На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

"Учет компьютеров" – на самом деле простой софт

07.12.2017 / Программы / Дмитрий Разумовский

"Учет компьютеров" - программа для учета оргтехники, оборудования и других объектов

Чего обычно пользователи ожидают от программы учета оргтехники в офисе? Прежде всего программа должна уметь собирать и хранить полную информацию об аппаратном обеспечении компьютеров и периферийных устройств (принтерах, роутерах и так далее). Далее, программа должна отображать информацию и о всем программном обеспечении компьютеров. Неплохо также давать возможность пользователям формировать различные отчеты по оборудованию. И, наконец, очень удобными бывают различные дополнительные функции: возможность назначать ответственных за оборудование, вести учет ремонтов и апгрейдов, распределять компьютеры по отделам и филиалам, отмечать контактные данные организаций, которые занимаются обслуживанием техники, и так далее. Рассмотрим, как все перечисленные функции работают у героя нашего обзора – программы "Учет компьютеров" (версия 2.614), разработанной отечественной компанией "Простой софт".

Добавление информации о компьютерах в базу данных

Программа "Учет компьютеров" поддерживает два вида баз данных – Microsoft Access и Microsoft SQL.

Добавить информацию в базу данных можно несколькими способами – путем сканирования сети, через запуск файла-скрипта, через импорт данных из существующей таблицы с данными и вручную. Рассмотрим каждый способ отдельно.

При первом запуске программа сразу предложит просканировать локальную сеть. При этом надо указать логин и пароль администратора сети (если необходимо), и больше ничего не требуется. Программа просканирует сеть и выдаст список найденных устройств. А далее начинается самое интересное (или неинтересное). Нужно выделить компьютер и вручную сопоставить найденные данные с полями в таблицах программы, то есть, например, указать, что параметр ComputerName – это имя в локальной сети, а параметр Motherboard – это модель компьютера. Такая ручная работа не может сильно обрадовать. К тому же несколько найденных параметров можно было бы соотнести с полем "Технические характеристики", но программа позволяет это поле использовать только один раз, иначе добавления устройства в базу данных не произойдет. И еще, при автоматическом сканировании программа собирает весьма мало данных – только об аппаратном обеспечении, и то далеко не всё. Так что при использовании первого метода добавления информации в базу данных без ручного корректирования и дополнения не обойтись.

Окно сканирования компьютеров в сети

Второй вариант добавления информации – использование файла-скрипта. В папке с установленной программой есть данный файл, который можно скопировать и запустить на любом компьютере сети. В результате выполнения скрипта будет создан файл с собранной информацией, который потом можно будет импортировать в программу. К сожалению, при тестировании данный скрипт выдавал ошибку и не сохранял просканированную информацию в файл, так что воспользоваться данным методом добавления информации в базу данных не удалось. Возможно, нужно было как-то настроить данный скрипт, но по идее пользователь программы не должен танцевать с бубном для ее корректной работы.

Третий способ добавления информации – импорт файла с данными. Импортировать можно файлы Microsoft Excel, файлы формата CSV и XML. При импорте файлов Excel или CSV нужно указать путь к данному файлу, программа его проанализирует и предложит сопоставить поля из файлов полям в таблице, в которую пользователь будет импортировать данные (таблицу можно выбирать из списка). То есть это опять ручная работа. Но зато если у пользователя есть таблица со всем списком компьютеров или программного обеспечения, то достаточно будет один раз сопоставить поля, импортировать данные, и вся информация появится в таблицах программы.

И последний, четвертый, способ добавления информации – ввод данных вручную. Здесь программа "Учет компьютеров" предлагает безграничные возможности. Можно вручную заполнить или откорректировать любое поле любой таблицы, причем вписать в данные поля любую информацию, какую пользователь посчитает нужной.

Похоже, что изначально в программе существовал только ручной способ ввода информации о компьютерах, а все другие способы – эта некая надстройка к ручному вводу, поэтому и работают эти надстройки не самым лучшим образом. То есть "Учет компьютеров" – это на самом деле простой софт. И никаких изысков и удобств автоматического сбора информации от него ожидать не следует.

Таблицы с данными и работа с ними

По сути программа "Учет компьютеров" представляет собой набор таблиц с данными. В каждой таблице могут быть свои "подтаблицы". Например, в таблице "Устройства" по умолчанию есть такие дополнительные таблицы, как "Характеристики", "Атрибуты", "Программное обеспечение". Список дополнительных таблиц можно настроить.

