Девятый вал: автоматизация рутинных бизнес-процессов

Модуль "Бизнес-процессы"

Для тех, кто не в курсе, напомним, что же представляет собой в целом модуль "Бизнес-процессы", входящий в состав продукта "1С-Битрикс: Корпоративный портал". Понятно из названия, что этот инструмент предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации, управления всеми этапами процесса и необходимыми для его исполнения действиями. И догадаться не трудно, что с его помощью можно формировать последовательность этапов бизнес-процесса. Но вот как формировать? Оказывается, визуально и прямо из публичной части вашего портала - без захода в административную!

Бизнес-процесс со статусами

При этом модуль, нужно особо отметить, позволяет работать практически с любым видом информации на портале - это не узкозаточенный, а универсальный инструмент, который используется в самых разных элементах. Иначе говоря, это простой и удобный механизм для управления всеми бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на портале.

Что можно организовать с помощью "Бизнес-процессов"? Управление самыми разными бизнес-процессами, от простых до самых сложных. Приведем как пример публикацию какой-то новости на портале. Нет, даже процессы посерьезней - отгрузку заказов, взаимодействие с партнерской сетью или клиентами. И для этого можно то ли взять готовые шаблоны, то ли создать свои собственные.

Заметим, что даже в самом простейшем процессе - упомянутой публикации документов - задаются различные действия, условия выполнения и уведомления сотрудников. В общем, попробуйте сами - постройте на бизнес-процессах, скажем, согласование счета или оформление командировки, и эти постоянные задачи в компании станут менее хлопотными.

Создание бизнес-процессов

Давайте рассмотрим возможности модуля "Бизнес-процессы" для автоматизации обработки информации - насколько они, так сказать, широки. Что нравится сразу - здесь совершенно не нужно владеть программированием! Легко простому человеку задать нужный порядок бизнес-процесса, отобразить его специфичные потребности с помощью простых графических схем. Выходит, любой сотрудник компании - пользователь портала - может создавать новые схемы и изменять существующие!

Последовательный бизнес-процесс

Создавать свои бизнес-процессы и правда не сложно, нужно просто попробовать. Вы будете делать это наглядно, пользуясь инструментами визуального проектирования. Такими простыми действиями, как перетаскивания мышью (drag & drop) элементов, вы сможете сформировать и настраивать последовательность этапов бизнес-процесса - тех самых разнообразных действий и согласований, необходимых для выполнения бизнес-процессов.

А можно взять и воспользоваться готовыми шаблонами бизнес-процессов, которые входят в состав всех редакций продукта "1С-Битрикс: Корпоративный портал". Теперь ситуации в вашей компании, которые требуют утверждения и согласования, будут под контролем. Вы без труда ознакомите нужных сотрудников с каким-то важным документом, сформируете экспертную группу для его оценки и получите компетентное резюме по документу.

Новый бизнес-процесс

В этом месте рассказа у вас может появиться вопрос: "У этого программного продукта не одна редакция, а три. То, что вы рассказали, можно делать в каждой из них?" Не совсем. Типовые - те самые шаблонные - бизнес-процессы включены в состав редакций "Интранет" и "Экстранет" продукта "1С-Битрикс: Корпоративный портал" как неизменяемые процессы. Их можно настроить на работу с нужными сотрудниками, но нельзя изменить схему прохождения документа. А вот в старшей редакции "Бизнес-процессы" присутствует визуальный конструктор, который как раз и позволяет изменить типовые бизнес-процессы и создать свои собственные.

Запуск бизнес-процесса

А как запускается в действие бизнес-процесс? Вручную или автоматически - в зависимости от того, как вы его настроили. При этом способ запуска никак не повлияет на его исполнение. А сам процесс может иметь несколько экземпляров, каждый из которых работает независимо от других.

Запуск нового бизнес-процесса

Допустим, вы хотите запустить бизнес-процесс, связанный с каким-то документом. В колонке действий у нужного документа выбираем "Новый бизнес-процесс", а из открывшегося списка - нужный бизнес-процесс. После этого в открывшейся форме заполняем поля (для каждого типа процесса свои) и нажимаем кнопку "Запустить".

