На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

В помощь библиотекарю - "Учет книг"

12.02.2018 / Программы / Дмитрий Разумовский

Программа "Учет книг"

Программа "Учет книг" - одна из серии продуктов компании "Простой софт", построенных по одному принципу: база данных плюс инструменты для работы с ней, разработанные под конкретную узкопрофильную задачу. В данной серии есть такие программы, как "Учет посетителей", "Учет компьютеров", "Учет клиентов", "Учет пациентов", "Кулинарные рецепты" и другие. С общим обзором данных продуктов можно познакомиться по ссылкам: "Такой нужный "Простой софт". Часть 1", "Такой нужный "Простой софт". Часть 2".

Продукт "Учет книг" был разработан, как следует из его названия, для учета книг, журналов, газет в библиотеках. Кроме того, его можно использовать для учета большой частной коллекции книг (особенно если владелец частной библиотеки предоставляет другим людям свои материалы для ознакомления) и для учета книг или материалов секретарями в какой-либо организации, правда, для этих целей больше подходит программа "Архив документов" из той же серии программ "Простого софта". В таблицах программы можно вести учет, кто и когда взял какую книгу (журнал, газету), на какое время, когда должен вернуть. Можно отмечать, вернул человек книгу или нет, смотреть отчеты по должникам (и любые другие отчеты). В общем, программа "Учет книг" - полнофункциональный инструмент для библиотекарей.

Общие принципы работы программы "Учет книг"

Как уже отмечалось, программы "Простого софта" представляют собой базу данных с различными таблицами и набор инструментов для работы с этими таблицами. И "Учет книг" - не исключение. В демоверсии базы данных здесь присутствуют такие таблицы, как "Книги", "Читатели", "Авторы", "Произведения", "Издательства", "Серии", "Книги в библиотеке", "Книги на руках", "Активные читатели" и ряд других. После запуска программы в основном ее окне представлены на вкладках основные таблицы (их количество и наименования можно менять). Любую другую таблицу можно открыть через меню программы.

Общий вид программы "Учет книг"
Пользователь может создать любую таблицу, которая ему будет необходима. Например, в этой же программе кто-то может вести учет инвентаря в библиотеке - и программа без всяких оговорок даст такую возможность.

Таблицы могут иметь подчиненные таблицы. Например, в демоверсии базы данных таблица "Читатели" имеет такие подчиненные таблицы, как "Выдача", "Возврат", "Хронология", "Книги на руках". Кроме того, поля в таблицах могут быть связаны с полями в других таблицах. Например, в упомянутой подчиненной таблице "Выдача" поля "Штрихкод", "Код книги", "Книга" связаны с соответствующими полями таблицы "Книги", и пользователю достаточно просто выбрать нужные данные из списка, и таблица будет заполнена.

В программе есть основной набор инструментов для работы с базой данных: поиск и фильтрация данных, экспорт и импорт, составление отчетов и так далее. Подробнее об этих инструментах будет сказано ниже.

База данных в программе "Учет книг" может быть двух форматов: Microsoft Access и SQL. В случае работы с большим массивом данных, а также работы в многопользовательском режиме рекомендуется использовать базу данных SQL, так как она гораздо стабильнее при работе в указанных режимах.

Подготовка программы к работе

Для того чтобы начать вести в программе учет книг, ее нужно предварительно подготовить к данной работе.

При первом запуске программа спросит пользователя, с какой базой данных следует ее запустить: с демонстрационной версией базы или с пустой базой. Разработчики рекомендуют выбрать загрузку демонстрационной версии базы данных. В этом случае легче будет познакомиться с основными функциями программы, а создать новую базу данных можно в любой другой момент. Причем пользователь может создать новую базу данных на основе демонстрационной базы: с теми же таблицами и теми же связями между ними.