Таблица "Устройства"

Основные таблицы с данными в программе следующие: "Устройства", "Программное обеспечение", "Ремонты и обслуживание", "Организации", "Сотрудники". Эти таблицы отображаются по умолчанию в пяти вкладках в программе. Есть и другие таблицы с данными – "Отделы", "Филиалы", "Бренды", "Модели", "Семейства", "Перемещения", "Документы" и так далее. Любую таблицу можно открыть в отдельном окне, а также настроить ее показ в отдельной вкладке в окне программы. В каждой таблице можно добавить, удалить или изменить любое поле. Кроме того, программа позволяет создать пользователю любую свою таблицу. Например, пользователь может вести учет не только оргтехники, но и инвентаря в офисе – столов, стульев. Для этого можно создать специальную таблицу. По некоторым столбцам можно суммировать данные, например по столбцу со стоимостью оборудования.

Как видим, работа с таблицами базы данных в программе проста и лишена каких-либо изысков. Пользователь может легко редактировать как саму таблицу, так и данные в ней, причем главный упор разработчики делали именно на ручное редактирование.

Отчеты

В программе "Учет компьютеров" по умолчанию есть несколько встроенных отчетов – "Ремонты устройств за определенный год", "Все документы по устройствам", "Устройства на гарантии", "Все устройства по сотрудникам". Программа может выводить отчеты в формате HTML и в формате Excel. При выводе данных отчетов в окне можно откорректировать нужным образом параметры отчета.

Окно создания нового отчета

Пользователи могут также создать любой отчет самостоятельно. В окне создания отчета нужно указать таблицу, с которой будет выводиться отчет, отметив, какие поля нужно вывести в отчет и каким образом все отсортировать и сгруппировать, или можно указать SQL-запрос для вывода отчета. В том же окне указывается формат отчета (HTML или Excel), фильтры данных, визуальное оформление, параметры объединения по полям и так далее. В целом создание отчета в программе не слишком сложное, инструмент создания отчетов довольно мощный, но процесс формирования отчетов потребует от пользователя хотя бы элементарных знаний о работе базы данных.

Многопользовательский режим

Доступ к базе данных может иметь не один пользователь, а несколько – все сотрудники, указанные в соответствующей таблице. Для активации многопользовательского режима необходимо отметить данный пункт в настройках программы.

Чтобы работать в многопользовательском режиме, необходимо установить программу "Учет компьютеров" на все компьютеры пользователей, которые будут иметь доступ к базе данных, а файл базы данных поместить куда-либо в общую папку, указав в каждой программе, где находится файл с базой данных. При использовании Microsoft SQL Server необходимо установить программу на компьютер-сервер и настроить доступ к программе для каждого пользователя.

В программе "Учет компьютеров" можно настроить права доступа отдельно каждому сотруднику. То есть администратор может иметь полный доступ к базе данных, может редактировать таблицы, изменять настройки программы и так далее. Пользователь может иметь право только добавлять данные в таблицы, но не изменять сами таблицы. А "Гость" будет иметь право только просмотреть данные. Настройка прав очень гибкая, каждому пользователю можно отдельно настроить права доступа.

Дополнительные функции

В программе "Учет компьютеров" можно организовать рассылку, например по поставщикам (или организациям, занимающимся ремонтом). Рассылка может осуществляться как по электронной почте, так и при помощи СМС. Пользователь вводит шаблон рассылки, указывая переменные (например, имя адресата), а программа сама подставляет нужные данные вместо переменной и отправляет сообщение адресату.

Программа также позволяет настроить пользователю различные напоминания, причем эти напоминания могут не иметь ничего общего с базой данных оргтехники. Например, можно напомнить себе, что через какое-то время будет день рождения начальника, чтобы не забыть его поздравить.

Окно создания e-mail-рассылки

Можно также настроить печать этикеток и чеков с использованием соответствующих переменных. Правда, трудно представить, зачем это нужно при учете компьютеров.

Виды лицензий и цены на них

Стоимость программы "Учет компьютеров" не зависит от объема базы данных, как у многих аналогичных программ. То есть пользователь может вводить сколь угодно большое количество данных о компьютерах, и программа никак не ограничит его в этом. Разве только база данных станет работать хуже из-за большого объема.

Цена на "Учет компьютеров" зависит от количества пользователей, одновременно использующих программу, и от максимального количества полей в таблице (то есть вертикальных столбцов). В версии "Базовая" одновременно пользоваться базой данных может только один пользователь, а максимальное количество полей равно 60. Стоит данная версия всего 3000 рублей. Есть также версии "Стандарт" (3 пользователя, 8000 рублей), "Бизнес" (5 пользователей, 10 000 рублей), "Про" (10 пользователей, 20 000 рублей) – все эти версии позволяют использовать максимум 255 полей в таблице. Самая максимальная по возможностям версия – "Вип", она стоит 39 900 рублей и позволяет работать неограниченному количеству пользователей одновременно и использовать 1024 поля в таблице. Правда, трудно представить себе таких пользователей, учитывая то, что добавление информации в базу данных и редактирование ее ориентированы в основном на ручную работу.


Программы в каталоге Softkey.ru:

Ссылки по теме:

Автор статьи: Дмитрий Разумовский


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Декабрь 2017   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
       
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2017 ЗАО «Софткей»