Элемент согласования

Стоит воспользоваться возможностью встраивания в бизнес-процесс уведомлений. Если в бизнес-процессе уведомление предусмотрено, то сотрудник - участник процесса получит его, как только ход бизнес-процесса дойдет до операции, требующей его внимания. Хотите увидеть, сколько заданий у каждого сотрудника? Перейдите на вкладку "Бизнес-процессы" на его личной странице.

Коллективная работа

Немаловажный момент: в схему любого бизнес-процесса вы можете включить элементы контроля над его выполнением. Более того, можете организовать коллективную работу в каком-то проекте, упорядочив, скажем, процесс согласования важных этапов в виде голосования. В чем плюс - участникам проекта в этом случае даже не нужно собираться физически где-то в переговорной.

Задачи на бизнес-процессах

Мы уже отмечали особо, что "Бизнес-процессы" - это универсальный инструмент, который можно и нужно задействовать в самых разных элементах. Этот простой и удобный механизм здорово вам пригодится для управления многими бизнес-процессами, которые происходят в компании и контролируются на портале. А что значит, что этот инструмент позволяет работать практически с любым видом информации? Приводим пример - возьмите и настройте управление всеми задачами на портале на бизнес-процессах! И процесс постановки задач и контроля над их выполнением станет гораздо гибче. А это, в свою очередь, повысит эффективность выполнения задач в рабочих группах.

Автоматизация рутинных бизнес-процессов

Теперь, как и было обещано, мы расскажем, чем же отличаются бизнес-процессы в "девятке" от тех, что были в предыдущей версии. Тем, что бизнес-процессы теперь не привязаны к файлам и документам! Этот момент нужно прочувствовать. Что это дает вашей компании? Позволяет запуск бизнес-процессов для очень сложных задач, включающих множество разноплановых действий! И добавим, что, как и раньше, к вашим услугам широкий функционал для простого и гибкого проектирования бизнес-процессов с использованием визуального редактора, не требующего специальных знаний программирования.

На "Бизнес-процессах" можно: создавать и проектировать произвольные бизнес-процессы в "публичке"; просматривать истории завершенных бизнес-процессов; организовывать процесс без привязки к конкретному документу; использовать типовые шаблоны бизнес-процессов: командировка, отпуск; собирать информацию на любом из этапов созданного бизнес-процесса; выполнять дополнительные действия: создание записей в календаре, задач, тайм-ауты для принятия решений, эскалация.

Бизнес-процесс "Я еду в командировку"

Нужен пример? А давайте посмотрим, как выполняется, скажем, бизнес-процесс "Я еду в командировку".

• Сотрудник выбирает в каталоге готовый бизнес-процесс, запускает его.

• Система предлагает ему распечатать образец документа, заполнить его и отнести в бухгалтерию.

• Сотрудник выполняет это и отмечает в бизнес-процессе.

• Бухгалтер получает сообщение, выплачивает ему командировочные или передает на утверждение руководителю - тем самым от себя продвигает процесс дальше.

• И так далее вплоть до создания отчета по командировке: система сообщает, напоминает, предлагает бланки и так далее.

Итак, бизнес-процессы в "1С-Битрикс: Корпоративный портал" обладают принципиально новой архитектурой и содержат обширный и значимый функционал. Новые бизнес-процессы являются полноценным и мощным управленческим функционалом. Теперь их можно "запускать" не только для документов (и таким образом автоматизировать документооборот), но и для любых внутренних рутинных процессов (заявки на отпуска, командировки, утверждение счетов и тому подобное).

При этом чрезвычайно важно, что бизнес-процесс содержит в себе и аккумулирует все документы, которые порождаются в процессе его выполнения. Более того, возможен сбор дополнительной информации! На любом из этапов можно запросить необходимые данные у любого из участников бизнес-процесса, по ходу выполнения скорректировав бизнес-процесс. На любом этапе выполнения бизнес-процесса можно пополнить его новыми действиями: добавить, скажем, задачи или события в календарь.

Теперь, с такими усовершенствованными инструментами, вы точно сможете автоматизировать бизнес-процессы в компании! Сможете управлять этапами процессов и всеми действиями, необходимыми для его исполнения.