На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

"Учет посетителей" и не только

29.01.2018 / Программы / Дмитрий Разумовский

Программа "Учет посетителей" предназначена для ведения учета клиентов или посетителей на пропускном пункте какой-либо организации или охраняемой территории (где может быть несколько организаций). Программа создавалась именно для учета клиентов, а не сотрудников, поэтому для учета работников организации она не совсем удобна. Но вести электронный учет посетителей здесь удобнее, чем в бумажном виде, и, кроме того, электронные данные легче обрабатывать и анализировать, и некоторые инструменты для этих действий встроены в программу.

"Учет посетителей" - разработка компании "Простой софт", у которой есть еще ряд подобных программ, построенных по похожему алгоритму. По сути, все эти программы представляют собой набор инструментов для работы с базой данных, структура которых была продумана для той или иной конкретной цели, например для учета компьютеров в организации, учета документов, книг и так далее. Пользователь сам может форматировать базу данных и любую таблицу в ней так, как ему удобно, и устанавливать любые связи между таблицами. Правда, для качественной адаптации программы именно под свои условия, пользователь должен владеть языком SQL. Познакомиться с общим обзором программ "Простого софта" можно по следующим ссылкам: "Такой нужный "Простой софт". Часть 1", "Такой нужный "Простой софт". Часть 2"

Общее знакомство с программой

Как уже было сказано, программа "Учет посетителей" представляет собой базу данных и инструменты для работы с ней. База данных для учета посетителей состоит из ряда таблиц, количество и состав которых пользователь может изменять по своему усмотрению. Демоверсия базы данных состоит из шести основных таблиц, каждая из которых представлена на отдельной вкладке в основном окне программы. Названия таблиц следующие: "Посещения", "Посетители", "Пропуска", "Договоры", "Услуги", "Сотрудники".

Программа "Учет посетителей" разрабатывалась именно для того, чтобы ее функциями можно было пользоваться на пропускных пунктах, поэтому в ней есть ряд функций, которые не имеют прямого отношения к учету посетителей, но могут быть полезны сотрудникам, работающим на пропускных пунктах. По мнению разработчиков, для данной категории пользователей необходимо иметь данные об организациях на охраняемой территории (их может быть несколько десятков, и надо учитывать, куда направляется тот или иной посетитель), хранить договоры по обслуживанию этих организаций, иметь список посетителей, учитывать тех из них, у которых есть постоянные пропуска, и, собственно, вести учет посещений. Если вдруг охранникам понадобится вести и учет оборудования на пункте, то в программе несложно будет создать соответствующую таблицу.

Общий вид программы "Учет посетителей"
Каждую таблицу можно связать с другой - например, при регистрации посещений удобно выбирать организацию, куда направляется клиент, из списка организаций, расположенных на охраняемой территории, и потому требуется связать данные из таблицы "Организации" с таблицей "Посещения". Аналогично часто требуется связь постоянных посетителей с таблицей "Посещения". Все эти связи несложно настроить в программе "Учет посетителей", и некоторые связи уже настроены по умолчанию.

Подготовка программы к работе

После установки программа спросит, открыть демонстрационную версию базы данных или создать чистую базу данных. Начинающим пользователям лучше выбрать первый пункт, так как по демонстрационной базе легче будет понять принципы функционирования программы. Кроме того, новую базу данных всегда можно создать через меню "Файл".

Приступая к работе в программе, нужно продумать, учет каких показателей надо будет вести в программе. Однозначно ясно, что надо будет вести учет приходящих клиентов или посетителей. А что еще? Тут все зависит от условий и требований конкретной организации. Возможно, на охраняемой территории есть несколько различных организаций, и на пропускном пункте нужно вести учет, в какую из организаций направляется посетитель. В таком случае должна быть таблица с организациями, в которой, возможно, кроме ее наименования, будут еще некоторые данные о ней. И эту таблицу нужно будет связать с таблицей посещений, чтобы не вручную каждый раз набирать название организации, а выбирать ее из списка. Далее, возможно, надо еще отдельно вести учет сотрудников, их время прихода и ухода. Возможно, требуется отдельный список курьеров, список охранников, дежурящих на пропускном пункте (этот список может пригодиться при многопользовательском режиме работы программы, но об этом подробнее ниже). Если на пропускном пункте оказываются какие-либо услуги или принимается оплата за какие-то услуги (например, за допуск на территорию), то нужно и по услугам составить отдельную таблицу. А потом необходимо еще и связать таблицы между собой. В общем, программа "Учет посетителей" - это не готовый к использованию продукт, а некий набор инструментов, который можно адаптировать под любые требования пользователей. С одной стороны, это очень удобно - программа гибко настраивается, а с другой - не удобно, потому что требует от настройщика наличия аналитического мышления и определенных навыков по работе с базами данных.

После определения структуры базы данных необходимо заполнить таблицы с основными данными, которые при работе будут меняться редко: данные об организациях, сотрудниках, услугах, договорах, пропусках и так далее. Программу нужно подготовить к работе таким образом, чтобы после запуска работать в основном в таблице "Посещения", регистрируя посетителей и выбирая постоянные данные из списков. Заполнять таблицы в программе "Учет посетителей" можно двумя способами - при помощи импорта данных из файлов Microsoft Excel и CSV и при помощи ручного заполнения таблицы. Вручную заполнять таблицу можно как непосредственно в таблице, переходя из ячейки в ячейку, так и при помощи специальной формы. В последнем случае соответствующий пункт нужно отметить в настройках.

