На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

"Управление проектами" - при помощи таблиц?

20.02.2018 / Программы / Дмитрий Разумовский

Компания "Простой софт" разработала ряд программных продуктов, построенных по одному принципу: база данных плюс инструменты для работы с ней, заточенные под решение какой-то одной специализированной задачи. Среди этой серии программ есть такие, как "Учет книг", "Учет компьютеров", "Учет посетителей", "Архив документов" и так далее. Ознакомиться с общим обзором продуктов компании "Простой софт" можно по ссылкам - "Такой нужный "Простой софт". Часть 1", "Такой нужный "Простой софт". Часть 2".

В этом ряду нашлось место еще одной программе - "Управление проектами". Здесь та же структура, что и у остальных программ, - база данных плюс инструменты для работы с ней. Программа позволяет вести учет, пожалуй, абсолютно всех данных компании - документов, договоров, актов о выполненных работах, счетов, платежей, поставок, расходов материалов и так далее. Все эти данные пользователь может сгруппировать в удобные таблицы и делать нужную ему обработку данных.

Как управлять при помощи таблиц?

Первое, что приходит в голову при решении познакомиться программы: как с помощью базы данных можно решать задачи по управлению компанией? Ведь редко кому придет идея составлять управленческие решения в виде таблиц. Какие-то данные о компании и проектах действительно удобно хранить в таком виде, но хранение данных о проектах и управление проектами - несколько разные вещи.

Для реального управления проектами нужны такие инструменты, как календарь, возможность создавать задачи и подзадачи в рамках определенного проекта, назначать им исполнителей, возможность обмена мнениями по задачам. Всего это нет (или почти нет) в рассматриваемой программе. Список задач можно составить в таблице, там же создать колонку с исполнителями, но это все неудобно, в качестве основного инструмента для управления компанией (особенно если ее сотрудники в основном работают на компьютерах) программа "Управление проектами" явно не подходит.

А для кого же она подойдет?

Компании и фирмы бывают разные. Некоторые просто остро нуждаются в развитом инструменте для управления бизнесом, хотя бы в таком, как Trello. А у других компаний круг задач постоянен, меняется довольно медленно, поэтому в Trello у них годами будут висеть в списках одни и те же карточки. Возьмем, например, фирму по вывозу мусора. Обычно у этой фирмы постоянные клиенты, и рабочие знают, куда они поедут сегодня, завтра и через неделю (хотя могут быть какие-то и срочные заказы). Такого же типа может быть небольшая строительная фирма, которая может несколько месяцев работать на одном объекте и только потом переходит на другой. В такой компании нет смысла заводить Trello или LeaderTask. Основные управленческие решения вполне можно отобразить в таблицах. И даже более того, руководству такой компании база данных с основными сведениями о компании и о ее деятельности подойдет больше, чем специальная система управления, разработанная для программистов. Вот именно в таких компаниях программа "Управление проектами" будет как нельзя кстати.

Структура программы

В демонстрационной версии базы данных присутствуют следующие основные таблицы : "Проекты", "Задачи", "Объекты", "Продукты", "Контрагенты", "Договоры", "Счета", "Платежи", "Работы", "Поставки", "Расход материалов", "Состояние запасов". Есть в базе и ряд других, дополнительных, таблиц, например "Курсы валют", "Поставщики", "Типы продуктов" и так далее. Похоже, разработчики создавали базу данных с тем расчетом, чтобы ее можно было адаптировать практически к любой компании.

Общий вид программы "Управление проектами"

Данные в таблицах могут быть связаны между собой. Например, в таблице "Договоры" поле "Контрагент" может быть связано с таблицей "Контрагенты", и пользователь для заполнения этого поля должен будет выбрать данные из уже существующего списка контрагентов. Аналогичным образом добавление строчки в таблице "Расход материалов" может влиять на отображение количества материалов в таблице "Состояние запасов" (израсходованное вычитается из запасов). Пользователь и сам может организовать любые связи между полями различных таблиц.

