всплывающим сообщением, что невозможно внести изменения в базу данных и что для этого необходимо запускать программу от имени администратора. Запущенная от имени администратора, IT Invent не выдавала подобного сообщения, но такое поведение программы выглядело неприятным сюрпризом: чтобы просто закрыть ее и перезапустить, необходимо было раз десять нажать на кнопку "ОК" в диалоговом окне. В общем, пользователю придется всегда помнить о данной особенности программы (хотя, возможно, в других системах все будет работать нормально).

Окно редактирования справочников

Чтобы начать работать с программой по ее прямому назначению, то есть учитывать свое ИТ-оборудование, необходимо удалить демонстрационные данные из базы. Но удалятся не все данные. Дело в том, что в базе данных хранится информация только по учетным единицам, а названия компаний, офисы, адреса, местоположения и так далее находятся в справочниках программы и здесь, чтобы удалить ненужные данные, нужно все чистить вручную, удаляя по одной строчке. Возможно, совершая такие действия, пользователь лучше освоит продукт, но не всем такое обучение понравится. Многие бы предпочли вообще чистую программу без всяких демонстрационных данных.

Ввод своих данных нужно начинать со справочников. Здесь необходимо ввести данные о своей компании и о всех других организациях, которые будут иметь отношение к оборудованию, потом данные о филиалах, о местоположении, о сотрудниках, о типах и моделях учетных единиц. Компания - это не место, где находится оборудование, а юридическое лицо, которому оно принадлежит. Филиал - это конкретный офис, здание, магазин, где находится оборудование. Местоположение - это комната, склад, кабинет внутри филиала. Оборудование располагается в местоположении. Типы и модели учетных единиц - это, например, "ноутбук", "принтер", а потом и конкретные модели данных видов техники.

После заполнения справочников можно переходить к заполнению собственно базы данных об оборудовании. Вариантов заполнения данных несколько - ручной способ, заполнение через "Заказы" (больше подходит для оприходования нового оборудования), импорт данных из файла Excel и сканирование сети.

Путем сканирования сети удалось легко добавить компьютеры в базу данных (причем с их серийным номером и прочими подробностями), но добавить программы, установленные на компьютере, не получилось, хотя программа привела весь список таких программ. Причем не удалось даже добавить данные путем копирования информации из списка. Программы (речь идет о платных лицензионных продуктах) пришлось добавлять вручную. То же самое касается и комплектующих - мышек, аудиосистем, клавиатур и так далее.

Работа с учетными единицами

При открытии программы IT Invent в главном окне загружается отчет "Статистика базы данных", в котором по разделам приводится информация о различных учетных единицах - сколько находится на складе, сколько в ремонте, сколько активно, сколько списано и так далее. Щелкнув на любой строке, можно получить подробную информацию по данному пункту (она загрузится в другой вкладке).

Статистика базы данных

По любой учетной единице можно отправить запрос в базу данных, сообщив некоторые сведения, например серийный номер, модель (для оборудования) и так далее, и программа выведет в отдельной вкладке все учетные единицы, которые соответствуют данному запросу. Это удобная функция, если записей в базе много, а надо найти, например, лицензию на Word, посмотреть, за каким местоположением она закреплена.

Учетные единицы можно посмотреть в разных видах - списком, по местоположениям или найти по серийному либо инвентарному номеру. Программа в отдельной вкладке (вкладок может быть множество) откроет информацию в том виде, в каком мы ей укажем.

Каждую учетную единицу можно добавить вручную в базу данных. При этом необходимо заполнить обязательные поля - серийный номер, инвентарный номер, компанию, филиал, местоположение, статус, тип или вид учетной записи (ноутбук, принтер или Adobe Photoshop) и модель (либо версию для программы). Есть и дополнительные поля для каждой учетной единицы, причем дополнительные поля пользователь может формировать и сам. Каждую учетную единицу можно связать с другой учетной единицей, например программу связать с компьютером, на котором она установлена (а можно и не связывать). Можно также указать сотрудника, за которым будет закреплена та или иная учетная единица.

При ручном добавлении учетных единиц всплывает еще один недостаток программы - добавить новый тип устройства, модель (или название программы, версию) в окне добавления учетной единицы нельзя. Если в списке искомого параметра нет, необходимо закрыть окно добавления, перейти в справочники программы, там добавить все, что нужно, а потом уже добавлять учетную единицу. Было бы удобнее, если бы рядом со списком нужных параметров в окне добавления учетной единицы была бы кнопка "Добавить", чтобы можно было дополнить справочник.

Работа с базой данных также подразумевает групповое изменение учетных единиц. Например, можно всем компьютерам продлить (либо сократить) срок службы. Или изменить несколько лицензий сразу. Для этих целей в IT Invent есть специальная функция.

Действия с оборудованием

Любую учетную единицу можно переместить в другое местоположение, передать другой компании, назначить ответственным за нее другого сотрудника и так далее. При отправке оборудования в другой филиал можно воспользоваться функцией "Перемещение" и указывать, каким образом перемещается оборудование, где оно в тот или иной момент находится, в каком состоянии и так далее.