Для того чтобы запустить программу в работу, необходимо сначала продумать структуру базы данных: какие таблицы в ней должны быть и как они должны быть связаны между собой. Пользователя вполне может устроить вариант, предложенный разработчиками. В противном случае нужно либо создать всю структуру базы с нуля, либо откорректировать существующие таблицы, например, добавив в них поля или удалив из них, установив те или иные связи между таблицами и так далее. Добавление поля в таблицу происходит через отдельное окно, где надо указать, какой тип данных будет содержать это поле, будет оно вычисляемым или нет, будут ли у него связи с другими полями и так далее.

После формирования структуры базы данных следует заполнить основные таблицы программы: "Книги", "Читатели", "Авторы". При необходимости можно также заполнить такие таблицы, как "Категории" (книг, разумеется), "Серии", "Издательства", "Произведения" (в одной книге может быть несколько произведений, и данная таблица поможет найти для читателя нужную книгу) и так далее.

Заполнять таблицы можно двумя способами - вручную и при помощи импорта данных. Импортировать можно данные из файлов Microsoft Excel и CSV. При импорте нужно указать программе, как сопоставить поля исходного файла с полями в нужной таблице программы. То есть программа сама не создает в базе импортируемую таблицу, она может только добавить данные в уже существующую таблицу при указании, какие данные из каких полей куда требуется добавить. Вручную заполнять таблицу можно двумя способами: просто последовательно заполняя поле за полем или через специальную форму. Второй способ предпочтительнее при заполнении длинных таблиц: видно сразу все поля, какие надо заполнить.

Окно добавления данных в таблицу "Читатели"
После заполнения всех необходимых таблиц можно переходить непосредственно к учету книг в программе.

Работа программы в режиме учета книг

Учет книг в программе ведется в таблице "Читатели" (по крайней мере так устроена демонстрационная база данных, пользователь может придумать совершенно другой метод учета). Пользователь ищет в списке читателей нужного человека (если его нет - добавляет в программу), выделяет его и в подчиненной таблице "Выдача" указывает книгу (газету, журнал), которую он берет. Программа автоматически подтягивает дату и время выдачи и планируемую дату возврата (например, через 15 дней). Вручную поменять срок возврата книги не удалось, но, возможно, это не до конца настроена демонстрационная база данных. Выбрать книгу можно по названию, по коду книги в библиотеке и по штрихкоду. Последнее очень удобно при наличии наклеек со штрихкодами на всех книгах в библиотеке: не нужно искать книгу в списке, просто просканировал штрихкод и все данные о книге подтянулись в таблицу.

Окно добавления данных в таблицу "Выдача"
При возврате книги в библиотеку в той же таблице "Читатели" нужно заполнить другую подчиненную таблицу - "Возврат". Почему-то в демонстрационной версии базы данных при заполнении этой таблицы программа не подтягивает данные о книгах на руках у читателя, нужно возвращаемую книгу искать во всем списке книг (при отсутствии сканера штрихкодов), что не совсем удобно. Возможно, эту функцию можно настроить самостоятельно, но для этого надо знать хотя бы азы языка SQL.

Две другие подчиненные таблицы в таблице "Читатели" - "Хронология" и "Книги на руках" - заполняются автоматически. В них пользователь всегда может посмотреть историю выдачи и возврата книг у того или иного читателя и наличие книг у него в настоящий момент.

Как видно, работа в программе по учету книг очень проста и не требует особых навыков: пользователь должен уметь искать читателей в таблице, добавлять новых и указывать данные по выдаче и возврату книг. А остальными инструментами может пользоваться администратор или руководитель библиотеки.

Работа с данными в программе

Преимущество электронных баз данных перед бумажными в том, что здесь довольно легко производить обработку и выборку данных. Инструменты для этих целей есть и в программе "Учет книг".

Прежде всего пользователь может при помощи поиска найти нужные данные в той или иной таблице. В панели инструментов над каждой таблицей можно включить поле "Быстрый поиск", и при вводе первых букв программа покажет соответствующие книги (читателей, авторов и так далее). Правда, быстрый поиск не работает по символам из середины поля - программа ищет соответствие только по первым символам, что не всегда удобно.

Есть в программе и инструменты фильтрации данных: пользователь может выбрать из всей таблицы только те строчки, которые соответствуют тем или иным условиям. Для фильтрации данных открывается отдельное окно, где нужно указать ее параметры. При этом можно использовать операторы SQL.