Форма добавления данных в таблицу
В презентации программы "Учет посетителей" разработчики предлагают создать и заполнить следующие таблицы при подготовке программы к работе: "Организации", "Услуги", "Посетители", "Договоры", "Сотрудники". В демонстрационной базе данных отсутствует таблица "Организации", зато есть таблицы "Посещения" и "Пропуски". Кстати, зачем на пропускном пункте таблица с договорами, понять можно не сразу. Да и услуги оказываются на проходных далеко не всегда, обычно это дело других отделов организации.

В общем, создается ощущение, что разработчики сами не определили четко цели программы "Учет посетителей" и перекладывают эту обязанность на конечных пользователей. Однако данный маркетинговый подход вряд ли найдет много сторонников. Скорее всего, узнав о необходимости серьезной доработки программы под свои нужды, пользователь поищет что-то более доработанное. А ведь предложений на рынке множество, и, скорее всего, многие без особых трудностей найдут то, что им нужно.

Работа в режиме учета посетителей

После подготовки базы данных к учету посетителей можно запускать программу в работу. Теперь сотрудник на пропускном пункте должен в основном работать в таблице "Посещения" (или в какой-то другой или других таблицах, в зависимости от того, как настроена была база данных). Каждого посетителя необходимо добавлять в таблицу (удобнее это делать при помощи специальной формы, то есть окна добавления данных), вводить его данные (тут все зависит от требований организации), фиксировать его статус, если нужно - на территории организации он или уже вышел и так далее.

Программа может автоматически ставить дату и время прихода посетителя (используются системные данные). Это очень удобная функция, она исключит ошибку ввода данных от сотрудников.

А как быть, если нужно вести учет сотрудников, проходящих через пропускной пункт по магнитному пропуску? Штатных средств для этого в программе "Учет посетителей" не предусмотрено. Может быть, какой-то программист и сможет придумать специальный функционал для связи сигналов с турникета с программой, но это опять нужно дорабатывать программу, что может послужить определяющим фактором при выборе пользователями продукта для учета посетителей.

Дополнительные функции

Электронный учет данных позволяет пользователю легко производить обработку и анализ данных, и в программу "Учет посетителей" встроено несколько инструментов для этих целей.

Прежде всего пользователю может понадобиться фильтрация записей. Например, если много посетителей, то бывает трудно в общем списке выделить тех из них, которые не покинули территорию организации. Для этой цели как раз может пригодиться фильтр. Для фильтрации данных открывается отдельное окно, где нужно указать параметры фильтрации, и после настройки программа покажет в таблице все данные, которые соответствуют указанным параметрам. При фильтрации можно использовать все операторы SQL.

Иногда необходимо сделать массовое изменение по таблицам каких-либо данных, например заменить везде название какой-либо организации. В "Учете посетителей" есть и такой инструмент. Надо в отдельном окне указать условия замены, и программа все сделает сама.

Программа позволяет формировать отчеты из базы данных. По умолчанию в программе присутствуют такие отчеты, как "Пропуска", "Посещения по месяцам и оплата", "Бесплатные посещения". В случае необходимости пользователь может сформировать любой другой отчет из базы данных. Правда, для формирования сложного отчета необходимо, опять-таки, владеть языком SQL.

Окно редактирования отчета
Программа "Учет посетителей" поддерживает многопользовательский режим, то есть позволяет одновременно получать доступ к базе данных с нескольких компьютеров. Количество пользователей, имеющих одновременный доступ к базе данных, зависит от вида лицензии. По лицензии "Базовая" (3000 рублей) одновременно может получить доступ только один пользователь, по лицензии "Стандарт" (8000 рублей) - три пользователя, "Бизнес" (12 000 рублей) - пять, "ПРО" (20 000 рублей) - десять, "ВИП" (39 900 рублей) - без ограничений.

При многопользовательском режиме можно настроить различные права пользователям. По умолчанию предлагает три уровня прав доступа: "Администратор", "Пользователь", "Гость". По каждой роли можно выставить пользовательские настройки прав доступа. Кроме того, можно также настроить права доступа по сотрудникам, а не по ролям.

Для работы в многопользовательском режиме лучше пользоваться базой данных SQL, а не базой Microsoft Access, так как первая более стабильная при работе в данном режиме.

Выводы

Программа "Учет посетителей" - неплохой инструмент, который может быть полезен для сотрудников, работающих на пропускном пункте. Но у нее есть один существенный недостаток: разработчики, по сути, предлагают набор инструментов, а не готовый продукт, который сразу можно запускать в работу. Кому-то это будет удобно, а кому-то - совершенно не подойдет. Кстати, на субъективный взгляд, другие программы "Простого софта" лучше адаптированы под решение конкретных задач, например "Учет компьютеров" - для инвентаризации оргтехники в компании, "Кулинарные рецепты" - для ведения учета продуктов на предприятиях общепита и так далее.

Но все же никто не мешает попробовать в работе данный продукт. Тем более что разработчики предлагают на месяц полноценную демоверсию программы. А за месяц несложно разобраться, подойдет вам данный продукт или нет.


Программы в каталоге Softkey.ru:

Ссылки по теме:

Автор статьи: Дмитрий Разумовский


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Май 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 123456
78910111213
14151617181920
21222324252627
28293031   
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»