На главную страницу ЗАО Софткей
 Главная   Новости   Статьи   Пресс-релизы   Рассылки 
 
Скидка 25% на ABBYY FineReader Pro для Mac

"Пилоты" для офиса. Часть 1

27.04.2006 / Программы / Наталья Сергеева

Программы-"пилоты" готовы к работе сразу после установки, легки в управлении и не нуждаются в длительных тренингах. Даже неопытная секретарша сможет использовать эти программы, поскольку это не труднее, чем приготовить шефу растворимый кофе. Из множества таких программ мы отобрали только те, что будут особо полезными в офисе. Эти "пилоты" помогут вам справиться с бумажной волокитой, упорядочить заполнение документов клиентами, с их помощью быстро и просто распечатывать на принтере картинки с подписями, набирать огромные электронные тексты, в которых не будет ошибок, и даже звуковую атмосферу создавать на своем рабочем месте. В этой статье - рассказ о четырех "пилотах": Form Pilot, PDF Maker Pilot, PDF Script Pilot, Type Pilot.

Form Pilot

О Form Pilot - флагмане компании "Два пилота" - мы не будем рассказывать подробно, поскольку этой программе была посвящена отдельная статья ("Альтернатива пишущей машинке"). А коротко о Form Pilot можно сказать так: это отличная замена обычной печатной машинке, компьютерная альтернатива ундервуду. Программа поможет заполнить любые бумажные формы и будет особо полезной, если форм этих великое множество или их предстоит заполнять многократно. Например, нужно отправить сотрудника в заграничную командировку, а стандартные анкеты ОВИР не разрешает заполнять от руки. Требуется срочно заполнить новую налоговую форму, а у вас под рукой нет печатной машинки. Да просто хочется поздравить сотрудников с праздником, например с наступающим Новым годом, - не подписывать же открытки фломастером, если в офисе стоит цветной струйник? Вот какие проблемы решает современная продвинутая машинка - Form Pilot.

Форма, созданная в Form Pilot, заполняется в Form Filler Pilot

Кстати, для заполнения бланков, подготовленных в офисной редакции Form Pilot, существует бесплатная программа - Form Filler Pilot. В этой программе нельзя испортить оригинальный бланк или добавить отсебятину - заполнить можно только изменяемые поля. Вот почему стоит наделить этой программой всех клиентов.

PDF Maker Pilot

Эта программа создает PDF-документы и PDF-формы, которые впоследствии можно открыть и заполнить в Adobe Acrobat Reader. Создание нового документа в этой программе почти ничем не отличается от того, как это делается в Form Pilot, - тот же набор инструментов для графики, вставки текста и изображений, та же "полка" с элементами-заготовками. Только здесь ничего сканировать не нужно, как в Form Pilot, а можно просто создать новый документ с чистого листа или на основе какого-то изображения или электронной формы (операция называется "распечатать на принтере PDF Maker Pilot").

Неизменяемый текст самой формы (заголовок, анонс, комментарии) вставляется как простой текст, а для вставки текстовых полей, подлежащих заполнению, служит отдельный инструмент. Довольно удачно в программе реализована вставка галочек и графических элементов c аннотацией. Созданную форму остается сохранить в PDF. При этом сразу же предлагается открыть ее в Adobe Acrobat Reader.

PDF-форма, заполняемая в Adobe Acrobat Reader

Выглядит форма точно так же, как ее нарисовали в PDF Maker. Изменить же в этой форме можно только то, что предназначено для заполнения: включить или выключить галочки (щелчком мыши) и внести данные в изменяемые текстовые поля. Как и в случае с использованием связки Form Pilot + Form Filler, подобную форму нельзя ни запортить, ни подправить. Неплохое решение для организаций, выкладывающих документы для заполнения клиентами на корпоративных серверах.

PDF Script Pilot

Впрочем, организовать заполнение PDF-документов через Интернет можно с помощью другой программы - PDF Script Pilot. Эта программа позволяет создавать веб-формы и веб-скрипты для генерирования PDF-документов прямо на сайте организации. В двух словах, как это делается. Допустим, вашей компании нужно автоматически получать результаты заполнения клиентами какого-то документа (договора, соглашения). На руках же имеется лишь графическое изображение этого документа.

  • С помощью PDF Script Pilot создается шаблон на основе этого изображения, на котором размещаются текстовые поля для заполнения и чекбоксы (точно так же, как и в PDF Maker).