Каждая таблица может иметь подчиненные таблицы. Например, в демоверсии базы данных таблица "Проекты" имеет в своем подчинении таблицы "Объекты", "Задачи", "Стадии". Заполнив строчку в главной таблице, нужно заполнить данные в подчиненной, указав, какие задачи будут входить в данный проект, из каких стадий он будет состоять.

Программа имеет весь стандартный набор инструментов для работы с базой данных: поиск и фильтрация данных, составление отчетов, отправка в базу данных SQL-запросов, поиск дублей и так далее.

База данных в программе может быть двух форматов - Microsoft Access и SQL. Если планируется, что база данных будет большого объема, то лучше выбрать второй вариант. К тому же база SQL более стабильна при многопользовательском режиме работы.

Подготовка программы к работе

Для того чтобы программа "Управление проектами" приносила реальную пользу компании, ее сначала нужно правильно настроить. Настройка главным образом заключается в создании максимально удобной и полезной структуры базы данных.

Создавать свою базу данных можно сразу при первом запуске программы. Но лучше сначала запустить демонстрационную базу данных (программа при первом запуске спрашивает, какую базу данных открыть), потому что с ней легче будет понять принципы устройства программы и ее возможности. Новую же базу данных можно создать в любое время, причем это можно сделать на основе демонстрационной, то есть создав чистую базу данных с теми же таблицами и связями между ними. Этот вариант выглядит наиболее предпочтительным, потому что откорректировать базу данных легче, чем продумывать ее структуру с нуля, кроме того случая, если пользователю нужно нечто кардинально отличающееся от демонстрационной версии.

Как бы вы ни решили - продумывать структуру базу с нуля или воспользоваться наработками демонстрационной версии, перед запуском программы в работу нужно составить себе список тех данных, учет которых планируется вести в программе. Возможно, в вашей компании нет никакого смысла вести складской учет и поставку товаров (например, вы оказываете услуги спецтехники), но обязательно нужно учитывать договоры с контрагентами, заказы клиентов, количество рейсов. Составьте список данных, которые нужно вносить в базу, продумайте связи между ними, удобные для вас, а потом можно уже смотреть - получится ли адаптировать под свои условия демонстрационную базу данных или лучше создавать ее с нуля.

После того как вы определитесь с данными, учет которых будете вести в программе, определите для себя основную рабочую таблицу и дополнительные таблицы. Основная рабочая таблица (она может быть не одна) - это таблица, в которую будут вноситься данные об основных действиях компании. Например, для компании, предоставляющей услуги спецтехники, это будет таблица с заказами. А таблица с договорами на обслуживание, аренду, список контрагентов - все это будут дополнительные данные, изменения в которые будут вноситься нечасто. Кроме того, основная таблица обычно связана с дополнительными, то есть какие-то поля в основной таблице будут заполняться на основе дополнительных - например, в каком-то поле надо будет выбрать из списка водителя спецтехники, а список водителей будет в отдельной дополнительной таблице.

Далее необходимо продумать связи между таблицами. Например, можно сделать так, чтобы после добавления строчки в таблицу "Заказы" появлялась соответствующая запись в таблице "Счета" или "Платежи" или чтобы можно было выбрать из списка заказов тот, которому соответствует тот или иной счет. Работа над связями требует хотя бы некоторого знания языка SQL, что может отпугнуть многих потенциальных пользователей программы.

Прежде чем запускать программу в работу, необходимо заполнить все дополнительные таблицы - например, составить список водителей, договоров, контрагентов и так далее. Это поможет в режиме учета не отвлекаться на дополнительную работу.

Заполнять таблицы в программе можно вручную либо с помощью импорта данных из файла Microsoft Excel либо CSV. Вручную можно заполнять двумя способами: просто последовательно вводя данные в ячейки строки либо с помощью специальной формы. Последнее предпочтительнее для длинных таблиц.

