На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
MS O365 test

Шаблонная переписка

15.01.2003 / Интернет / Александр Якутский

Окружающий нас мир все усложняется. А мы все ускоряемся: нужно ведь идти в ногу со временем, успевать делиться полученной информацией, а не то попадешь в разряд безнадежно отсталых ретроградов. Спасибо интернет-пейджерам и электронной почте: позволяют практически мгновенно делиться впечатлениями. Особенно, если в полной мере использовать новый язык электронного общения: приветствия свести к минимуму, суть излагать кратко, с использованием сленга, смайликов и акронимов. Само слово акроним, кстати, напоминает об отсутствии, дефиците времени, того самого хроноса. И восполнить дефицит позволяют многочисленные IMHO, DIXI, BTW и тому подобные AKA.

Но ведь не всегда позволительно использовать в общении чересчур развязный стиль. Иногда необходимо соблюдать хотя бы какие-то нормы этикета. Одно дело, когда пишешь письмо старому приятелю: "Привет, Вован! Как дела?". А если речь идет о служебной переписке, тут уж необходимы разнообразные "Искренне Ваш...", "С наилучшими пожеланиями" и прочие полузабытые изыски эпистолярного жанра. Часто бывает нужно добавить к письму свою контактную информацию: телефон, URL сайта, место работы и занимаемую должность. Еще чаще потребуется обозначать дату получения письма, на которое вы в данный момент отвечаете. И так далее, и тому подобное. И что же, каждый раз вводить эту информацию вручную? Рука устанет. Нет уж, пусть почтовый клиент выручает!

Что ж, если вы используете почтовый клиент TheBat!, то в ваших руках - богатейший инструментарий для составления различных шаблонов электронных писем. Вы можете настроить программу таким образом, что оформление каждого вашего послания будет зависеть от вида письма и адресата. TheBat! автоматически определит, какую информацию нужно вставить в то или иное письмо. Разумеется, он сможет сделать это лишь после некоторой настройки, совсем, впрочем, несложной.

Первым делом произведем общую настройку шаблонов почтового ящика. Выберем из меню Ящик пункт Свойства почтового ящика... или, того проще, нажмем комбинацию клавиш Shift+Ctrl+P. В открывшемся окне без труда найдем область настройки Шаблонов. Это как раз то, что нам нужно. Каждый шаблон представляет собой обыкновенный текстовый файл, прообраз будущего письма, в который вставлены некоторые переменные. Эти переменные имеют довольно сложный вид: %OFROMNAME, %WINDOWSMINORVERSION и т.п. К счастью, имена переменных не нужно заучивать наизусть. При настройке шаблона вы в любой момент можете нажать кнопку Макросы и получить доступ к списку всех переменных с их описанием. Кроме того, нажав кнопку Макросы, вы сможете прикрепить к шаблону файл, и тогда каждое письмо, созданное на основе шаблона, уйдет к адресату с приаттаченным файлом. Отредактировав шаблон, будьте уверены: вся указанная вами информация будет отражена в письме, а вместо переменных будут подставлены соответствующие им значения. Причем, заметьте: в одном шаблоне вы можете редактировать подпись, заголовок, тело письма, и даже содержимое таких полей, как Тема, Кому, От и т.п. Вы можете заготовить несколько текстовых файлов и подключать их в качестве шаблонов. Кроме того, TheBat! позволяет вставлять текстовые файлы в тело письма.

  • Шаблон нового письма
  • Кроме поля для редактирования текста шаблона, мы обнаруживаем несколько дополнительных опций на выбор пользователя.

    • Таблица перекодировки. Многие пользователи необоснованно считают, что раз их компьютер работает под Windows, то и письма с него должны отправляться только с использованием кодировки Windows-1251. На самом деле стандартом электронной русскоязычной переписки является KOI8-R. А вот тем, кто составляет письма на украинском языке, будет полезно указать в шаблоне кодировку KOI8-U. Одним словом, сделайте свой выбор в зависимости от того, какой язык вы чаще всего используете при составлении писем.
    • Подтверждения доставки и прочтения. Часто бывает, что отправляешь письма, а в ответ - ни гу-гу. То ли адрес получателя уже неактуален, то ли он игнорирует ваши письма, то ли просто в отпуске и не имеет доступа к Интернету? Для проверки можно использовать подтверждения доставки и (или) прочтения. Однако включать эти опции в шаблоне - не самое мудрое решение. Зачем лишний раз требовать от корреспондентов каких-то доказательств? И им может быть неприятно, и в ваш ящик лишние письма посыплются. Никому не нужный трафик, одним словом.
    Пример шаблона для новых писем
    Пример шаблона для новых писем
  • Шаблон ответа
  • При ответе на чье-либо письмо бывает нужно процитировать исходный текст. Неплохо выделить его и обозначить, кому принадлежат цитируемые слова. Редактируя шаблон, вы можете определить, будет ли указываться информация об авторе цитаты и в каком именно виде. Обычно вполне достаточно указывать инициалы, но может понадобиться и более подробная информация, вплоть до имени и фамилии.