  • С помощью того же PDF Script Pilot создаются веб-форма для сайта и скрипт.

  • Клиент заполняет веб-форму, а скрипт создает PDF-документ с его данными.

  • Готовый заполненный документ отправляется по e-mail в вашу компанию с копией клиенту или складывается в специальный раздел на сайте.

Документ, веб-форма и скрипт

Нужно добавить, что обе программы для работы с PDF-документами точно так же, как и Form Pilot, умеют не только создавать многостраничные документы, но и вести по ним собственные базы. И импорт/экспорт данных из внешних баз поддерживают, например из обычной таблицы Excel.

Type Pilot

Этой программой - автонаборщиком текста - пора воспользоваться, если надоело каждый раз набирать одно и то же - e-mail-адреса, веб-адреса, телефоны, стандартные фразы, письма и подписи к ним. Мало того что подобная информация разбросана по разным закоулкам, так она еще и теряется в самый ответственный момент.

Type Pilot не только соберет все это в одном месте, но и позволит быстро составлять на основе этих заготовок большие документы. Вы набираете несколько символов, а вместо них на экране появляется целая фраза. Набором одного лишь слова можно написать огромное письмо, причем в любом текстовом редакторе.

Понятно, что чудес не бывает, и, чтобы все так и было, необходимо заполнить базу Type Pilot - каждому сокращению сопоставить текст (фразу), который будет появляться после ввода этого сокращения. Таких пар сокращение-фраза можно добавить в базу более 100 тысяч.

Древовидная структура хранения фраз

Принцип работы Type Pilot аналогичен использованию функции "Автозамена" в Word. Но Type Pilot, несомненно, гораздо удобней, да и возможностей предоставляет побольше. Например, в Word длина замены не может превышать 252 символов, а в Type Pilot максимальный размер фразы - 16 Кб! Далее, сколько сокращений вы можете держать в голове, дабы использовать для них автозамену в Word? 20-30 от силы, употребляемых довольно часто. Работая с Type Pilot, совсем не обязательно помнить все ключевые слова - чтобы напечатать нужную фразу, достаточно выбрать ее в списке и нажать пробел на клавиатуре. Есть смысл заполнять Type Pilot фразами, которые используются намного реже остальных. Да и сами сокращения можно при этом создавать довольно длинные - до 32 символов.

Type Pilot запоминает 30 последних текстовых записей буфера обмена

Кроме того, хранилище фраз в Type Pilot имеет древовидную структуру. Фразы хранятся в тематических папках, их можно перетаскивать внутри одной папки и из одной папки в другую. То же самое можно делать и с самими папками. Всю базу или отдельную папку можно импортировать или экспортировать, а значит, не пропадут ваши фразы после переустановки системы. И, наконец, Type Pilot запоминает 30 последних текстовых записей буфера обмена, любую из которых можно вставить в текст. (Для сравнения: стандартный буфер обмена Windows помнит только один текстовый блок, а буфер обмена Word - 12.)

Type Pilot можно использовать не только при наборе длинных писем, его можно применить, к примеру, для ответов пользователям в едином корпоративном стиле. Составленный фирменный набор базовой лексики с помощью функции импорта/экспорта программы можно раздать всем сотрудникам и таким образом осуществить поддержку корпоративной культуры. Примерно то же можно сделать и для организации техподдержки, импортировав базу стандартных ответов в программу. Кстати, для выбора нужного ответа совершенно не нужно рыться вручную в огромном количестве фраз. Это удобно делать с помощью встроенного поиска, окно которого вызывается "горячей" клавишей.

Все рассмотренные программы компании "Два пилота" имеют полнофункциональные 30-дневные демоверсии. Язык интерфейса - русский или английский. Приобрести программы можно на Softkey.ru.


Ссылки по теме:

Автор статьи: Наталья Сергеева


Рубрики статей
Все статьи
Аналитика
Программы
Игры
Интернет
Авторские права
Интервью
События в мире ПО
Рассылки
Новости мира ПО
Статьи: Мир ПО
Статьи: Программы
Статьи: Игры
Архив выпусков
  «   Март 2017   »  
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  
Поиск в архиве

Логин / пароль:
запомнить




Наши партнеры:

 САПР и графика



Написать редактору  | RSSЭкспорт новостей и обзоров


Rambler's
Top100 Rambler's Top100

Разработка компании «Битрикс»
Разработано
«Битрикс»


Copyright © 2001-2017 ЗАО «Софткей»