На основе данных в таблицах можно составить отчеты. По умолчанию в программе присутствуют такие отчеты, как "Книги на руках", "Читаемые книги", "Должники", "Активные читатели", "Полная история по читателям", "Книги в библиотеке", "Каталог всех книг с картинками". При необходимости можно добавить любой другой отчет в программу, правда, для составления сложных отчетов потребуется знание языка SQL. Но функции программы в этом отношении практически безграничны, можно выводить практически любой отчет, какой потребуется пользователю, так что мощность инструмента составления отчетов, хотя и сопряженная со сложностью, некоторым пользователям будет очень кстати.

Окно формирования отчета
Иногда удобно распечатать бланк с информацией о читателе, о книге или о другом объекте с данными из базы данных. Для этого в программе предусмотрена возможность экспорта данных в Microsoft Word и создания шаблонов документов.

Для удобства учета тех или иных показателей в программе можно настроить выделение полей при указании тех или иных значений. Например, можно выделять красным цветом читателей, у которых в поле "Черный список" имеется пометка. Тогда библиотекарь сразу будет видеть, что выдавать книги данному человеку не рекомендуется.

Дополнительные функции и возможности

Программа "Учет книг" может работать в многопользовательском режиме, то есть одновременно доступ к базе данных могут иметь несколько человек. Правда, за такую возможность придется платить, стоимость лицензии зависит от количества пользователей, которые могут одновременно получить доступ к базе данных. Так, по лицензии "Базовая" (3000 рублей) одновременно может получить доступ только один пользователь, по лицензии "Стандарт" (8000 рублей) - три пользователя, "Бизнес" (12 000 рублей) - пять, "ПРО" (20 000 рублей) - десять, "ВИП" (39 900 рублей) - без ограничений.

Пользователям программы можно настроить права доступа к базе данных. По умолчанию в программе настроено три уровня доступа к программе: "Администратор" (имеет полный доступ к функциям программы, в том числе может создавать и удалять базу данных), "Пользователь" (может вносить изменения в любые таблицы программы) и "Гость" (имеет доступ к базе данных только в режиме чтения). При необходимости каждому конкретному пользователю можно настроить персональные права доступа к программе.

В программу встроен один интересный специализированный инструмент - поиск книги в Интернете по ISBN. Программа отправляет запрос на сайт "Ozon.ru" и с этого сайта получает данные о книге по коду ISBN. Эта функция может быть очень удобна для некоторых библиотекарей при заполнении базы данных. Правда, при тестировании данной функции получить результат от "Ozon.ru" не удалось, сайт сообщал, что в настоящее время запрос не может быть обработан. Возможно, это ошибка сайта (причем временная), а возможно, неправильно составлен запрос в программе.

Поиск в Интернете книги по ISBN
Пользователи программы "Учет книг" могут делать рассылку электронных сообщений и SMS прямо из программы (конечно, для этого надо настроить серверы сообщений). Рассылку можно делать по должникам, вообще по всем читателям (например, поздравить их с праздником, сообщить о новых поступлениях) и так далее. В окне создания рассылки указывается таблица, из которой берется список адресатов, параметры сообщений, вводится текст сообщения (можно вводить в формате HTML), и, если все настроено правильно, пользователи получат сообщения.

Выводы

Программа "Учет книг" - довольно удобный инструмент для библиотекарей. Вести учет книжной продукции в ней несложно, в настройке она в принципе тоже довольно проста, так как структура демонстрационной базы данных вполне может устроить многих пользователей. Но в том случае, если учет книг будет значительно отличаться от предложенного разработчиками, над настройкой базы данных придется посидеть хорошему специалисту. Но это может стоить своих денег - программа, на субъективный взгляд, вполне удобная для учета книжной продукции в любой библиотеке.


Программы в каталоге Softkey.ru:

Ссылки по теме:

Автор статьи: Дмитрий Разумовский


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Февраль 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
   1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728    
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»