Форма добавления данных в таблицу

Из всего вышеизложенного видно, что запустить программу "Управление проектами" в компании - дело нелегкое, оно потребует знания языка SQL, хорошего аналитического мышления и способности четко определить, какие данные и как нужно учитывать в компании. Поэтому многие пользователи, возможно, будут искать продукт, разработанный специально под тот или иной вид деятельности, который не нужно с нуля структурировать для своей компании.

Работа с данными в программе

Скорее всего, работа программы в основном режиме будет вестись в одной или двух таблицах - например, в таблицах "Заказы" и "Счета", которые могут быть и связаны между собой. Заполнять эти таблицы лучше не в построчном режиме, а с помощью специальной формы (нужно отметить соответствующий пункт в настройке).

Как уже отмечалось выше, в программе "Управление проектами" есть весь необходимый инструмент для работы с базой данных: поиск и фильтрация, отправка запросов SQL в базу данных, дублирование, копирование, удаление данных, печать и так далее. При необходимости можно экспортировать те или иные данные в Microsoft Word, Microsoft Excel, в файлы формата CSV, TXT, HTML. Есть и инструмент группового обновления данных в таблицах - например, если в названии контрагента была допущена ошибка, то при помощи данного инструмента можно во всех таблицах заменить ошибочный вариант на верный. По данным в таблицах можно составлять графики - этот инструмент может пригодиться многим пользователям.

Есть в программе "Управление проектами" инструмент создания отчетов. В демонстрационной версии присутствует всего один отчет - "Визитки сотрудников", но пользователь может создать любой нужный себе отчет на основе базы данных. Например, можно получать отчеты по выручке за период, по часам работы сотрудников, по выручке по сотрудникам и многие другие. В принципе программа предлагает для создания отчетов безграничные возможности. Однако для создания сложного отчета также потребуется знание языка SQL.

Дополнительные инструменты

В программе "Управление проектами" можно делать рассылку сообщений по электронной почте или по SMS. Для этого нужно указать программе, из какой таблицы брать адреса электронной почты (или номера телефонов), указать параметры отправки сообщений и ввести текст. Электронные письма можно отправлять в формате HTML.

Для пользователей программы можно настроить напоминания. Например, можно указать, чтобы за несколько дней до ежемесячных платежей программа напоминала о них. Эта функция удобна тем, что не нужно заводить дополнительной программы для напоминаний.

Окно настройки напоминаний

Еще одна важная функция программы - многопользовательский режим. К базе данных одновременно могут получать доступ несколько пользователей. Правда, количество таких пользователей зависит от вида лицензии. Так, по лицензии "Базовая" (3000 рублей) одновременно может получить доступ только один пользователь, по лицензии "Стандарт" (8000 рублей) - три пользователя, "Бизнес" (12 000 рублей) - пять, "ПРО" (20 000 рублей) - десять, "ВИП" (39 900 рублей) - без ограничений.

Для всех пользователей программы можно настроить права доступа - как лично каждому, так и в зависимости от присвоенной пользователю роли. Права доступа могут иметь довольно широкий разбег: от возможности делать в программе абсолютно все (такой доступ желательно давать только администраторам) до права знакомиться с таблицами только в режиме чтения.

Напомним, что для многопользовательского режима предпочтительнее использовать базу данных SQL.

Выводы

Программа "Управление проектами" предлагает довольно мощные инструменты для создания базы данных компании и работы с данными. Но в силу неопределенности вида деятельности, в котором программа могла бы использоваться, продукт получился слишком расплывчатым и каждой компании для эффективного его использования необходимо будет его серьезно доработать. А это дополнительные затраты и времени, и денег (если в компании нет грамотного системного администратора). Кроме того, управление компанией при помощи таблиц подходит только для тех фирм, которые оказывают однообразные услуги (например, занимаются вывозом мусора). Потому что создать понятное управление разнообразными видами деятельности, каждый из которых должен учитываться во всем объеме, с помощью таблиц невозможно.


Программы в каталоге Softkey.ru:

Ссылки по теме:

Автор статьи: Дмитрий Разумовский


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Июнь 2018   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
252627282930 
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»