Экстранет - групповая работа на защищенной площадке

Рабочая группа

Собственно, возможность совместной работы в рабочих группах - это и есть основной функционал Экстранета. И для работы внутри каждой из групп Экстранет предоставляет удобную и привычную среду. Сотрудники и клиенты работают над отдельными проектами, пользуясь привычными инструментами. В их распоряжении средство для общения - внутренняя система сообщений. Библиотека документов, куда можно не только выложить общие документы, но и работать над ними сообща. Что хорошо, система индексирует все эти документы, поэтому они находятся практически мгновенно с помощью внутренней системы поиска. Изображения - схемы, фотографии и прочее - можно быстро разместить в групповой фотогалерее.

Задачи рабочей группы

Однако самое главное, что можно делать в рабочих группах, - это ставить задачи и контролировать процесс их выполнения. Управление задачами в рамках группы позволяет планировать работу над общим проектом, раздавать поручения ответственным, получать подтверждения о приеме заданий в работу, отслеживать процесс исполнения заданий, обсуждать задачи с коллегами из других компаний.

В Экстранете вы сможете организовать управление самыми разными общими бизнес-процессами - например, отгрузку заказов, взаимодействие с партнерской сетью или клиентами. Более того, вы сможете автоматизировать эти процессы: управлять этапами всех процессов - от простых до самых сложных и всеми действиями, необходимыми для их исполнения.

Бизнес-процесс в Экстранете

Немаловажный момент: в схему любого бизнес-процесса вы сможете включить элементы контроля над его выполнением. Сможете организовать коллективную работу в каком-то проекте, упорядочив, скажем, процесс согласования важных этапов в виде голосования. В чем плюс - удаленным участникам проекта из разных компаний не придется даже собираться физически - в какой-то общей переговорной.

Экстранет поможет скоординировать совместные действия участников проекта из разных компаний. Так, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всех компании поможет календарь - мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем. Вам будет легче планировать общие события компаний, контролировать занятость и отсутствие коллег в их офисах. И очень в этом помогает инструмент "Планировщик событий". Допустим, назначаете вы встречу, на которую хотите пригласить нужных коллег, - Экстранет отображает их занятость на время встречи. С учетом этой информации вы можете пригласить только тех, кто свободен, или совсем перенести встречу на другое время - удобное для большинства участников. Скажем, уходит ваш партнер в отпуск на неделю - пусть сделает отметку в своем личном календаре.

Планировщик событий

К слову, пользователи Экстранета могут синхронизировать данные (общие календари групп, свои персональные календари, контакты сотрудников и задачи) с Microsoft Outlook. И эта двунаправленная интеграция с популярной почтовой программой поможет вашему клиенту не выпасть из гущи событий, даже если он в отпуске или командировке.

Общие документы

В Экстранете можно создать свою, отдельную от корпоративного портала, базу знаний и аккумулировать в ней весь накопленный опыт. Но, по большому счету, вся информация в пространстве Экстранет представляет собой эту базу. Взять, к примеру, информацию, накопленную в отдельной рабочей группе. При переводе группы в статус "архивная" в ней уже нельзя ничего изменить, и, таким образом, данные группы будут храниться и помогать в работе над другими проектами. Другой момент - контакты сотрудников и партнеров, их наработки, записи и отчеты не исчезнут вместе с владельцами (если кто-то, к примеру, уволится).

Гаджет "Техподдержка"

Техподдержка - это сервис, который особенно востребован в Экстранете. С его помощью можно решать самые злободневные задачи для клиентов и партнеров, а именно - вопросы сопровождения продуктов и услуг. И чтобы этот сервис стал еще удобней, в Экстранете создан специальный гаджет "Техподдержка". Клиенты могут разместить его на рабочем столе и потом, с его помощью, контролировать состояние своих обращений или быстро создавать новые.

Контакты и схема проезда

В Экстранете можно разместить информацию о компании - именно ту и в том объеме, которая необходима для клиентов. Здесь могут быть представлены: общая информация, структура и контакты компании, правила и условия сотрудничества (дилерский или франчайзи-договор, стандарты, правила, инструкции), оперативная информация для пользователей системы, учебные курсы и материалы. Дополнительно клиенты могут подписаться на экстранет-новости вашей компании и получать актуальнейшую информацию.

В Экстранете есть замечательная возможность - назначить публичного сотрудника. Это своего рода официальное лицо компании, которое всегда будет на связи и сможет оперативно отвечать на вопросы клиентов. Таким сотрудником может быть назначен ваш офис-менеджер, ведущий специалист одного из департаментов или его начальник - в общем, компетентный человек из числа сотрудников компании.

Экстранет корпорации KIA Motors

"Да, у сетей Экстранет большое будущее", - подытожит наш читатель, ознакомившись с данной статьей. Потом спросит: "Внедрения были?" Мы приведем в качестве примера одно из первых и причем масштабных и коммерческих использований программного продукта "1С-Битрикс: Корпоративный портал - Экстранет".

Речь идет о создании Экстранета KIA Motors RUS - российского отделения старейшего автомобильного предприятия Кореи. Достигнуто это было в мае 2009 года - в результате последовательного внедрения профессиональной системы управления веб-проектами "1С-Битрикс: Управление сайтом" и продукта "1С-Битрикс: Корпоративный портал" редакции "Экстранет". Работа выполнена специалистами DEFA Interaktiv - одной из самых авторитетных компаний в сегменте интернет-маркетинга. Второй продукт как раз и дал возможность дилерам обзавестись собственными подсайтами и самостоятельно управлять ими. Если взглянуть на проект с технической стороны, то самое интересное здесь то, что все дилерские подсайты создаются в автоматическом режиме и при этом привязаны к одной лицензии продукта "1С-Битрикс"! На момент написания этой статьи их, подсайтов, уже наблюдалось более 100 - столько дилеров активировали и заполнили собственные веб-ресурсы.

Главная страница KIA Motors RUS

В процессе построения Экстранета была создана единая система документооборота, причем не только внутри российского отделения компании, но и на уровне более сотни компаний-дилеров. Это позволило унифицировать исходящую от них информацию о модельном ряде KIA и получить гибкий инструмент контроля над маркетинговой и коммуникационной активностью партнеров. Кроме того, была решена проблема соответствия дизайна всех ресурсов компании новому корпоративному стилю KIA Motors, а этот стиль един для подразделений корпорации во всем мире.

Развернутый Экстранет KIA Motors RUS - это объединение дилерских подсайтов второго-третьего уровня с общей точкой входа к информации и единым корпоративным стилем. Здесь эта сеть довольно тесно переплетается с корпоративным сайтом компании и сайтами активных дилеров (Интернет), с корпоративным порталом компании (Интранет) и подсайтами второго-третьего уровня дилеров (Экстранет). То есть просматривается грамотное использование всех трех информационных пространств. Сама история внедрения в KIA Motors RUS - это наглядный пример того, как веб-решения помогают внедрять новые стандарты работы с партнерами.