    Если по какой-то теме завязалась оживленная переписка, то удобно, чтобы в теме писем указывались номера ответов: RE [4], например. Хорошим тоном считается, когда в поле Кому указан не только E-mail получателя, но и его имя, фамилия или никнэйм: "A. Yakutskiy" <yakut@exler.ru>, к примеру. Однако по тем или иным причинам пользователь может захотеть изменить эти опции. TheBat! предоставляет такую возможность.

    Пример шаблона ответов на письма
    Пример шаблона ответов на письма

  • Шаблон писем для пересылки
  • Здесь какой-то дополнительной настройки, кроме редактирования самого текста шаблона, не предусмотрено. Единственное, что можно указать: использовать ли стандарт MIME при пересылке. Кстати, а что это за стандарт и стоит ли им пользоваться? Если вы отметите галочкой эту опцию, то пересылаемое письмо будет прикреплено к вашему в виде вложенного файла. Это может пригодиться, если исходное письмо длинное, а вы еще и сопровождаете его пространными комментариями. Использование MIME в этом случае позволит более эффективно представить информацию.

    Пример шаблона для пересылки писем
    Пример шаблона для пересылки писем

  • Шаблон уведомлений о прочтении
  • Мы уже упоминали о том, зачем используются уведомления о прочтении. Разумеется, кто-то вполне может затребовать такое подтверждение и от вашего почтовика. Поэтому настроим соответствующий шаблон, а заодно укажем, каким образом поступать TheBat! в случае получения такого запроса. Можно, например, заставить его игнорировать все запросы на уведомления. Пусть ваши корреспонденты теряются в догадках: прочли вы их письмо или нет?

    Шаблон уведомления о прочтении
    Шаблон уведомления о прочтении

  • Сохранение в файл
  • Как известно, любое письмо можно сохранить на жестком диске в одном из поддерживаемых TheBat! форматов:

    • Файл писем (*.MSG, *.EML);
    • Текстовый файл (*.ТХТ);
    • UNIX-ящик (*.МВХ).

    Специальный шаблон позволит указать, какую дополнительную информацию можно сохранить вместе с письмом. Никаких особых настроек здесь не предусмотрено, да они и не понадобятся.

    Шаблон сохранения письма в файле
    Шаблон сохранения письма в файле

  • Девизы
  • Девизы - одна из уникальных функций TheBat!, которая позволяет придать вашим письмам неповторимый стиль. Суть технологии в том, что вы подбираете коллекцию каких-либо высказываний и записываете каждое в отдельной строке текстового файла. Что это будут за высказывания - дело ваше. Хотите - коллекция афоризмов Антона Благовещенского, хотите - заповеди "Морального кодекса строителя коммунизма". Затем в любой шаблон вставляете переменную %COOKIE. Теперь при написании письма на основе этого шаблона вместо переменной будет вставлен девиз, то есть случайным образом выбранное высказывание из коллекции.

  • Адресная книга и быстрые шаблоны
  • Обратите внимание, что все вышеописанное касается настроек почтового ящика в целом, вне зависимости от получателя ваших будущих писем. Но это не совсем удобно: письмо к начальнику вашей фирмы хочется начать одними словами, а к любимой девушке - совсем другими. Как этого добиться? Для любого контактного лица, внесенного в адресную книгу TheBat! можно создать отдельный набор шаблонов. Как только почтовик обнаружит, что составляемое письмо адресовано получателю из адресной книги, он проверит: нет ли специальных шаблонов, а в случае их отсутствия воспользуется общим набором шаблонов для почтового ящика.

    Кстати, вы можете составлять отдельные текстовые фрагменты с переменными и сохранять их в виде так называемых быстрых шаблонов. Тогда при составлении любого письма, вне зависимости от его вида и получателя, вы можете выбрать в меню Сервис пункт Вставить быстрый шаблон, и необходимая информация будет моментально добавлена.

    Этот быстрый шаблон позволит вставить в письмо полную информацию о текущем времени
    Этот быстрый шаблон позволит вставить в письмо полную информацию о текущем времени

    Попробовав настроить собственные шаблоны, вы очень быстро убедитесь, насколько это несложно и даже увлекательно. Главное - не переусердствовать, не перегрузить письмо информацией, совершенно не нужной получателю.

    Автор статьи: Александр Якутский


    Рубрики статей
    Все статьи
    Аналитика
    Программы
    Игры
    Интернет
    Авторские права
    Интервью
    События в мире ПО
    Рассылки
    Новости мира ПО
    Статьи: Мир ПО
    Статьи: Программы
    Статьи: Игры
    Архив выпусков
      «   Сентябрь 2018   »  
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
         12
    3456789
    10111213141516
    17181920212223
    24252627282930
           
    Поиск в архиве

    Логин / пароль:
    запомнить




    Наши партнеры:

     САПР и графика



    Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


    Rambler's
Top100 Rambler's Top100

    Разработка компании «Битрикс»
    Разработано
    «Битрикс»


    Copyright © 2001-2018 ЗАО «Софткей»