В IT Invent есть функция отправки оборудования в ремонт. При добавлении в базу данных записи о ремонте необходимо в окне указать поломку, фирму, которая будет заниматься ремонтом, дату отправки в ремонт и еще некоторые параметры. После возвращения из ремонта необходимо в том же окне поставить дату и можно также оставить любой комментарий.

Учетом оборудования обычно занимаются сисадмины, которые также и налаживают компьютеры, устанавливают программы, поддерживают работоспособность сетей и так далее. И программа позволяет таким людям составлять себе список задач и работ, то есть в IT Invent встроена функция органайзера. Правда, работать с этой программой как с полноценным органайзером не получится, все-таки основная ее функция - учет оборудования, но сисадмин вполне может вести в ней учет своих действий в отношении оборудования. Это удобно еще и потому, что всегда можно будет посмотреть по истории, что и когда делалось с компьютером, и таким образом можно избавить себя от лишней головной боли. Задачи и работы в IT Invent - это разные типы дел, но чем они принципиально отличаются друг от друга - понять довольно сложно.

Учет любого оборудования требует время от времени проводить инвентаризацию, и в IT Invent есть для этого специальная функция. При инвентаризации необходимо указать место, где она будет проводиться, и потом указывать серийные либо инвентарные номера оборудования, которое есть в наличии. А по поводу ненайденного оборудования можно будет спросить с ответственного за него сотрудника (если был назначен ответственный).

Расписание работы сотрудников

Для удобства работы с оборудованием в IT Invent встроена еще одна функция - модуль "Расписания". Он позволяет в графическом виде вести расписание следующих видов ресурсов: сотрудников, компаний, филиалов, местоположений, учетных единиц, собственного свободного списка ресурсов. То есть здесь можно вести как график работы сотрудников, так и, например, график обслуживания компьютеров.

Информацию из базы данных можно получить при помощи специальной функции "Отчеты". Здесь можно получить в табличном виде (в отдельной вкладке) информацию об оборудовании, закрепленном за конкретным сотрудником, информацию о компаниях, информацию о списанных учетных единицах и так далее. Причем каждый отчет можно настроить еще и под свои требования.

Лицензии и цены

Разработчики IT Invent предлагают пользователям несколько видов лицензий, которые отличаются друг от друга максимально возможным количеством учетных единиц в базе данных.

Бесплатная версия дает возможность ввести в базу данных 200 учетных единиц каждого вида. То есть можно ввести 200 единиц оборудования, 200 единиц программ, 200 единиц комплектующих, 200 расходников и столько же единиц инвентаря. При этом следует учитывать, что 200 единиц оборудования не подразумевают 200 компьютеров, 200 принтеров и так далее. В сумме все виды оборудования не должны быть больше 200 единиц. То есть можно ввести, например, 50 компьютеров, 50 мониторов, 50 ноутбуков и 50 принтеров.

Есть и несколько видов платных лицензий. Лицензия Simple дает возможность учитывать до 500 учетных единиц каждого типа (стоит 16 000 рублей), лицензия Extended - до 1000 (32 000 рублей), лицензия Professional - до 3000 (48 000 рублей), лицензия Premium - до 6000 (72 000 рублей), лицензия Full - неограниченное количество учетных единиц (156 000 рублей).

Модуль "Расписания", в котором можно вести график работы сотрудников, приобретается отдельно, то есть человек может пользоваться максимальной лицензией по учетным единицам и бесплатной лицензией по "Расписаниям". По бесплатной лицензии будет доступно 1 расписание и не более 3 ресурсов в расписании. По лицензии Simple - 5 расписаний и 5 ресурсов (5000 рублей), по лицензии Extended - 10 расписаний и 10 ресурсов (10 000 рублей), по лицензии Professional - 15 расписаний и 15 ресурсов (15 000 рублей), по лицензии Premium - 20 расписаний и 20 ресурсов (20 000 рублей), по лицензии Unlimited - неограниченное число расписаний и ресурсов (30 000 рублей).

При переходе с лицензии низкого уровня на лицензию более высокого уровня необходимо заплатить разницу между лицензиями плюс 25 процентов от разницы.

Выводы

Программа учета ИТ-оборудования IT Invent подойдет как для небольших компаний, у которых в наличии всего с десяток компьютеров в офисе, так и для крупных фирм, имеющих филиалы в разных городах и массу различных дочерних организаций, которым принадлежит то или иное оборудование в офисах. В целом программа дает полноценный инструмент для ведения учета, но в некоторых мелочах она не совсем удобна, хотя к этим неудобствам вполне можно привыкнуть, да и связаны они в основном с запуском программы в работу.


Программы в каталоге Softkey.ru:

Ссылки по теме:

Автор статьи: Дмитрий Разумовский


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Ноябрь 2017   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
27282930   
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2017 ЗАО «Софткей»